Pelayanan kesehatan merupakan salah satu bidang primer yang dibutuhkan oleh segala kalangan. Jenis fasilitas pelayanan kesehatan dikatagorikan sebagai fasilitas kesehatan tingkat pertama (FKTP) dan fasilitas kesehatan tingkat lanjutan (FKTL). FKTP termasuk puskesmas, klinik, dan tempat praktek dokter umum atau dokter gigi. Sedangkan yang termasuk ke dalam FKTL adalah rumah sakit. Untuk meningkatkan mutu dan kualitas pelayanan pada FKTP, Kementerian Kesehatan Republik Indonesia (Kemenkes RI) membuat Peraturan No. 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi Puskemas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter, dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi (Kemenkes, 2015). Di dalam peraturan tersebut dijelaskan berbagai syarat dan ketentuan dasar dan khusus bagi FKTP.
Sistem manajemen dokumen (SMD) merupakan sebuah metode penyimpanan, pengorganisasian, dan pelayanan akses elektronik jarak jauh terhadap dokumen (US 6,957,384 B2, 2005). SMD dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektifitas pembuatan, pengelolaan, dan pencarian dokumen akreditasi FKTP. Dalam pengelolaan dokumen, dibutuhkan pedoman atau panduan nasional dan internasional yang berkaitan dengan tata kelola arsip. Standar nasional yang biasanya digunakan oleh FKTP dalam pembuatan sistem manajemen dokumen nya adalah standar akreditasi Kemenkes dan berbagai standar lain yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah terkait. Sedangkan, standar internasional yang bisa digunakan namun belum dimanfaatkan dengan baik oleh berbagai FKTP di Indonesia adalah standar ISO 15489 (ISO, 2016) tentang manajemen pengelolaan arsip.
Manajemen dokumen pada FKTP Klinik Pratama Menganti masih menggunakan cara manual yang belum sesuai dengan standarisasi manapun. Dengan banyaknya dokumen yang dimiliki, maka akan menyulitkan petugas FKTP untuk mengatur berbagai dokumen tersebut. Jika ada format yang berbeda untuk masing – masing dokumen yang akan dikirimkan ke sistem pelayanan kesehatan lain, seperti sistem BPJS, maka hal tersebut akan menyulitkan petugas baik dari FKTP maupun dari BPJS.
Tujuan dari pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh Agus Hermanto, Luvia Friska Narulita dan Intan Dzikria adalah untuk mendukung proses transformasi digital di FKTP Klinik Pratama Menganti dengan SMD, memberikan pemahaman kepada entitas di dalam FKTP tentang pentingnya sistem elektronik yang dapat mendukung standarisasi dokumen yang digunakan untuk akreditasi, serta memberikan pendampingan terkait penggunaan SIM Klinik.
Pelaksanaan kegiatan pengabdian masyarakat ini adalah pada rentang tiga minggu pertama bulan Desember 2021. Kegiatan diskusi kelompok fokus dihadiri oleh perawat, dokter, manajemen FKTP, dan tim pengabdian masyarakat di Klinik Pratama Menganti. Sedangkan kegiatan pendampingan penggunaan SIM Klinik dan proses rekayasa kebutuhan dihadiri oleh pimpinan dan manajemen FKTP di Hotel Luminor Jemursari Surabaya.
SIM Klinik yang dibuat oleh tim pengabdi dipaparkan kepada pimpinan dan manajemen FKTP Klinik Pratama Menganti untuk dilakukan evaluasi. Gambar 3 dan 4 menunjukkan SIM Klinik yang dibuat oleh tim pengabdi. Evaluasi bertujuan untuk mendapatkan kebutuhan FKTP yang disesuaikan dengan standar akreditasi Kementerian Kesehatan. Proses evaluasi ini merupakan bagian dari proses rekayasa kebutuhan dimana menghasilkan sebuah daftar kebutuhan integrasi SMD dengan SIM Klinik.
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini memberikan kontribusi dan manfaat pada penelitian di bidang pengembangan teknologi informasi yang berkaitan pengembangan arsitektur sistem bidang kesehatan terutama yang berkaitan dengan SMD dan sesuai dengan standar internasional ISO 15489. Selain itu, dari pengabdian ini juga dihasilkan sebuah daftar kebutuhan untuk pengembangan sistem manajemen dokumen di dalam sistem informasi FKTP yang mengacu kepada arsitektur SMD.
Manfaat yang diperoleh oleh FKTP adalah percobaan penggunaan sistem informasi yang dapat mempermudah FKTP dalam pengelolaan dokumen sesuai dengan standar ISO 15489. Percobaan sistem informasi tersebut menjadi benchmark bagi FKTP dan tim peneliti untuk melakukan pengembangan SMD yang sesuai dengan hasil penelitian arsitektur SMD bidang kesehatan dan sesuai dengan kebutuhan FKTP untuk akreditasi serta regulasi institusi pemerintah.
