Penerapan "POAC" dalam Learning and Development

Perencanaan jangka pendek : membuat time table pelatihan dalam jangka waktu pendek seperti agenda pelatihan yang dilaksanakan satu hari, dua hari, tiga hari dan bahkan sampai tujuh hari. Poin penting didalam time table pelatihan adalah bagaimana memastikan agenda yang sudah dibuat bisa berjalan sesuai dengan jam atau waktu yang telah ditetapkan, walaupun tidak berurutan atau bahkan materi pelatihan diganti dengan hari lain, nah itulah perencanaan pasti mengalami perubahan atau ketidaksesuaian.

Bayangkan saja bila tidak mempunyai perencanaan jangka pendek terutama dalam pelatihan, sudah pasti tidak teratur baik dalam waktu pelaksanaan dan materi yang disampaikan. Oleh sebab itu, perencanaan perlu diberikan batasan waktu atau gambaran secara jelas supaya bisa mengerjakan segala prioritas dan tetap fokus untuk menjalankan sesuai dengan time line yang sudah direncanakan. Pengawasan time line menjadi tanggung jawab trainer dan dilakukan pengawasan oleh training manager untuk mengevaluasi selama kegiatan pelatihan berlangsung.

Contoh lain dari perencanaan jangka pendek adalah membuat agenda meeting mingguan, mencatat kegiatan harian yang akan dikerjakan, membuat laporan pelaksanaan training, membuat analisa kebutuhan training, komunikasi dan koordinasi pihak internal yang berhubungan dengan pelatihan dan pengembangan karyawan. Bila perencanaan jangka pendek tidak bisa diselesaikan karena waktu sangat terbatas bisa rencanakan dalam jangka menengah dan jangka panjang.

Perencanaan jangka menengah : bagian dari membuat perencanaan berdasarkan pekerjaan bulanan baik rutinitas yang belum selesai dikerjakan dari perencanaan jangka pendek dan perencanaan pekerjaan yang bersifat kuartal artinya pencapaian target dalam waktu 3-4 bulan. Rangkaian kegiatannya dibatasi dengan deadline, sehingga tolok ukur tugas pekerjaan lebih mudah untuk mencapainya baik dari sisi proses, progres, pengawasan dan evaluasi. 

Hitungan perencanaan jangka menengah tetap masih hitungan bulanan seperti gabungan perencanaan jangka panjang yang dikerjakan atau ditargetkan dalam beberapa bulan kedepan baik 1,2 sampai dengan  3 bulan kedepan. Jika tidak bisa diselesaikan sesuai dengan deadline bisa dikategorikan kedalam perencanaan jangka panjang dengan catatan secara pekerjaan memang sulit atau mengalami kendala yang rumit untuk dicapai baik secara pekerjaan individu, kelompok atau perusahaan belum mendukung.

Perencanaan jangka panjang : merupakan gabungan kegiatan yang sudah dikerjakan dalam jangka pendek dan jangka menengah, secara proses dari setiap perencanaan saling berkaitan dengan tujuan pencapaian kerja yang sudah direncanakan dalam waktu satu tahun. Penting diketahui untuk memudahkan perencanaan jangka panjang mencapai target agar melaksanakan pengawasan kerja perkuartal atau pertiga bulan sekali untuk dievaluasi secara berkala, sehingga pada akhir tahun tidak kejar-kejaran dari setiap pekerjaan yang melibihi batas deadline.

Bagian dari perencanaan jangka panjang seperti work plan,training plan, perencanaan pengembangan karyawan, pelatihan perbaikan kualitas kerja, keterlibatan dalam visi dan misi perusahaan, memastikan budaya perusahaan bisa diimplementasikan dengan baik, dan lain sebagainya. Yang lebih dominan dalam kegiatan training and development adalah perencanaan training baik level operator, supervisor sampai dengan level menagerial. Setiap perencanaan menjadi panduan dalam setiap aktivitas pekerjaan baik secara individu maupun secara kelompok.

Organizing (Pengorganisasian) : 

Pengorganisasian adalah suatu konsep untuk menetapkan tim pelatihan dan pengembangan bekerja dengan efektif dengan melalui struktur organisasi serta tugas dan tanggung jawab terhadap pekerjaan yang saling berhubungan dengan departement lain. Membentuk agar setiap departement saling berkoordinasi dan berkomunikasi terkait kebutuhan pelatihan atau bisa juga dengan kegiatan lain baik itu operasional, finance, marketing, sumber daya manusia, teknologi, dan bagian lainnya.

Pengelompokan tugas tim menjadi kekuatan dalam menghadapi persaingan bisnis terutama contoh perusahaan bergerak dibidang "facility management" yang mana skill dan knowledge serta pengalaman yang berbeda-beda saling mengisi satu sama lain, dalam mendukung Kemajuan perusahaan terutama dalam memberikan pelatihan dan pengembangan karyawan. Dalam hal ini tentu tim trainer menjadi penggerak roda departement training and development dalam mencapai tujuan perusahaan.

Seperti contoh yang akan diuraikan : trainer A bertanggung jawab pelatihan karyawan internal dan membuat video pelatihan, trainer B bertanggung jawab pelatihan eksternal dan inovasi kelas training, trainer C bertanggung jawab training level supervisor dan level manajerial, trainer D bertanggung jawab memberikan pelatihan shop skill dan pekerjaan administrasi lainnya. Ini bagian dari mapping  tugas dan pekerjaan berjalan dengan produktif  serta fokus apa yang menjadi tugas yang diberikan oleh pimpinan.