Beberapa organisasi memiliki format standar untuk deskripsi pekerjaan, meskipun risikonya di sini adalah bahwa manajer dan karyawan akan mengisi formulir untuk memenuhi apa yang mereka yakini sebagai persyaratan organisasi, bukan karena mereka percaya bahwa deskripsi pekerjaan membantu hubungan kerja mereka.
Selain itu, jika deskripsi pekerjaan disiapkan untuk memenuhi apa yang dilihat sebagai tuntutan birokrasi, atau secara rutin disiapkan oleh analis pekerjaan spesialis atau penulis deskripsi pekerjaan, manajer dan karyawan yang secara langsung terpengaruh oleh deskripsi pekerjaan tidak akan merasa memiliki---dan dengan demikian merasa tidak ada keinginan besar untuk memastikan bahwa deskripsi tetap akurat dan mutakhir.
Deskripsi pekerjaan umum tidak dapat mencerminkan pengaruh individu tersebut, tetapi mereka harus diakui oleh manajer dan karyawan dalam perencanaan kinerja dan proses peninjauan. Keempat pedoman luas untuk mempersiapkan deskripsi pekerjaan yang efektif (Ungerson 1983) telah teruji oleh waktu.
1. Deskripsi pekerjaan harus sederhana
Banyak deskripsi pekerjaan yang sangat kompleks, membuat manajer dan karyawan menolak dan mengabaikan hal tersebut. Kenyataannya, pernyataan panjang lebar tentang tugas, wewenang, tanggung jawab, dan akuntabilitas dapat menimbulkan kebingungan. Deskripsi pekerjaan harus fokus pada tindakan dan akuntabilitas. Mereka harus ditulis dengan jelas dan ringkas dalam bahasa tempat kerja yang khas.
2. Deskripsi pekerjaan tidak boleh melebih-lebihkan
Kunci utama untuk deskripsi pekerjaan yang baik adalah akurasi atau ketepatan. Pekerjaan dan tanggung jawab mereka sering dilebih-lebihkan, baik termasuk tugas penting dan tugas yang tidak penting, atau menggunakan kata-kata yang berlebihan. Harap dicatat bahwa "pengarsipan" tidak akan menjadi "kontrol, pelepasan dan pemeliharaan komunikasi internal dan eksternal dan berbagai dokumen lainnya"
3. Deskripsi pekerjaan tidak boleh disamakan dengan profil orang.Â
Deskripsi pekerjaan dan profil personel berbeda dan harus dipisahkan. Deskripsi pekerjaan yang berisi informasi campuran tentang pekerjaan ideal dan pemegang pekerjaan sering membingungkan. Hal ini menjadi masalah khusus dalam organisasi yang mengadopsi konsep kompetensi. Dalam banyak kasus, deskripsi mereka dapat memberi tahu Anda kualitas yang diinginkan staf lebih dari konten pekerjaan yang sebenarnya. Anda membutuhkan keduanya.
4. Deskripsi pekerjaan harus dibuat bersama dan disepakati
Uraian pekerjaan tidak boleh ditulis dari atas dan dikenakan pada pemegang pekerjaan, juga tidak boleh ditulis oleh analis pekerjaan yang terpisah. Analis dapat melatih manajer untuk menyiapkan deskripsi, tetapi tanggung jawab harus ditanggung oleh manajer dan orang yang bertanggung jawab atas pekerjaan itu. Bagaimanapun, mereka setidaknya harus memanfaatkan deskripsi pekerjaan sepenuhnya. Bagaimana pun deskripsi itu dibuat, isinya harus disetujui oleh penanggung jawab pekerjaan dan manajer.
