Saat bisnis terus membesar dan menggurita, maka transaksi pun semakin besar dan beragam. Bagaimana cara mengontrolnya?
Dalam industri retail, Â bila dahulu bagian purchasing bisa menangani pembelian stock dan kebutuhan kantor seperti Aset dan ATK, dengan bisnis yang terus membesar maka departemen yang menangani dibagi menjadi Merchandise yang fokus terhadap Stock dan Purchasing yang fokus terhadap kebutuhan kantor.
Merchandise pun berkembang yang dahulunya menangani kebutuhan stock kemudian dipisahkan menjadi yang fokus kepada food dan non food. Yang kirim ke distribution center dan ke toko. Purchasing pun terus berkembang. Ada yang fokus ke Asset, ada yang ke kebutuhan kantor. Lalu apa kaitannya dengan jurnal akuntansi?
Pertumbuhan bisnis juga menimbulkan pertumbuhan departemen. Setiap departemen berkembang ke arah yang lebih spesifik dan seragam. Walau secara skala perusahaan semakin kompleks.
Pertumbuhan bisnis memunculkan pertumbuhan sistem informasi manajemen. Setiap departemen membangun spesifikasi aplikasi dan database khusus untuk menginput, memvalidasi, memonitor dan mengendalikannya. Setiap departemen membangunkan database yang spesifikasi dan seragam.
Pertumbuhan departemen dan database inilah yang memunculkan juga kebutuhan dan kemudahan akan jurnal akuntansi untuk mengcapture data keuangan di departemennya. Bagaimana caranya?
Masih ingat jurnal khusus dalam akuntansi? Yang secara teori memuat jurnal penjualan, pembelian, penerimaan dan pengeluaran kas? Model jurnal khusus inilah yang dikembangkan oleh perusahaan.
Setiap transaksi spesifikasi yang dilakukan oleh setiap departemen bisa dibuatkan jurnal akuntansi tersendiri. Tujuannya agar kevalidan jurnal dapat dicrosscheck dengan departemen yang melakukan transaksi tersebut. Hasil jurnal dapat dibandingkan dengan database yang bersumber dari departemen yang melakukannya. Rekonsiliasinya menjadi lebih mudah.
Apabila tidak dikembangkan jurnal khusus menurut kekhasan transaksi dan departemennya, akan sulit dilakukan validasi jurnal. Bagaimana jenis jurnal untuk memonitor beragam transaksi? Akan kesulitan menemukan jejak data dan penelusurannya. Untuk itu satu jenis transaksi yang dilakukan oleh departemen tertentu bisa menggunakan satu jurnal khusus tersendiri atau kode jurnal tersendiri.
Dengan menghubungkan jenis transaksi, departemen dengan jurnal khusus dan kode jurnalnya, maka rekam jejak departemen, transaksi, berkas, data dan fisik asset yang dikontrolnya dapat ditelusuri lebih baik.
