Senin, 1 Agustus 2022 sebanyak 4 orang mahasiwa Universitas Negeri Malang yakni Luthfiah Shinta Abdillah, Manzilatul Mas’udah, Nada Aulia dan Rania Talitha Rauf melakukan Program Magang Kampusmerdeka dengan PT. Indoraj Arsip Multiguna yang menempati proyek beberapa kota di Jawa Timur. Lama masa magang ini adalah 4 bulan dengan bidang yang diminati sesuai Jurusan Perkuliahan, yaitu bidang Kearsipan. Memulai Magang di PT. Indoraj sejak Awal bulan Agustus, banyak pengalaman dan wawasan yang didapat selama magang di Proyek Malang, Surabaya dan Pasuruan.
Dengan pembekalan selama 1 minggu di PT. Indoraj Arsip Multiguna dengan Mas Rizqi dan Mas Kent yakni Staf Pembimbing Lapangan Magang, 4 mahasiwa magang UM ini mendapat banyak ilmu sebelum melakukan proyek. Dengan evaluasi kecil-kecilan seputar tanya jawab arsip dan apa saja yang diketahui mengenai arsip pada bangku perkuliahan selama 5 Semester ini. Dengan pembekalan yang tidaklah banyak, mereka melakukan pengambilan penempatan proyek magang yang dibagi menjadi 2 tim dengan masing-masing tim 2 orang. Nada dengan Shinta dan Manzil dengan Rania. Senin, 8 Agustus 2022 perjalanan mereka dalam menjalani magang Kampusmerdeka pun dimulai.
“Selama magang ini kita mendapat banyak pengetahuan yang baru dari cara menjaga arsip, bagaimana penyimpanan yang benar pada arsip, melakukan alih media atau digitalisasi” Ungkap salah satu mahasiswa magang UM yang akrab disapa Nada ini. “Dengan mendapatkan bekal selama 4 bulan ini, kami berharap bisa menjadi seorang arsiparis yang diandalkan untuk Kota Malang dan menjadi agent of change untuk dokumen kepentingannya dalam memberikan informasi kepada masyarakat” Ungkap tambahan dari Shinta. Walaupun kesulitan dalam mobilisasi ke Singosari, Surabaya maupun Pasuruan tidaklah membuat 4 mahasiswa ini berkeluh kesah. Mendapati banyaknya pengalaman dari berbagai kota, menjadikan mereka sosok yang dewasa, pribadi yang tidak kenal lelah dan juga bisa mengatur kepribadian dalam manajemen waktu dan keuangan.Tidak hanya sampai disitu, pengerjaan arsip ini tidak hanya dilakukan oleh 4 mahasiswa magang UM. Tetapi juga dibantu oleh pekerja tetap PT. IAM yang sudah berpengalaman lebih banyak dan tentu saja lebih tahu lebih dalam pada proses pengerjaan arsip. “Alhamdulillah, adanya mahasiswa magang dari UM bisa membantu kami dalam proses pengerjaan arsip ini” Ucap mas Bambang yakni pegawai dari PT. IAM sekaligus Pimpinan Proyek di Singosari. “Agar tidak membosankan dalam pengerjaan arsip ini, kami biasanya disambil dengan candaan dan musik kecil untuk mencairkan suasana dan membaur dengan mahasiswa magang lainnya” tambah mas Dandi, pegawai dari PT. IAM juga.
Antusiasme mahasiswa magang UM ini terlihat pada bagaimana mereka memilah arsip di Proyek Malang, Singosari. Mendapati beberapa arsip yang sudah tua pada tahun 1973 hingga paling muda tahun 2013. Terlihat banyak hal-hal yang baru dimata mereka seperti arsip yang sudah usang, kertas tipis karena umur, arsip yang banyak dimakan oleh binatang seperti rayap dan materialnya yang sudah tidak bisa dipertahankan lagi. Beda dengan arsip pada proyek Surabaya, arsip ini tidak banyak terdapat tahun tua. Dan juga masih bisa dikatakan arsip yang masih bisa dibaca dan dipahami.
Selama 4 bulan menjalani magang, ada beberapa yang didapat setelah melakukan proyek 3 titik di Jawa Timur. Yaitu bagaimana cara seorang arsiparis memilah sebuah dokumen arsip (berdasarkan Tahun, Subjek dan kegiatan), cara membedakan arsip asli dan duplikat, pedoman penginputan berkas, menjaga arsip dari staples, klip ataupun jepitan besi agar tetap menjadi satu bendel, mendigitalisasi arsip dan bagaimana pengelolaannya. Tidaklah mudah mempelajari semua keahlian ini, tetapi jika dikerjakan dengan sepenuh hati dan berhati-hati maka kita bisa merasakan bagaimana nantinya untuk melakukana arsip temu kembali.
