Ambon, 15 Maret 2023. Pengelolaan arsip menjadi salah satu tugas dan fungsi urusan umum pada Balai Pemasyarakatan Kelas II Ambon (Bapas Ambon). Arsip merupakan produk kegiatan birokrasi, oleh karena itu pengelolaan arsip mulai dari penciptaan arsip, penyimpanan arsip hingga penghapusan arsip perlu ditertibkan.Fifi Firda, selaku Kabapas mengharapkan pengelolaan arsip secara dinamis dapat ditertibkan sesuai standar baku yang diatur dalam permenkumham. Selain sebagai target kinerja, Sosialisasi Pengawasan Pengelolaan Arsip bertujuan agar UPT mengelola arsip sesuai standar baku Kemenkumham.
Arma Kolly, Kaur Umum Balas Ambon yang juga mengikuti sosialisasi menjelaskan bahwa paradigma yang salah kerap terjadi di lingkungan ASN terkait tusi arsiparis. Arsiparis tidak mengelola arsip yang aktif, pengelolaan arsip tersebut dilakukan oleh pencipta arsip. Arsip aktif terdiri dari arsip substantif dan administratif.
Faradila Eli, selaku arsiparis Bapas Ambon saat mengikuti sosialisai ini juga menerangkan bahwa  ketika arsip telah memasuki masa retensi, arsip aktif berubah status menjadi arsip inaktif. Pada saat inilah arsip dikelola oleh Arsiparis. Arsip inaktif dipilah dan diklasifikasikan menjadi arsip vital atau arsip yang akan dimusnahkan.
