Transformation bersifat komprehensif dan berulang, sehingga perlu dibentuk Transformation Management Office (TMO) dalam struktur organisasi perusahaan. Untuk memfungsikan TMO, organisasi harus membuat keputusan desain yang meliputi mandat dan struktur organisasi TMO, serta peran dan tanggung jawab TMO sebagai sebuah unit dalam organisasi perusahaan.
Setelah mendesain mandat TMO, maka kemudian tentukan struktur pelaporan TMO dan tempatnya di dalam organisasi.
Jalur pelaporan yang tepat untuk TMO bergantung pada konteks dan corporate culture (budaya perusahaan). Temuan lapangan memperlihatkan bahwa dalam upaya transformasi yang berhasil, pemimpin transformation biasanya melapor langsung kepada CEO atau salah satu bawahan langsung CEO---struktur yang memastikan keselarasan dan dukungan yang ketat dari pimpinan puncak.
Misalnya, di sebuah perusahaan telekomunikasi yang berbasis di Asia, TMO melapor ke CHRO, yang bertindak sebagai sponsor transformasi secara keseluruhan. Di lembaga keuangan Amerika Utara, pemimpin TMO melapor langsung kepada CEO untuk mempromosikan akuntabilitas dan hasil yang sukses selama transformasi. Di lembaga keuangan lain, TMO melapor kepada COO, yang memimpin transformasi untuk seluruh organisasi.
Tidak peduli jalur pelaporan mana yang dipilih perusahaan, adalah sangat penting untuk menjadikan transformasi sebagai prioritas bisnis yang terintegrasi daripada hanya inisiatif perubahan lain yang dijalankan secara paralel dengan bisnis. Untuk menekankan perbedaan ini dan memaksimalkan manfaat transformasi, banyak organisasi mempertahankan jalur pelaporan yang solid atau "bertitik" antara pemimpin fungsional atau bisnis dan pemimpin eksekusi di TMO.
Kemampuan dan peran yang dikembangkan untuk mendukung penskalaan transformasi (misalnya, agile coach, DevOps, atau pakar teknis) sering melapor ke TMO untuk suatu periode. Pendekatan ini memungkinkan perusahaan untuk membangun suatu keterampilan dan menstandarkannya lebih cepat daripada jika keterampilan tersebut tersebar di seluruh organisasi.
Para pemimpin perusahaan harus menentukan kemampuan dan keterampilan yang dibutuhkannya, sesuai dengan tujuan dan mandat TMO. Meskipun TMO akan meningkat atau menurun seiring waktu, transisi yang berhasil membutuhkan pemimpin dengan sejumlah kemampuan inti.
Pemimpin pelaksana "memiliki" peta jalan transformasi, menilai apakah peta tersebut berkelanjutan dan terus memberikan values. Mereka akan dibutuhkan di seluruh transformasi total dan di setiap fase atau area yang ditransformasikan. Untuk menginformasikan desain keseluruhan TMO, kelompok pemimpin membutuhkan kombinasi pengalaman bisnis dan pengetahuan tentang fungsi pendukung, termasuk SDM (dan mitra bisnis SDM), keuangan, dan TI. Jumlah mereka dan proporsi waktu yang mereka curahkan untuk pekerjaan ini bervariasi selama transformasi.
Kemitraan yang erat antara TMO dan SDM sangat penting untuk memastikan bahwa organisasi menarik dan mempertahankan bakat yang dibutuhkan untuk transformasi, mengembangkan kemampuan yang sesuai, dan melibatkan serta menggairahkan orang-orang di seluruh organisasi. Selama transformasi lembaga keuangan lain, misalnya, SDM terlibat sejak awal untuk membuat deskripsi pekerjaan untuk peran yang dibutuhkan dan untuk mencari dan membantu mewawancarai kandidat. Tim SDM membawa wawasan yang berarti tentang apa yang berhasil bagi budaya perusahaan, menciptakan momentum positif sejak dini.
Pemilik metodologi mengumpulkan pelajaran dari transformasi dan menyempurnakan serta mengembangkan praktik tangkas (agile metode), model operasi, perilaku, pedoman keseluruhan, dan standar minimum yang harus ditetapkan oleh tim di seluruh organisasi. Hal tersebut tidak hanya memberi kelincahan makna yang konsisten di seluruh organisasi tetapi juga membantunya untuk menguji perubahan dan belajar darinya seiring semakin banyak bagian perusahaan yang diubah.
Pelatih yang gesit, yang dapat memandu tim melalui transformasi mereka, membantu mereka dan pemimpin mereka untuk mengadopsi pola pikir dan perilaku yang gesit dan untuk mengembangkan rencana yang ditargetkan yang membantu mereka dalam perjalanan menuju kedewasaan yang gesit.
Pakar manajemen perubahan dan komunikasi membantu menjaga jalur komunikasi terbuka melalui periode perubahan. Tim ini membantu menargetkan pesan ke semua audiens yang terlibat dalam transformasi, termasuk pemimpin, manajer, tim yang sedang diubah, dan mereka yang akan diubah di masa mendatang.
Untuk mendukung semua tim, TMO harus memiliki pemimpin transformasi yang kuat. Sangat penting untuk memiliki orang yang tepat dalam peran ini sehingga organisasi mencapai hasil yang diinginkan. Umumnya, kita telah melihat perusahaan memilih pemimpin transformasi yang merupakan eksekutif di perusahaan (atau anggota tim kepemimpinan seniornya) dan memiliki pemahaman yang mendalam tentang bisnis dan kekuatan internal dan eksternal yang mempengaruhi organisasi.
Atribut kunci dari pemimpin transformasi meliputi:
- rekam jejak keberhasilan mengarahkan program besar untuk mencapai dampak yang diperlukan;
- kemampuan yang ditunjukkan untuk mempengaruhi seluruh organisasi dan untuk menegosiasikan prioritas di berbagai kelompok dan pemangku kepentingan;
- keterampilan komunikasi yang kuat dan kemampuan untuk melatih dan menginspirasi para pemimpin dan anggota tim untuk membawa perubahan;
- kemampuan untuk memprioritaskan secara efektif secara teratur.
Pilihan desain lainnya adalah memutuskan peran mana yang akan penuh atau paruh waktu. Meskipun pemimpin transformasi dan pelatih yang gesit biasanya sepenuhnya ditempatkan di TMO, peran lain mungkin tidak. Karena kebutuhan khusus berkembang dari waktu ke waktu, TMO sendiri harus gesit sehingga dapat menyesuaikan ukuran dan kemampuannya untuk mempertahankan momentum.
Dengan mendesain tujuan dan mandat TMO, struktur dan tempat pelaporannya dalam organisasi, serta kemampuan dan peran TMO akan membantu perusahaan menciptakan Transformation Office yang efektif. TMO akan membawa para pemimpin bersama melalui pembinaan sementara yang menguji dan mengembangkan praktik agar sesuai dengan kebutuhan organisasi.
TMO diberdayakan dengan menerapkan ketelitian dan keahlian saat membentuk pola pikir, perilaku, dan budaya yang dibutuhkan oleh agile transformation yang sukses. Apa pun pilihan desain yang dibuat organisasi saat mereka menyiapkan TMO, kebutuhan akan TMO tampak lebih penting dari sebelumnya karena prinsip tangkas menjadi norma di seluruh industri saat ini dalam menghadapi new normal pasca krisis pandemi Covid-19.
Penulis,
Merza Gamal
Author of Change Management & Cultural Transformation
Former AVP Corporate Culture at Biggest Bank Syariah
