Apakah Anda salah satu pengguna virtual office? Atau, sedang berencana untuk membuka startup dan menyewa kantor virtual? Keberadaan virtual office memang menjadi populer di kalangan pengusaha pemula yang sedang membangun bisnisnya dari nol.
Virtual office merupakan kantor yang menyewakan alamat administratif tanpa menyewakan bentuk fisik dari kantor. Tentu saja, bagi perusahaan baru, menyewa virtual office akan lebih menghemat biaya daripada harus menyewa kantor fisik serta mengisinya dengan furnitur dan perlengkapan.
Dengan menyewa alamat, semua urusan surat-menyurat serta perizinan bisa diurus. Sebagian besar penyedia kantor virtual juga menyediakan layanan resepsionis. Jadi, surat dan telepon yang masuk bisa diterima dengan baik.
Kekurangan Virtual office
Namun begitu, ternyata ada pula beberapa kekurangan dan masalah yang mungkin muncul pada virtual office. Apa saja hal tersebut dan bagaimana mengatasinya? Ulasan berikut mungkin bisa membantu Anda.
- Rentan Terjadi Misscommunication
Jika tidak diiringi dengan kerja sama tim yang solid, perusahaan dengan kantor virtual akan sulit berjalan. Dengan menggunakan virtual office, komunikasi akan lebih banyak dilakukan melalui jaringan telepon atau internet.Sering kali, kecepatan koneksi yang kurang lancar, atau salah paham dalam komunikasi bisa menimbulkan masalah antar karyawan atau antar tim. Untuk mengatasinya, coba manfaatkan platform komunikasi tim atau website kolaborasi tim yang bisa Anda temukan online.
- Sulit Mengurus Perizinan
Banyak kota yang belum memiliki peraturan lengkap mengenai penggunaan virtual office. Ini mengakibatkan para pengguna virtual office kesulitan dalam mengurus perizinan karena biasanya alamat kantor dan alamat kegiatan usaha harus sesuai dengan yang ada di lapangan.Salah satu kota yang mengizinkan penggunaan virtual office adalah Jakarta. Di Jakarta, Anda bisa menyewa virtual office dan tetap bisa menurus perizinan berdasarkan alamat kantor virtual tersebut.
Namun begitu, perizinan seperti SIUP, SKDBU, dan TDP untuk perusahaan yang berkantor di virtual office hanya berlaku untuk satu tahun, bukan lima tahun seperti perusahaan dengan kantor konvensional.
- Kinerja Karyawan Tidak Dapat Diawasi Secara Langsung
Karena bekerja masing-masing dari rumah, Anda harus memiliki tim yang solid serta sadar akan tanggung jawabnya sendiri. Pada kantor konvensional, karyawan mau tidak mau harus hadir dan melakukan pekerjaannya. Sementara itu pada kantor virtual, Anda tidak bisa melihat langsung kinerja karyawan.Untuk menyiasatinya, terapkan sistem laporan pekerjaan harian. Jadi, karyawan yang bekerja dari rumah bisa melaporkan apa saja yang sudah dikerjakan hari ini. Anda bisa menggunakan sistem laporan harian atau forum diskusi untuk melakukan laporan.
- Memerlukan Sistem Penyimpanan Data yang Memadai
Karena sebagian besar komunikasi dan pekerjaan dilakukan secara online,perusahaan memerlukan sistem penyimpanan data yang memadai. Kehilangan data adalah salah satu masalah yang sering muncul pada virtual office.Maka dari itu, persiapkan sarana tersebut sebelum Anda memulai usaha secara virtual. Kalau perlu, lakukan backup data secara berkala atau mungkin gunakan layanan serverberbayar untuk menampung semua data pekerjaan perusahaan Anda.
Bagai sebuah koin dengan dua mata sisi, penggunaan virtual office memiliki kekurangan dan kelebihannya sendiri. Sebaiknya, pertimbangkan dulu berbagai aspek sebelum memutuskan untuk menyewa kantor virtual
