Akar masalah bisa terjadi mungkin karena kompetensi pegawai yang kurang baik, performa mesin dan peralatan yang  sudah tidak bagus lagi karena termakan usia atau karena spesifikasi mesin yang rendah, fasilitas pendukung yang kurang baik, atau cacat bawaan bahan baku, dan lain sebagainya.
Karena protes/komplain pelanggan adalah hal yang sangat krusial dalam keberlangsungan bisnis, maka secara operasional harus ditetapkan kebijakan yang merinci aktivitas untuk mengelola protes atau komplain pelanggan tersebut.
Dengan begitu, setiap kali terjadi protes atau komplain dari pelanggan maka bisa segera ditangani dengan standar penanganan yang sama. Hal ini bisa dilakukan dengan cara menetapkan:
SOP (Standard Operating Procedure) Penanganan Keluhan Pelanggan
Yang mengatur dan memberikan ruang dan waktu kepada pelanggan untuk menyampaikan keluhan, protes atau komplain. SOP juga memuat cara menerima keluhan pelanggan yang disampaikan dengan cara yang soft sampai dengan sangat kasar dan emosional.
Juga pernyataan komitmen untuk melakukan tindak lanjut dalam kurun waktu cepat misal 1x24 jam atau sesuai kebijakan yang ditetapkan untuk menyelesaikan komplain yang ada supaya tidak semakin merugikan pelanggan.
Penyelesaian komplain atau protes pelanggan hendaknya dilakukan dengan prinsip win-win solution.
Artinya pelanggan bisa merasa puas karena dimanusiawikan dengan layanan yang baik, dan produsen juga mampu menindaklanjuti komplain secara terukur sampai tercapai apa yang menjadi standar kepuasan pelanggan.
Evaluasi Periodik Kepuasan Pelanggan
Untuk bisa melakukan evaluasi maka dibutuhkan data kepuasan pelanggan yang bisa  didapat dari survey kepada para pelanggan atau respons langsung pelanggan saat transaksi atau kunjungan pelanggan ke outlet.
Data-data tersebut diolah untuk mendapatkan kesimpulan akhir berupa: Â 1) Tidak Puas, 2) Puas, atau 3) Puas Sekali, dan juga rekomendasi atau saran untuk mempertahankan standar yang sudah dicapai atau rekomendasi untuk lebih meningkatkan standar produk/layanan jasa agar sesuai dengan kehendak konsumen.
SOP tidak akan bermakna apabila tidak dilakukan serangkaian aktivitas yang melibatkan semua pegawai sehingga memahami benar pentingnya menjaga kepuasan pelanggan.
Oleh karena itu perlu dilakukan sosialisasi kepada seluruh pegawai mengenai hal ini. Karena sosialisasi hanya mengungkap hal-hal yang bersifat umum dan informatif, maka selanjutnya perlu dilakukan pelatihan-pelatihan dengan sasaran-sasaran yang spesifik.
