Verifikasi Dokumen terhadap Klien Pemasyarakatan yang Diserahterimakan ke Balai Pemasyarakatan

Kegiatan verifikasi yang dilakukan oleh Petugas adalah dengan mencocokan dokumen Warga Binaan Pemasyarakatan yang mendapatkan program  Reintegrasi berupa Pembebasan Bersyarat, Cuti Bersyarat, Cuti Menjelang Bebas dan Asimilasi dari Lembaga Pemasyarakatan (Lapas) maupun Rumah Tahanan Negara (Rutan) kemudian di registrasi sebagai Klien Pemasyarakatan. 

Penerimaan secara harfiah diartikan sebagai proses, cara, perbuatan, menerima atau penyambutan. Sementara penerimaan dalam konteks registrasi klien pemasyarakatan dapat dimaknai sebagai proses awal dari keseluruhan rangkaian registrasi klien beserta dokumen yang menyertainya. 

Penerimaan dilakukan oleh petugas registrasi maupun Pembimbing Kemasyarakatan. Output dari penerimaan adalah klien beserta berkas diserahkan ke petugas registrasi.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam proses penerimaan klien pemasyarakatan adalah selama proses penerimaan berlangsung, petugas Balai Pemasyarakatan wajib mengedepankan perlakuan yang ramah, menghormati harkat, martabat, dan hak klien. 

Klien yang baru di terima oleh Balai Pemasyarakatan wajib disertai surat- surat yang sah dan yang dimaksud dengan surat-surat yang sah yaitu surat asli dengan tanda tangan dan stempel asli atau fotokopi surat yang telah dilegalisasi oleh pimpinan instansi dengan stempel basah. 

Penerimaan klien pertama kali dilakukan oleh petugas layanan informasi oleh karena itu Petugas layanan informasi yang menerima klien, diharapkan untuk meneliti keabsahan surat-surat dan mencocokkan dengan identitas klien yang datang. 

Petugas layanan informasi menerima dan mengantar klien beserta surat-surat kepada petugas registrasi yang akan meneliti lebih lanjut, mendata dan mencatat kedalam buku register. 

Tanggung jawab atas sah tidaknya penerimaan klien berada pada Kepala Balai Pemasyarakatan, dalam hal Kepala Balai Pemasyarakatan tidak berada di tempat, maka tanggung jawab penerimaan klien diserahkan kepada pejabat struktural yang ditunjuk sebagai pelaksana tugas Kepala Balai Pemasyarakatan.

Untuk memastikan kesesuaian identitas klien perlu dilakukan wawancara terhadap klien dengan menanyakan nama, usia dan tanggal lahir, tempat kelahiran, jenis kelamin, kewarganegaraan, tempat tinggal, agama, pekerjaan, tindak pidana yang dituduhkan, lama pidana, instansi yang melakukan penahanan, masih ada perkara lain atau tidak dan hal lain-lainnya yang dianggap perlu. 

Pelaksanaan registrasi dokumen berdasarkan Surat Edaran Direktur Jenderal Pemasyarakatan Nomor : PAS- 636.PK.01.01.04 Tahun 2014 tentang Pedoman Standar Registrasi Balai Pemasyarakatan, Lembaga Penempatan Anak Sementara (LPAS), dan Lembaga Pembinaan Khusus Anak (LPKA).

Penulis: KUSTIYONO (PK Pertama Balai Pemasyarakatan Kelas I Tangerang)