Alam juga memiliki sistemnya sendiri yang kita kenal sebagai ekosistem. Di dalam ekosistem ada anggota/pelaku, ada simbiosis (jenis relasi) di antara para anggota ekosistem, dan ada input-proses-output.
Oleh karena saya berorganisasi sejak muda (usia SMP), saya melihat keberadaan sistem dan hidup di dalam sistem sejak usia dini.
Ketika masih bekerja di kantor, saya bekerja di dalam sistem. Ketika berwiraswasta, saya menciptakan sistem kerja sendiri. Ketika sekarang berkomunitas, saya menginisiasi sistem dan masih berproses untuk menemukan bentuk yang paling pas bagi komunitas saya.
Menjelang meninggalkan salah satu komunitas yang saya ikuti sejak tahun 2020, saya jadi berpikir tentang hal-hal yang membuat sebuah organisasi berjalan, entah itu komunitas sederhana ataupun perusahaan kelas dunia.
1. SISTEM
Yang pertama dan yang utama, buat sistemnya.
Jika sistem itu berada di sebuah toko mainan, misalnya, maka pertama-tama buatlah sekuens untuk menunjukkan tahapan-tahapan yang dilalui mulai dari barang datang ke toko sampai barang terjual ke pelanggan.
Contoh:
Barang datang --> Barang masuk ke inventori --> Barang di-display --> Barang terjual --> Barang masuk ke catatan sales.
Dari sekuens itu kita jadi tahu sistem apa saja yang harus dibuat dan harus terlibat:
Sistem penerimaan barang
Sistem inventori barang
Sistem display barang
Sistem transaksi penjualan
Sistem pencatatan sales yang terjadi
Langkah-langkah di atas adalah penyederhanaan, tetapi ia adalah dasar-dasar.
Begitu pula halnya dengan komunitas. Saya mau cerita sedikit tentang salah satu komunitas tempat saya tergabung, yaitu Drakor Class.
Di Drakor Class pertama-tama kami mendefinisikan dulu sekuens dari aktivitas-aktivitas yang kami lakukan.
Ada blog sebagai roh utama komunitas drama Korea yang berbasis literasi ini.
Lalu ada media sosial sebagai tempat memajang konten blog. Media sosial adalah iklan untuk mengundang orang datang ke blog.
Dan terakhir ada kerja sama dengan komunitas lain yang juga bergerak di penyebaran kebudayaan Korea karena kami adalah bagian dari ekosistem Hallyu (Korean Wave).
Dari sekuens itu kami mendefinisikan sistem. Ada sistem yang mengelola blog, media sosial, dan kerja sama komunitas.
Setelah ini apa?
2. REKRUTMEN
Sistem harus memiliki anggota, sistem harus memiliki pelaku yang berkegiatan di dalam sistem. Sistem membutuhkan manusia, digerakkan oleh manusia, untuk melayani manusia.
Tahap selanjutnya adalah rekrutmen. Cari orang yang memiliki kompetensi untuk setiap subsistem yang dibentuk. Bagaimana cara merekrut orang yang tepat? Lihat: 1) latar belakang pendidikannya, dan 2) pengalamannya di sekolah/pekerjaan sebelumnya.
STAR adalah metode wawancara yang sangat tepat untuk memprediksi future behavior berdasarkan past behavior seorang kandidat. Tujuannya adalah supaya kita tidak membeli kucing dalam karung.
BONUS: Kamu bisa membaca beberapa tips untuk berhasil melewati tahapan wawancara pekerjaan di sini.
Untuk sebuah sistem bisnis, adalah lumrah jika seseorang direkrut berdasarkan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja. Bagaimana dengan di komunitas?
Rekrut orang yang memiliki passion dan interest untuk sistem itu.
Semua orang bisa belajar, itu benar. Akan tetapi, menjalankan sebuah komunitas berdasarkan kesukarelaan harus dimulai dari ketertarikan pada tema yang diusung komunitas itu dan subsistem yang harus diisi.
Akan berat bagi seorang calon anggota yang tidak menyukai media sosial untuk mengelola akun Instagram. Akan berat bagi seorang calon anggota yang tidak suka tampil di depan publik untuk menjadi host acara Instagram Live.
Itu adalah beberapa contohnya.
Awal dari setiap proses rekrutment adalah pertanyan. Apa minat kamu, apa tujuan kamu, apa yang bisa menjadi kontribusimu, dan seterusnya.
Jika anggota sudah direkrut di dalam sistem yang sudah siap berjalan, maka apa tahapan selanjutnya?
3. PROGRAM KERJA
Ciri khas sebuah sistem yang berjalan adalah adanya program kerja.
Natur manusia adalah bekerja, mencapai sesuatu, dan tidak berjalan di tempat. Saat sistem dibuat, ada visi dan misi yang diterapkan, ada tujuan yang hendak diraih.
Anggota sistem yang direkrut bekerja untuk mencapai tujuan sistem, dan bekerja dengan program yang terukur dan terarah untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
Contohnya di toko mainan yang saya sebut di atas.
Jika tujuan sistem toko adalah meningkatkan penjualan sebanyak 10% pada akhir bulan berjalan, maka pengelola toko akan membuat strategi (program kerja) untuk mencapai tujuan itu.
Dia akan membuat program kerja seperti:
menawarkan diskon untuk pembelian item kedua dari barang yang sama,
diversifikasi jenis mainan,
atau beriklan di media sosial untuk meningkatkan awareness masyarakat akan keberadaan tokonya.
Program kerja dibuat, dievaluasi, dimodifikasi demi mencapai tujuan sistem.
Di Drakor Class kami melakukan hal yang sama.
Program kerja dibuat setelah sistem dibuat dan anggota sistem direkrut. Program kerja dievaluasi setiap bulan untuk melihat kesenjangan antara rencana dan realita. Program kerja diperbaharui untuk menyesuaikan dengan kebutuhan organisasi yang dinamik, dan ini bisa mencakup penambahan/pengurangan divisi (subsistem).
Sekali lagi, tidak ada hal yang tidak berubah di dunia ini selain perubahan itu sendiri.
Manusia berubah, kebutuhan berubah, sepak terjang sistem bersifat dinamis, dan sistem harus selalu mampu beradaptasi jika ingin bertahan dan tetap dibutuhkan oleh sistem lain.
PENUTUP
Punya pengalaman tentang sistem, rekrutmen, dan organisasi? Mari bagikan di kolom komentar.
Sebagai mantan praktisi di dunia Human Resources (atau sekarang disebut Human Capital, dan istilah lainnya), ketiga hal yang saya jabarkan di atas masih melekat di hati saya.
Mendiskusikan dan mengimplementasikannya di dalam kehidupan saya saat ini sungguh membawa sebuah kebahagiaan tersendiri.
Sampai tulisan berikutnya!
