Sistem E-Arsip Bikin Desa Tambah Sip

Di dalam sebuah organisasi maupun instansi yang ada, arsip menjadi salah satu aset yang berharga sehingga arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar. Dengan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik dan sistematis,  sudah semestinya kerangka pengelolaan kearsipan tersebut diwujudkan dalam sebuah sistem. Sistem yang dibutuhkan di era revolusi industri 4.0 dewasa ini yaitu sebuah sistem yang erat hubungannya dengan teknologi digital.

Teknologi digital yang berkembang saat ini menjadikan setiap kegiatan bisa menggunakan sistem elektronik untuk mempermudah menyelesaikan berbagai permasalahan khususnya pengelolaan administrasi di suatu Instansi. Perkembangan teknologi digital saat ini menjadikan sistem kearsipan yang konvensional bisa dilakukan dengan menggunakan sistem E-arsip yaitu sebuah kesatuan sistem elektronik kearsipan yang dapat mempermudah pengelolaan arsip di dalam sebuah Instansi.  

Sistem E-arsip diprogram atau dibuat dengan metode pengelolaan arsip yang mutakhir, mulai dari proses input data arsip masuk/keluar misalkan berupa : buku agenda surat masuk/keluar; rekap surat masuk/keluar; rekap buku agenda; rekap peminjaman arsip; dan  beberapa opsi pengaturan lainnya. E-arsip yang terapkan adalah rancangan dari dosen fakultas ekonomi Universitas Negeri Malang (UM) dari Bapak Andi Basuki, S.Pd., M.Pd. Beliau mengajarkan system kearsipan tersebut kepada mahasiswa program studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, mahasiswa tersebut termasuk salah satu anggota tim KKN UM di Desa Sumbermanjing Wetan. 

Penerapan metode pengarsipan secara elektronik di dalam sebuah Instansi sangat diperlukan untuk mendukung kegiatan inventarisasi data,  sehingga pekerjaan pengarsipan menjadi semakin efektif dan efisien dalam pengelolaannya. Keunggulan lain yang dimiliki oleh E-Arsip adalah mampu melestarikan arsip yang mengandung informasi atau nilai penting bagi penggunanya. Penerapan E-arsip tersebut dilakukan di kantor Desa Sumbermanjing Wetan, Kecamatan Sumbermanjing Wetan, Kabupaten Malang.

Penerapan E-arsip  dilakukan oleh mahasiswa KKN Universitas Negeri Malang (UM) atas permintaan perangkat Desa Sumbermanjing Wetan pada tanggal 13 Juni 2019 mengingat proses pengelolaan arsip di desa tersebut dirasa masih kurang efektif dan belum sistematis. Maka dari itu, mahasiswa KKN UM berupaya membantu perangkat desa khususnya sekretaris desa untuk menerapkan sistem E-arsip tersebut dalam pengelolaan arsip, sehingga kegiatan inventarisasi data lebih efektif, efisien, dan mengikuti perkembangan teknologi yang ada. 

Dengan adanya penerapan program kerja sosialisasi dan pelatihan E-arsip tersebut respon dari perangkat Desa Sumbermanjing Wetan sangat baik dan memiliki antusias yang tinggi untuk menerapkan sistem kearsipan tersebut. Ujar bapak Sujono selaku Kepala Desa Sumbermanjing Wetan "Saya sangat berterimakasih, karena sebelum dilakukan pelatihan sistem administrasi desa kurang tertata. Tetapi, setelah dilakukan pelatihan ini sistem administrasi desa sudah lebih baik dan saya berharap perangkat desa dapat menerapkannya dalam mempermudah proses pengelolaan arsip kedepannya". 

Semoga kedepannya dengan diberikannya sosialisasi dan penerapan E-Arsip, perangkat desa Sumbermanjing Wetan dapat mengelola arsip dengan metode yang lebih baik, efektif dan efisien serta bisa akrab dengan teknologi digital yang dimanfaatkan untuk proses pengelolaan sistem kearsipan yang ada di desa.