Dalam perusahaan apapun, divisi keuangan dan akuntansi akan selalu memiliki tanggung jawab besar dalam mengelola keuangan bisnis. Seluruh uang perusahaan yang masuk dan keluar, semuanya dikelola oleh divisi ini. Jika staf keuangan Anda berkerja secara lamban, maka ada banyak konsekuensi yang ditimbulkan yang bisa mengakibatkan kerugian pada perusahaan. Inilah mengapa sangat penting bagi perusahaan untuk dapat membantu divisi keuangan dan akuntansinya untuk dapat bekerja secara lebih efisien. Simak beberapa tipsnya berikut ini.
1. Beri Pelatihan untuk Mengembangkan Skill Karyawan
Langkah pertama yang harus diambil adalah memastikan bahwa karyawan yang bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan adalah karyawan yang benar-benar ahli dalam keuangan. Karyawan Anda harus bisa beradaptasi dengan prosedur keuangan internal dan memanfaatkan teknologi yang digunakan perusahaan. Oleh karena itu, sangat disarankan bagi Anda untuk mengadakan pelatihan untuk mengoptimalkan kinerja agar staf keuangan Anda.
Ada berbagai jenis pelatihan yang bisa Anda berikan, misalnya melalui seminar di kantor, konferensi eksternal, one-on-one dengan pembicara dari luar atau dengan karyawan internal Anda. Cross-training juga diperlukan untuk menutupi kekosongan dalam divisi keuangan Anda, misalnya ketika staf keuangan Anda sedang sakit, cuti, atau berhenti bekerja secara mendadak. Jika hal ini terjadi, karyawan lain yang telah dilatih bisa beralih peran untuk mengelola keuangan perusahaan Anda sementara waktu.
2. Tetapkan Kebijakan dan Tenggat Waktu untuk Pembayaran
Ketidakdisiplinan dalam manajemen keuangan bisa mengakibatkan pemborosan pada perusahaan Anda. Maka, sangat penting bagi perusahaan untuk menetapkan kebijakan dan deadline menyangkut pembayaran apapun. Pastikan staf keuangan Anda untuk memproses seluruh pembayaran, baik itu gaji karyawan, sewa gedung, maupun transaksi dengan vendor atau supplier secara tepat waktu sehingga perusahaan Anda tidak menunggak utang.
Anda juga perlu memperhatikan pembayaran pelanggan atau klien Anda yang belum tuntas. Minta staf Anda untuk mengirimkan reminder kepada pelanggan atau klien Anda mengenai tenggat waktu pembayaran. Dengan mematuhi kebijakan dan tenggat waktu yang telah ditetapkan, arus kas perusahaan akan selalu aman. Selain itu, ini juga memudahkan staf Anda dalam membuat laporan keuangan lengkap setiap bulan pada waktu yang Anda harapkan.
3. Tingkatkan Kolaborasi dengan Divisi Lain
Divisi keuangan dan akuntansi tidak dapat berjalan sendiri dan mereka bergantung pada divisi-divisi lain untuk keperluan data keuangan. Meminta data karyawan satu per satu secara manual akan sangat memakan waktu. Untuk meningkatkan efisiensi, sebaiknya Anda mengizinkan seluruh divisi di perusahaan Anda untuk menggunakan satu sistem yang bisa diakses bersama-sama. Sistem ERP berbasis Cloud bisa membantu perusahaan untuk mengintegrasikan seluruh departemennya sehingga ini memungkinkan staf keuangan Anda untuk mendapatkan data lengkap dari seluruh divisi hanya dalam hitungan detik.
4. Gunakan Batch System untuk Memproses Pembayaran
Memproses faktur dan kwitansi satu per satu sangatlah tidak efisien. Untuk menghemat waktu dan tenaga, pastikan staf keuangan Anda untuk menggabungkan seluruh faktur dan kwitansi kemudian memprosesnya secara bersamaan. Oleh karena itu, mintalah seluruh karyawan Anda untuk menyerahkan pengajuan pembayaran atau reimbursement di waktu yang telah ditetapkan sehingga staf keuangan dapat memproses semuanya dalam waktu yang sama.
5. Otomatiskan Pekerjaan Manual
Di era teknologi ini, berbagai pekerjaan manual yang memakan waktu lama dan banyak tenaga seharusnya sudah ditinggalkan. Agar divisi keuangan dan akuntansi Anda bisa bekerja lebih efisien, sediakanlah sistem akuntansi yang berfungsi mengotomatiskan berbagai pekerjaan kompleks mereka. Sistem ini memudahkan staf keuangan Anda dalam membuat laporan, menghitung laba dan rugi, membuat invoice, mencatat dan menyimpan data transaksi,  mengelola pajak karyawan dan  perusahan, dan masih banyak lagi. Dengan mengotomatiskan banyak pekerjaan manual,maka staf keuangan Anda dapat lebih fokus pada pekerjaan-pekerjaan penting lainnya sehingga ini membantu mereka untuk bekerja lebih produktif.
6. Bangun Komunikasi yang Transparan dengan Karyawan
Mengomunikasikan ekspektasi Anda terhadap divisi keuangan dan akuntansi Anda sejak awal akan memberikan staf keuangan Anda kejelasan mengenai apa yang mesti mereka kerjakan. Bicarakan mengenai kebijakan dan tenggat waktu yang telah perusahaan Anda tetapkan sejak awal sehingga mereka akan selalu patuh terhadap kedua hal tersebut. Terima saran dan opini mereka demi kelancaran manajemen akuntansi perusahaan Anda, terutama jika mereka benar-benar ahli dalam keuangan.
