Indonesia akan segera memiliki ibukota baru. Ibukota yang telah disepakati terletak di Pulau Kalimantan, tepatnya di Kalimantan Timur. Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional (PPN / Bappenas) memastikan bahwa pembangunan ibu kota negara (IKN) baru di Kalimantan Timur tetap dilaksanakan. Bahkan, proses pembangunannya masuk dalam rencana kerja pemerintah (RKP) tahun 2021.
Awalnya saya berpikir bahwa proyek infrastruktur ibu kota negara Indonesia hanya akan dilakukan oleh pemerintah Indonesia. Namun ternyata ada banyak sekali tawaran dari luar negeri seperti China, Jepang, Amerika Serikat, dll. Tentunya hal ini adalah kabar baik bagi kita. Apalagi seperti yang kita tahu bahwa negara-negara tersebut adalah negara yang berteknologi maju. Salah satunya negara China, beberapa bulan yang lalu kita dihebohkan dengan video mega proyek pembangunan rumah sakit darurat di kota Wuhan, negara China. Video tersebut merupakan siaran langung yang hanya dilakukan selama 6 hari, dibangun seluas 25 ribu meter persegi dan memiliki 57 lantai.
Luar biasa hebat teknologi yang dipakai oleh negara China. Seluruh peralatan terbaik dikerahkan demi pembangunan yang cepat dan maksimal. Ratusan truk, traktor, buldoser dan ekskavator bergerak selama 24 jam non stop demi mewujudkan proyek.
Setelah mempelajari mata kuliah Manajemen Proyek, saya menjadi lebih paham bagaimana proses pembangunan proyek yang sebaiknya terjadi. Bagaimana jika proyek infratruktur ibu kota baru dilakukan dengan berkolaborasi bersama negara China?
Menurut saya, apabila proyek infrastruktur dimulai pada tahun 2021 berkolaborasi dengan China dan dengan skenario New Normal semakin membaik, maka semuanya jalnnya proyek infrastruktur akan semakin membaik. Pihak manajerial dari pemerintahan Indonesi juga tentunya memiliki keahlian yang sangat baik, hal ini dapat dilihat dari PMBOK (Project Management Book of Knowledge). Berikut hal-hal yang dapat dilakukan oleh kolaborasi pemerintah Indonesia dengan China dalam proyek Infrastruktur selama proses manajemen proyek berdasarkan PMBOK:
1. Initiating
Tahap initiating dilakukan apabila telah mendapatkan proyek sudah mendapatkan beberapa dokumen seperti SPK (Surat Perintah Kerja) dimana ketika sponsor memberikan mandat kepada manajer proyek. Dalam proses Initiating akan menghasilkan dua dokumen penting yaitu Project Charter dan Stakeholder Register. Manajer proyek dapat menerapkan Project Integration Management, input yang dibutuhkan adalah project statement of work (SOW) dokumen mengenai produk yang akan dihasilkan, Business Case yaitu okumen yang berisi informasi bisnis dalam proyek, Persetujuan (MOU), Standar Pemerintah dan sejarah aset organisasi. Output dari Project Integration Management adalah Project Charter. Perbedaan bahasa yang mungkin terlihat sangat jelas dalam proyek ini. Oleh karena itu, kemungkinan besar bahasa yang digunakan dalam berbagai dokumen seperti Project Charter adalah bahasa Inggris.
Project Charter berisi kebutuhan proyek seperti manajer proyek, latar belakang kebutuhan pembangunan infrastruktur terkait pelaksanaan proyek, target yang ingin dicapai, penjelasan mengenai solusi atau infrastruktur yang akan didirikan, kriteria sukses dalam suatu produk, kendala-kendala yang akan dihadapi, tanggung jawab dan aktivitas baik dari pelaksana proyek maupun customer, anggaran dan durasi. Target durasi yang ingin dicapai oleh pemerintah Indonesia adalah selama 4 tahun yaitu mulai tahun 2021 hingga 2024. Project Charter diperlukan untuk mendefinisikan kebutuhan proyek, kemudian manajer proyek dapat menerapkan Project Stakeholder Management. Output dari project stakeholder management nantinya adalah stakeholder register.
Stakeholder berisi tentang daftar-daftar pemangku kepentingan yang terlibat dalam suatu proyek. Data mengenai stakeholder sangat penting untuk mendapatkan masukkan pada tahap perencanaan. Beberapa hal yang perlu dicatat mengenai stakeho lder yaitu: identitas diri, posisi dalam organisasi, tingkat kekuasaan (power) tingkat kepentingan (interest), ekspektasi dan strategi penanganan. Pada proyek AMS (Asset Management System), stakeholder dalam proyek ini adalah sponsor, karyawan PT. Industri Telekomunikasi Indonesia, konsumen, mitra, venor, dll.
- Sponsor dalam proyek ini adalah pemerintah Indonesia dan China.
- Tim proyek adalah karyawan pemerintah Indonesia dan China.
- Pengguna dari infrastruktur ibukota baru adalah masyarakat Indonesia.
- Pemasok alat dari pemerintah Indonesia dan China.
2. Planning
Tahap Planning memiliki target yaitu menghasilkan dokumen perencanaan proyek atau project management plan. Manajer proyek melakukan perencanaan berisi project scope dan mendefinisikan aktivitas untuk menyelesaikan suatu proyek. Project Scope Management adalah kegiatan untuk mendokumentasikan pendefinisian, proses validasi, dan pengontrolan proyek.
