Beberapa pemilik perusahaan mungkin sudah merasa bahwa perusahaan yang dimilikinya telah berjalan dengan baik, dengan adanya aliran pendapatan yang ada setiap bulan dan dapat membayar pengeluaran perusahaan dengan baik. Namun bukan berarti kondisi perusahaan tersebut sudah sehat sehingga siap untuk melakukan pengembangan bisnis selanjutnya.
Untuk itu dibutuhkan sebuah "Management Report" sebagai dasar penilaian yang sesuai dengan kondisi perusahaan yang sebenarnya.
Business owner dapat mempelajari dan menganalisa kondisi perusahaannya melalui laporan-laporan yang dibuat secara ringkas. Karena bagi para pemilik perusahaan biasanya tidak punya waktu untuk terjun langsung dalam operasional perusahaan sehari-hari maka laporan-laporan ini menjadi tools yang baik untuk mengontrol kinerja perusahaannya.
Â
Tips untuk membuat management report yang baik.
Buatlah secara ringkas, efektif, relevan, mudah dimengerti & point to point
Tips pertama jangan terlalu banyak memasukan narasi ke dalam laporan. Namun tetap harus secara lengkap dan detail.
Buatlah laporan point to point hal-hal yang perlu disampaikan. Dan buat laporan yang relevan dan mudah dimengerti oleh business owner sehingga owner tidak perlu membuang banyak waktu untuk mempelajari report tersebut.
Umumnya management report yang baik hanya ada 1-3 halaman tergantung laporan-laporan apa yang harus ada di perusahaan.
Highlight Pencapaian Perusahaan
Pencapaian yang dimaksud bukan hanya pencapaian pada revenue. Lebih dari itu highlight juga pencapaian yang berdampak pada perusahaan, produk, komunitas, karyawan. Dalam hal ini masukan data-data pendukung seperti kutipan, cerita individu atau testimony
Memvisualisasi Angka
Angka dalam laporan sangat-sangat penting namun orang cinderung tidak suka memperhatikan hal tersebut. untuk itu perlu mengemasnya dengan konsep yang lebih menarik.
Pembaca cenderung jenuh jika disajikan banyak paragraf atau tabel berisi angka-angka. Belum mulai membaca, sudah hilang minat duluan. Untuk menyiasatinya, visualisai yang baik adalah kunci. Buatlah infografis data dengan tema tertentu agar mudah diterima oleh siapapun.
Berikut beberapa laporan yang penting penggunaannya di dalam perusahaan, antara lain:
1. Laporan Penjualan (Sales Report)
Laporan penjualan memiliki arti penting untuk mengukur bagaimana perusahaan akan bertumbuh ke depannya. Angka penjualan dapat mencerminkan bagaimana respon pasar dan pelanggan terhadap produk dan layanan yang diberikan oleh perusahaan. Pada umumnya apabila angka penjualan produk dan jasa terlihat besar maka penilaian pelanggan adalah baik kepada perusahaan.
2. Laporan Persediaan Barang (Inventory)
Laporan ini dibuat untuk mengetahui level stok barang yang dimiliki oleh perusahan, baik itu bahan baku, material produksi, ataupun barang untuk dijual. Laporan ini sangat berguna ketika melakukan perencanaan terhadap jumlah barang yang akan diproduksi ataupun yang akan dipesan dari supplier lain. Agar jumlah stok persediaan selalu up to date maka sebaiknya dilakukan stok opname/ pemeriksaan dengan jadwal yang teratur, namun dapat juga dilakukan secara mendadak untuk melihat apakah ada shrinkage yang dilakukan oleh pihak internal atau eksternal perusahaan.
3. Laporan Keuangan (Financial Report)
Laporan keuangan sangatlah penting dalam sebuah perusahaan, terutama dalam menganalisa kondisi dan perkembangan perusahaan karena sangat mencerminkan jalannya operasional perusahaan, apakah sudah berjalan dengan sehat dengan jumlah aliran kas yang baik ataukah memiliki banyak hutang usaha yang dapat beresiko bagi kelangsungan perusahaan ke depannya.
Tiga buah laporan akuntansi keuangan yang sangat penting bagi perusahaan sebagai berikut:
- Laporan Neraca Keuangan (Balance Sheet) yang berfungsi untuk menunjukkan besar aset dan ekuitas modal dari pemilik perusahaan, khususnya dalam menentukan kebijakan strategis untuk melakukan pengembangan perusahaan di masa mendatang
- Laporan Laba Rugi (Income Statement) untuk menunjukkan besar pemasukan dan pengeluaran perusahaan dan besar kentungan dan kerugian perusahaan.
- Laporan Arus Kas (Cashflow Statement) merupakan salah satu laporan keuangan yang penting karena kas merupakan salah satu aset terpenting, terutama bagi perusahaan kecil-menengah atau perusahaan yang baru berdiri karena besarnya kas menjadi nyawa bisnis tersebut. Adapun beberapa fungsi kas sebagai sumber daya perusahaan untuk kegiatan operasional, investasi, dan pembiayaan.
4. Laporan KPI Karyawan
Laporan KPI karyawan ini diperlukan dalam melakukan penilaian kerja karyawan dengan diberikan parameter kerja tertentu sesuai dengan job desc dan tanggung jawab karyawan tersebut, seperti misalnya untuk staff HRD maka dapat diberikan parameter penilaian tingkat turnover karyawan yang keluar perusahaan dan tingkat kehadiran karyawan.
5. Laporan-laporan lainnya
Sedangkan untuk laporan-laporan lainnya sebaiknya disesuaikan dengan jenis perusahaan, misalnya untuk perusahaan berbasis web atau online, maka jumlah visitor dan demografisnya memiliki nilai penting. Atau seperti di pabrik manufaktur maka laporan produksi dan perawatan mesin memiliki peranan penting karena merupakan kegiatan inti dari perusahaan tersebut.
