Berita Acara Sowan Arsiparis 2 dan 3

Setelah sukses melaksanakan kegiatan Sowan Arsiparis ke-1, selanjutnya HMKI masih memiliki kegiatan Sowan Arsiparis ke-2 dan ke-3. Sowan Arsiparis ke-2 telah dilaksanakan pada hari Sabtu, 30 November 2024 pukul 10.00 -- 12.00 WIB secara online melalui Zoom. Kegiatan ini merupakan laporan-laporan dari pelaksanaan Sowan Arsiparis 1 yang diadakan oleh setiap region secara offline. Laporan pelaksanaan meliputi tempat kegiatan, profil organisasi tempat kegiatan, serta praktik pengarsipan yang ada yang ditampilkan melalui Power Point pada Sowan Arsiparis ke-2 ini. Setiap koordinator wilayah atau perwakilannya memaparkan laporan dan hasil Sowan Arsiparis 1 di region mereka yang kemudian dilanjut dengan sesi tanya jawab bersama region lainnya. Didapatkan laporan pelaksanaan Sowan Arsiparis 1 berikut ini:

• Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang

Dalam mengelola arsip-arsipnya mengalami sejumlah hambatan seperti kurangnya arsiparis yang memiliki kompetensi di bidang restorasi, volume arsip terus meningkat, dan ketergantungan pada backup manual di samping adanya risiko peretasan sistem digital.

• Indonesian Visual Art Association (IVAA)

Salah satu komunitas yang mengelola arsip karya seni dan telah menjadi pusat layanan arsip, dokumentasi, perpustakaan, sekaligus fasilitator penelitian seni. Dalam mengelola arsipnya, IVAA telah melakukan preservasi arsip berupa digitalisasi arsip. IVAA juga menyediakan layanan informasi publik melalui website-nya.

• Fakultas Hukum UI

Mengelola arsip di hampir semua unit yang ada, seperti humas, SDM, dan lainnya. Selain tekstual, FH UI juga menyimpan arsip foto. Proses penyusutan arsip dilakukan setiap satu tahun sekali di Kantor Arsip UI sesuai jadwal retensi yang berlaku. Digitalisasi arsip dilakukan pada arsip keuangan dan kemahasiswaan saja. FH UI telah memberdayakan mahasiswa kearsipan di Sekolah Vokasi (SV UI) melalui kegiatan magang.

• Museum Reenactor Ngalam Kota Malang

Museum Reenactor Ngalam berawal dari komunitas penyuka sejarah. Museum ini menyediakan replika senjata yang uniknya boleh disentuh oleh pengunjung. Museum Reenactor Ngalam mencoba untuk menyediakan sarana belajar baru melalui display bendanya yang boleh untuk dipegang.

• Pusat Air Tanah dan Geologi Tata Lingkungan

Pengelolaan arsip secara desentralisasi atau tiap bidang di kantor utama yang terletak di Bandung. Sementara itu, record center berada di Tangerang. Instansi ini menyimpan ribuan arsip kolonial Belanda terkait pengeboran air tanah maupun arsip serupa lainnya.

Sowan Arsiparis 3 (Sumber: HMKI)

Selanjutnya adalah kegiatan Sowan Arsiparis ke-3 yang telah dilakukan pada hari Sabtu, 22 Februari 2025 pukul 10.00 -- 12.00 WIB melalui Zoom. Kegiatan ini dikemas dalam bentuk webinar dengan tema "Mengulik Praktik Tata Kelola Arsip Melalui Aplikasi Srikandi (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi)" bersama arsiparis Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia yaitu Bapak Suprayitno, S.IP,. M.Hum. Srikandi merupakan sistem informasi yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis oleh Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah (IPPD). Eksistensi Srikandi sebagai aplikasi yang berlaku secara nasional didasarkan pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009, Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, Keputusan Menteri PANRB Nomor 679 Tahun 2020 Tentang Penerapan AUBKD, dan Peraturan ANRI Nomor 4 Tahun 2021 Tentang Pedoman Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi. Khususnya di Kementerian Ketenagakerjaan (Kemnaker), berlaku kebijakan Keputusan Menteri Tenaga Kerja Nomor 16 Tahun 2022 Tentang Srikandi Kemnaker. Dalam Keputusan Menteri PANRB No. 679 Tahun 2020, tertulis bahwa Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah yang menerapkan aplikasi Srikandi. Itulah mengapa aplikasi tersebut tidak umum digunakan di Perguruan Tinggi. Srikandi dikoordinasikan oleh 6 instansi, yakni:

• Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai pemilik proses bisnis dan data serta pengembang aplikasi Srikandi;
• Kementerian PANRB sebagai pendukung kebijakan dan pembina aplikasi Srikandi;
• Kementerian Kominfo sebagai pendukung infrastruktur Pusat Data Nasional;
• Badan Siber dan Sandi Negara sebagai pendukung implementasi standar keamanan SPBE dan penerapan kriptografi pada Srikandi;
• Bappenas sebagai pendukung pengembangan Srikandi yang akan diterapkan pada IPPD;
• Kementerian Dalam Negeri sebagai pendukung pengembangan Srikandi yang akan diterapkan di Pemerintah Daerah.

Sebelumnya, terdapat Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) yang kemudian digantikan dengan aplikasi Srikandi. Adapun Srikandi itu sendiri telah mengalami sejumlah perkembangan, dari Srikandi versi 1, 2, hingga versi 3 yang saat ini dipakai oleh IPPD. Dalam aplikasi Srikandi, terdapat proses bisnis yang dilakukan oleh 5 pihak, yakni admin nasional, admin instansi/satuan kerja, admin Unit Kearsipan, Admin TU/sekretaris, dan user. Kelima pihak tersebut nantinya memiliki peranan yang berbeda dalam penggunaan aplikasi Srikandi. Srikandi juga memiliki versi demo/latihan. Versi tersebut diperuntukkan bagi pihak-pihak yang hendak melakukan pelatihan penggunaan Srikandi dengan tetap melakukan koordinasi dengan instansi pusat (ANRI) untuk perizinan dan semacamnya.