Keterbukaan Informasi: PPID dan Pemanfaatan Teknolgi

Perkembangan teknologi hadir menyebarkan informasi di tengah masyarakat. Negara memberikan fasilitas kepada masyarakat yang membutuhkan informasi. Undang - undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik mengakomodir kebutuhan tersebut dalam rangka pengembangan masyarakat informasi. Tentunya ini sejalan dengan ciri negara demokratis yang menjunjung tinggi keterbukaan informasi publik. Informasi yang dibagikan tentunya yang tidak bersifat membahayakan negara dan menyangkut hak - hak pribadi. 

PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi) mempunyai tugas dalam menyimpan dan penyediaan dokumen. Sesuai dengan namanya, PPID bertugas pula dalam pendokumentasian data dan/atau memberikan pelayanan informasi. Masyarakat dapat memohon informasi melalui PPID yang tersedia pada masing - masing institusi di pusat maupun daerah. Pemerintah daerah menyediakan layanan secara manual dan online, baik melalui situs website maupun aplikasi.

Mekanisme pengajuan informasi ialah dengan mengisi formulir yang tersedia secara manual dengan data profil pemohon dan jenis informasi publik yang dibutuhkan. Apabila menggunakan aplikasi dapat menggunakan E - Lapor yang menyediakan formulir tambah keluhan baru. Tindak lanjutnya adalah masing - masing admin yang tergabung dalam forum ini akan menindaklanjuti sesuai bidang yang dimohonkan. Meskipun menggunakan aplikasi, tidak mengurangi esensi jika dibandingkan dengan permohonan dengan formulir manual. Kedua cara ini akan tetap ditindaklanjuti sesuai dengan bidang informasi publik yang dibutuhkan. PPID bertanggung jawab dalam memberikan informasi sesuai dengan batas waktu yang ditentukan dan adanya estimasi perpanjangan waktu yang telah diatur oleh undang - undang.

Permasalahan dalam mekanisme pelayanan informasi salah satunya adalah terbatasnya sumber daya manusia yang mampu mengakomodir permohonan informasi. Tugas dan fungsi bagi mereka yang berkecimpung dalam pengelolaan informasi masih dibebani pekerjaan lain yang sistemnya sama -- sama "darurat".

Pelayanan informasi yang berbatas waktu sesuai dengan standarnya sementara di sisi lain diberikan beban atas pekerjaan sesuai dengan jabatan yang dimiliki. Perubahan posisi dikarenakan adanya mutasi memicu kurang optimalnya pelayanan informasi publik. Komitmen terhadap keterbukaan informasi yang memakan waktu selama bertahun -- tahun dimulai dari terbitnya Undang -- Undang Nomor 14 Nomor 14 Tahun 2018 yang melatarbelakangi terbitnya Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang -- Undang Nomor 14 Tahun 20018 tentang Keterbukaan Informasi Publik disusul Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah. Peraturan tersebut menjadi salah satu dasar terbitnya Peraturan Gubernur Nomor 52 Tahun 2018 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi Publik. Proses yang panjang untuk menghadirkan pejabat pengelola informasi dan dokumentasi pada masing -- masing Organisasi Perangkat Daerah.

Selain dari sisi sumber daya manusia, sosialisasi mengenai adanya PPID yang dirasa belum maksimal. Masyarakat belum memahami mengenai struktur pelaksanaan teknis dari PPID. Kebutuhan masyarakat akan informasi disalurkan dengan metode lain seperti berkunjung langsung ke instansi terkait. Di sisi lain, ada pula yang memanfaatkan website resmi dari instansi untuk menanyakan informasi.

Kurangnya sosialisasi diatasi dengan kehadiran perkembangan teknologi informasi. Begitu juga SDM yang kurang, melalui perkembangan teknologi hal ini mampu diatasi. Peran petugas penerima berkas digantikan melalui menu yang secara online terintegrasi untuk dikelola oleh jumlah SDM yang minim. Menu PPID dihadirkan dalam setiap website atau situs resmi dari instansi pemerintah.

Selain itu, Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY) memiliki website khusus dan resmi dalam rangka memberikan pelayanan secara online untuk PPID. Masyarakat dapat mengakses ppid.jogjaprov.go.id dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi. PPID juga menyediakan desk yang digunakan dalam pelayanan langsung bagi pemohon informasi yang datang langsung.

Memaksimalkan perkembangan teknologi dalam menangani kekurangan sosialisasi dan SDM menjadi upaya dalam merealisasikan keterbukaan informasi. Sesuai dengan amanat undang -- undang yang telah ditindaklanjuti oleh pemerintah daerah, masyarakat memiliki hal atas informasi. Di sisi lain, pemerintah wajib menyampaikan transparansi terutama aspek informasi. Hal ini akan mendorong keterlibatan atau partisipasi aktif dari masyarakat dalam rangka mendorong pembangunan.