Untuk menghindari terlalu banyak pesan seperti es campur, admin bisa menutup chat alias hanya admin yang bisa memberikan informasi tanpa komentar dari puluhan bahkan ratusan peserta/anggota group.
Tentu saja ini menghindari promo yang tidak ada hubungannya dengan acara atau program zoom dan rasanya tidak nyaman harus scroll up-down untuk mengetahui info yang dibutuhkan banyak orang karena tertimbun haha-hihi.
Untuk menambah kenyamanan, setelah mendapatkan link, mengikuti acara dan acara berakhir, tiap member WhatsApp group Zoom dipersilakan untuk meninggalkan WA group.
Jika ingin ikut lagi, daftar lagi dan gabung WA group lagi. WhatsApp group ini akan membantu admin atau tim acara Zoom karena sekali kirim, semua bisa melihat. Dan lagi, ada lho, orang yang jarang cek e-mail hari gini.
Untuk cek WhatsApp, banyak yang langsung/rajin dilakukan. Jika link dikirim secara manual, sebaiknya dikirim satu hari lebih awal dari hari H. Khusus untuk narsum tidak boleh lupa pengiriman link karena mereka ini kan kunci dari Zoom. Kalau semua peserta sudah masuk tapi narsum ketinggalan karena belum ada link, berabe nanti.
9. Host/co-host
Jika moderator adalah juga hostnya, untuk memperlancar acara memang butuh co-host. Di saat moderator berbicara, pikirannya akan terpecah jika harus melakukan teknis seperti mengubah gambar siapa yang berbicara pada detik itu, mematikan speaker (unmute) peserta, membaca chat yang berisi pertanyaan atau kritik dan masih banyak lagi.
Co-host adalah sayap kedua bagi host atau moderator yang sedang mengatur acara. Kasihan kalau moderator harus mengatasi semuanya. Bisa-bisa matanya juling.
Nah, pada beberapa penyelenggara seperti kampus universitas contohnya, biasanya panitianya banyak (MC, pembaca doa, moderator, seksi dokumentasi, seksi teknis sampai seksi konsumsi).
Jadi banyak orang yang ada di latar belakang dan siap membantu jika ada masalah. Viele kleine Haende, schnelles Ende (semakin banyak tangan-tangan kecil yang membantu, pekerjaan akan cepat selesai), kata orang Jerman.
10. Dokumentasi acara