Berikut beberapa tips penyelenggaraan event dari Zigra Caraka:
1. Tentukan tujuan event tersebut apakah branding, citra, sosial, jualan, promosi, pelayanan konsumen, atau tujuan lain.
2. Ukur sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Tetapkan kebutuhan lahan, biaya, alat, waktu, crowd, moment, SDM, dll.
3. Ukur berapa sumber daya yang kita punya. Apakah kekurangannya dapat disupport pihak lain? Jika tidak, buatlah event yg realistis.
4. Rencanakan jauh-jauh hari untuk hasil lebih baik.
5. Buatlah proposal singkat baik untuk kepentingan internal maupun eksternal. Buatlah proposal yg berbeda untuk atasan, relasi/pertner, sponsor, dan media. Buatlah proposal sesuatu yg win-win bagi pihak lain.
6. Susunlah kepanitiaan sesuai dengan kebutuhan. Ada panitia inti dan panitia pendukung.
7. Tentukan tema khusus agar event kita berbeda, unik, berkesan, dan tidak membosankan. Aplikasikan tema itu dalam dekorasi, kostum, printing, dll
8. Buatlah daftar pekerjaan yang harus dilakukan lengkap dengan siapa yg akan mengerjakan dan kapan harus dilakukan/selesai.
9. Pantau terus progres list pekerjaan tersebut.
10. Buat beberapa opsi plan yang disepakati semua panitia. Asumsikan sebanyak mungkin kejadian yg mungkin terjadi misalnya hujan, kerusuhan, keterlambatan, pengunjung sepi, dll
11. Lakukan simulasi atau gladi resik untuk hasil terbaik. Uji kesiapan semua alat dan penampil sebelum tampil.
12.Laksanakan sesuai dengan rencana.
13. Buat evaluasi dan laporan kepada pihak terkait.
Yg mau sharing, magang, latihan, diskusi, belajar, atau memberi job order event boleh kontak saya, Firman Juliansyah from Zigra Caraka.