Membangun Kesadaran Masyarakat terhadap Pentingnya Mengelola Arsip di Lingkungan Keluarga

Karanganyar (16/1) -- KKN Undip Tim I Tahun 2021/2022 yang sedang berlangsung dengan mengusung tema "Pemberdayaan Masyarakat Menuju Pasca Pandemi Covid-19 Berbasis SDGs". Penulis, selaku peserta KKN melakukan pengabdian di kampung sendiri yaitu lingkungan Kelurahan Kaling. 

Kelurahan Kaling merupakan sebuah wilayah tingkatan desa yang berada di cakupan wilayah Kecamatan Tasikmadu Kabupaten Karanganyar. 

Kelurahan Kaling memiliki 7 buah dusun yaitu Celengan, Getasan, Kaling, Cabeyan, Jembangan, Dukuh dan Geneng. Kelurahan Kaling terdiri 9 RW dan 45 RT. Kelurahan Kaling berbatasan dengan Desa Macanan di sebelah utara, Desa Pandeyan di sebelah selatan, Desa Brujul di sebelah barat, dan Desa Wonolopo di sebelah timur.

Arsip Keluarga merupakan rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh anggota keluarga dalam mendukung aktivitas keluarga yang dapat membantu dalam mengurus berbagai kepentingan misalnya untuk mendaftar sekolah, kuliah, mencari pekerjaan, dan lain sebagainya. 

Contoh Arsip Keluarga adalah rapor pendidikan, ijazah, akta kelahiran, paspor, sertifikat tanah, kartu keluarga, buku nikah, dan arsip lainnya yang dimiliki dan tercipta dalam lingkup keluarga. 

Oleh karena itu, penting bagi setiap keluarga untuk menata arsip keluarganya sehingga ketika dibutuhkan untuk kepentingan administrasi dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.

Kesadaran mengenai perlunya pengelolaan arsip secara tertib sebenarnya sudah banyak dikampanyekan oleh kalangan pegiat kearsipan seperti Pemerintah Republik Indonesia melalui Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dengan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA). Akan tetapi, masih banyak masyarakat yang masih belum sadar dan tertib untuk menata serta merawat arsip dengan baik sehingga ketika dibutuhkan akan sulit dan lama untuk menemukannya. 

Bahkan jika terjadi bencana alam dan masyarakat tidak segera sadar dan tertib arsip maka bisa jadi arsip keluarga akan rusak ataupun hilang. Sejalan dengan hal tersebut, Fauzan Syahru Ramadhan, mahasiswa Universitas Diponegoro berupaya mengampanyekan Gerakan Masyarakat Sadar Arsip (GEMARI) guna mendorong disiplin arsip dalam lingkup keluarga. 

Dalam kegiatan tersebut, mahasiswa memberikan sosialisasi dan pelatihan kepada masyarakat, khususnya warga RT 03/ RW 07 Kelurahan Kaling mengenai pentingnya arsip keluarga dan bagaimana cara menata dan merawat arsip dengan baik dan benar.

Sosialisasi dan pelatihan dilakukan melalui tatap muka dengan tetap mengedepankan protokol kesehatan pencegahan Covid-19. Sosialisasi tersebut menargetkan pada ibu-ibu Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga (PKK) RT 03/ RW 07 Kelurahan Kaling, dengan harapan mereka dapat meneruskan pengetahuan yang mereka dapatkan kepada anggota keluarga lainnya. 

Selain itu, ibu merupakan individu yang mengemban banyak tugas dalam keluarga dan paling telaten dalam mengurus rumah sehingga pengelolaan arsip keluarga menjadi salah satu tugas yang diemban oleh para ibu.