Hal ini tidak terjadi di meeting zoom versi freeware software. Dalam rilis resminya, freeware software ini memiliki banyak keterbatasan. Jika kita terbiasa dengan instalasi software, kita mengenal student version, yang mana limitasi jumlah frame, nodal, ataupun beberapa menu tidak secanggih versi berbayar dan berlisensi.
Inilah yang kemudian mengakibatkan limitasi dari penggunaan software student version hanya digunakan untuk kasus terbatas dari sederhana sampai dengan yang kecil. Kembali ke penggunaan free zoom, sebenarnya kita tidak disarankan untuk kepentingan yang membutuhkan security tinggi, kalau sekedar untuk temu kangen, bolehlah.
Dalam versi lisensi resmi, host juga dapat menghiden ID meeting. Hal ini untuk menghindari orang yang tidak diundang masuk ke dalam meeting. Saat ini, zoom telah meng-update versi barunya yaitu 4.6.20041.0408 untuk playstore, sedangkan untuk versi desktop dapat di update dengan cara mengklik menu "check for update", dan biasanya menu ini muncul secara otomatis jika ada pembaruan.
Password meeting
Seorang host dapat melakukan setting password serta meeting ID sebelum rapat dimulai melalui menu pengaturan. Setiap pertemuan dapat di update meeting ID beserta dengan password yang digunakan. Ini bertujuan agar meeting ID tidak disalahgunakan oleh user lain.
Dalam versi yang berbayar, seorang host memiliki kemampuan penuh untuk menjaga sistem keamanan meeting. Bahkan, sebelum meeting berlangsung, peserta rapat yang hadir tanpa sepengetahuan host dapat secara langsung di kick (dikeluarkan) dari meeting. Lalu, mana yang dibilang tidak aman?
Solusi manajeman rapat yang baik
Apapun bentuknya, meeting ataupun sistem perkuliahan online haruslah tetap mengacu pada kuliah tatap muka (konvensional), namun di variasi dengan suasana seminar dalam skala besar.
Dalam seminar, pasti ada tugas dan tanggungjawab masing-masing seperti Pembawa acara, Moderator, pemateri, dan peserta. Asumsikan dalam penggunaan zoom juga demikian, tugas dan tanggungjawab yang jelas dilakukan untuk suksesnya sebuah acara.
Host bertugas mengawasi jalannya acara dari awal hingga akhir, membagikan meeting ID, password seminar atau perkuliahan. Sementara moderator bertugas untuk mengarahkan jalannya acara, dan pemateri secara khusus hanya menyampaikan sumber ilmu.
Namun, dalam kenyataannya banyak dari pengajar di Indonesia yang lalai. Saya bilang adalah latah teknologi. Seorang host bertugas sekaligus sebagai moderator dan sebagai pemateri, ini tentunya tidak dibenarkan.
Bagaimana mungkin ketiga tugas berat diemban oleh satu orang?, siapa yang akan mengontrol acara?, siapa yang mengatur sistem keamanan?, dan siapa yang akan memimpin perkuliahan?. Bedanya belajar daring dan konvensional, selain adanya aplikasi, juga adanya moderator yang dapat memandu jalannya acara.
