Tugas WKS Humas atau Hubin di Sekolah SMK (Part 1)

Mengelola Bidang Humas atau Hubin Sekolah SMK Layaknya Agensi Marketing Komunikasi Profesional (Sebuah Cerita)

Menjalani bidang pekerjaan Marketing Communication (marcomm) sejak 2006 sampai 2009 ketika masih menjadi mahasiswa tingkat akhir hingga lulus serta sebelum menjadi seorang Guru (saya kuliah di jurusan Bimbingan Konseling), ternyata tidak membuat saya untuk tidak melaksanakan beberapa kegiatan bidang marcomm itu di sebuah sekolah. 

Pasalnya, ternyata pengalaman kerja di bidang Marketing Communication cukup menjadi pertimbangan WKS Humas (kala itu) di sekolah saya bekerja, untuk mengajak saya bergabung menjadi stafnya, bahkan setelah WKS Humas tersebut promosi menjadi Kepala Sekolah SMK lain, hingga saat ini saya selain memiliki tugas utama sebagai Guru BK juga mendapatkan tugas tambahan sebagai staf humas yaitu sebagai staf Information Communication dan Technolgy. Kurang lebih hampir 10 tahun saya berada dalam struktur WKS Humas di tempat saya bekerja, beberapa proses bidang kehumasan sudah saya jalani disini.

Selama mendapat tugas tambahan sebagai staf humas di sekolah, saya kebetulan juga memiliki mentor pribadi dalam bidang kehumasan, yaitu Kakak saya yang kebetulan dia semenjak 2005 hingga sekarang bergelut dengan bidang Public Relation dan Marketing, berawal dari ikut di Agensi PR di Jakarta, hingga kini memiliki Perusahaan PR Marketing sendiri. 

Dari kakak saya lah saya banyak belajar tentang bidang humas,  beberapa masukan dia sudah saya terapkan selama saya menjadi staf humas, dan dari dia saya menyadari bahwa sebetulnya humas di sekolah seharusnya dibuat dan dikelola layaknya Agensi Marketing Komunikasi Profesional dalam mengerjakan project, bedanya kegiatan di humas di sekolah bersifat jangka panjang. Salah satu masukan kakak adalah adanya staf humas yang mengelola media relation.

Pada awal bergabung dengan WKS Humas saat itu, yang saya amati ketika itu adalah kegiatan Humas di sekolah masih seperti textbook banget, itu bisa dilihat dari curhatan seorang wakasek humas, dan  dari sebuah artikel yang menjelaskan tentang tugas humas di sekolah. Dari kondisi itulah yang membuat saya getol untuk berdiskusi dengan kakak, bagaimana tugas humas di sekolah secara profesional layaknya sebuah perusahaan. Jika di analisis, (mohon maaf,) sebuah sekolah SMK sebetulnya memang seperti perusahaan, bahkan mungkin bisa dibilang seperti (maaf) pabrik. 

Sebuah pabrik (sekolah SMK) mendapatkan bahan baku (calon siswa baru) yang harus dibuat (diberikan ilmu) agar memiliki kualitas dan layak jual (kompetensi dan keahlian) yang nantinya jika proses pembuatan (masa sekolah dan PKL) sudah selesai (siswa sudah lulus) dapat terjual laris (terserap dalam dunia usaha / dunia industri) serta mendapatkan  pengakuan dari pengguna produk (kepuasan dunia usaha/dunia industri dengan ), kepuasan pengguna produk tersebut dapat membantu meningkatkan brand penghasil produk tersebut (Nama Sekolah). Menurut saya, analogi ini cukup tepat, dan ketika proses mulai dari awal, proses, hingga hasil akhir tersebut, semuanya memiliki peran humas. 

Saya akan mencoba breakdown proses kegiatan "pabrik" tersebut dari awal hingga akhir serta untuk menjaga keberlangsungan "pabrik" kaitannya dengan kegiatan  tersebut dalam suatu bidang humas atau hubin di suatu SMK :

1. Mendapatkan Calon Siswa Baru, proses yang dilakukan tim humas adalah dengan melakukan promosi, namun juga harus tepat sasaran, memahami peta dan kondisi latar belakang siswa yang sebelumnya sudah ada bisa menjadi data untuk mempertimbangkan segment atau daerah mana yang harus dituju. Memahami trend saat ini juga menjadi pertimbangan dalam melaksanaan promosi. Misal, dengan menggunakan social media atau aplikasi messengger WA,dll, maka perlu dibuat konten atau desain yang menarik agar orang tertarik. Untuk sosial media, memanfaatkannya jangan cuma dengan membuat akun saja, tapi juga dengan mengelola sosial media secara rutin serta jika berkaitan dengan promosi untuk menjaring siswa baru bisa dengan memakai iklan yang ada di sosial media tersebut, bahkan bisa dengan  beriklan di google. Semua dilakukan agar orang mengetahui "pabrik" kita.
2. Masa Pembuatan Produk (masa sekolah), pada proses ini peran humas dapat melakukan beberapa proses publikasi informasi kegiatan sekolah secara rutin melalui media digital maupun konvensional. Selain itu, selama masa sekolah tersebut, tim humas juga dapat melakukan kegiatan promosi tamatan ke perusahaan-perusahaan, dengan cara menghubungi mereka dan melakukan audiensi sehingga terjalin komunikasi, yang hasil akhirnya tentu saja perusahaan tersebut berkenan untuk melakukan rekrutment tamatan sekolah kita. Proses promosi tamatan inilah yang bisa kita sebut sebagai aktivitas marketing, karena kita "menjual" tamatan kita dengan melakukan persuasi kepada perusahaan-perusahaan. Menjual barang dan "makhluk hidup" itu memang sangat berbeda, namun secara substansi itu sama prosesnya. Kemudian pada masa ini, tim humas juga dapat menjadi salah satu penghubung aspirasi dari masyarakat atau pun warga sekolah untuk kemajuan sekolah. Media penampung aspirasi ini juga dapat berbagai macam, mulai dari kotak surat hingga yang digital (sosial media,dll).  Tak hanya itu saja, tim humas juga harus mampu meng-organize kegiatan-kegiatan sekolah sehingga menjadi produk publikasi sekolah melalui media apapun.
3. Siswa Sudah Lulus, ketika sampai tahap ini berarti humas harus bisa "menjual" alumni nya ke perusahaan. Proses "menjual" ini pun tidak serta perusahaan langsung mau, pasti ada tahap proses mulai dari saling kenal, saling sepaham, kemudian bersepakat, yang akhirya melakukan rekrutment. Humas melalui sub bidangnya, BKK, juga harus mampu menjamin anak-anaknya berkualitas sehingga layak jual dan dapat bertahan lama di gunakan.
4. Meningkatkan Brand "pabrik", pada bagian ini banyak strategi yang harus dilakukan, dan pada intinya ini menjadi inti dari ketiga hal diatas yang saya jelaskan. Promosi Sekolah, Publikasi Kegiatan, Promosi Tamatan, dan Pelaksanaan Rekrutment Tamatan, merupakan bagian dari kegiatan meningkatkan brand sekolah.

Kurang lebih, breakdown saya dari penjelasan saya diatas seperti ini. Ini pendapat saya tentang kerja tim humas yang sebaiknya dilakukan di sebuah SMK, aplikasinya bisa disesuaikan situasi dan kondisi sekolah  dan daerah. Untuk selanjutnya, saya akan bercerita tentang pendapat saya tentang struktur organisasi WKS Humas yang ideal menurut saya, akan saya posting di blog selanjutnya.
Terima kasih sudah membaca