BagaimanaMenciptakan rapat/pertemuan berkualitas untuk menghasilkan solusi yang tepat

Kita tentunya pernah menghadiri sebuah rapat/pertemuan di kantor RW/RT, di kantor Kepala Desa/Lurah, di kantor Camat, di kantor Bupati/Walikota, di Kantor Gubernur, di Kantor  Kementerian/Lembaga, di kantor perusahaan pemerintah/swasta dan di kantor-kantor lainnya. Pada saat mengikuti rapat tersebut, terkadang kita hanya mendengar tanpa memberikan pendapat/saran dan masukan kepada pimpinan rapat/pertemuan bahkan apabila pimpinan rapat/pertemuan meminta kepada kita sebagai peserta rapat untuk memberikan pendapat, saran dan masukan, kita tidak dapat memberikan pendapat/saran dan masukan karena tidak memahami materi/substansi yang dibahas di dalam rapat/pertemuan tersebut atau bisa jadi karena kurangnya persiapan dari peserta rapat untuk mempelajari materi rapat akibat pelaksanaan rapat yang tidak terjadwal dengan baik. Selain daripada itu, banyak permasalahan lainnya dalam pelaksanaan rapat yang membuat rapat tidak bermanfaat. Jadi bagaimana seharusnya menciptakan rapat berkualitas, berikut ulasannya :

A. Persiapan sebelum pelaksanaan rapat

Personil penyelenggara rapat adalah personil yang bertugas dan bertanggung jawab melaksanakan rapat dari tahap persiapan sampai tahap pasca rapat dengan tugas sebagai berikut :

• Mempersiapkan bahan rapat (telaahan staf, bahan rapat, undangan rapat, tertib acara rapat dan daftar hadir rapat). Telaahan staf yang memuat pokok persoalan, fakta, data, aturan/ketentuan yang terkait dengan permasalahan, rencana jadwal rapat/pertemuan, dan instansi yang akan diundang, perlu dibuat supaya pimpinan rapat mengetahui gambaran terkait permasalahan dan rencana jadwal rapat/pertemuan akan dilaksanakan.
• Mengirimkan undangan rapat beserta bahan rapat (rangkuman/resume singkat permasalahan yang akan dibahas) kepada peserta rapat antara 3-5 hari sebelum hari H pelaksanaan rapat baik pengiriman secara langsung, email, telegram, whatsapp maupun melalui jasa pengiriman surat.
• Menghubungi instansi yang diundang rapat 1 hari sebelum hari H pelaksanaan rapat untuk mengkonfirmasi peserta rapat yang akan menghadiri rapat.
• Mempersiapkan pembawa acara atau master of ceremony (MC), moderator, notulis rapat, operator perlengkapan, penerima tamu dan yang bertugas melayani (2 hari sebelum hari H pelaksanaan rapat).
• Mempersiapkan ruang rapat beserta perlengkapannya (ruang rapat yang bersih dan sudah ditata dengan baik, posisi tempat duduk peserta rapat sudah disiapkan sesuai jumlah peserta rapat yang akan hadir, komputer/laptop, printer, white board/papan tulis, proyektor slide/infokus, layar proyektor slide, soundsistem, microphone, kipas angin/Air Conditioning (AC), lampu penerangan ruangan dan perlengkapan lainnya dalam kondisi baik dan dapat dipergunakan serta kamar mandi yang bersih, dimana 1 hari sebelum hari H pelaksanaan rapat, ruang rapat beserta perlengkapannya telah siap untuk dipergunakan.
• Melakukan pemesanan makanan dan minuman rapat (kopi/teh, snack, makan siang/malam) kepada pengusaha penyedia makanan dan minuman 2 hari sebelum hari H pelaksanaan rapat dan makanan/ minuman yang telah dipesan sudah harus sampai di lokasi rapat 30 menit sebelum rapat dimulai, untuk penyajian makanan dan minuman ringan (snack/kue/roti, kopi/teh dan air mineral) harus dalam kondisi baik dan higenis tidak kadaluarsa (expired date), dan untuk penyajian makan siang atau makan malam sudah harus sampai di lokasi rapat  30 menit sebelum rapat ditutup.

B. Pada saat pelaksanaan rapat

1. Penyelenggara rapat sudah harus hadir di ruang rapat/pertemuan paling lambat 1 Jam sebelum rapat dimulai untuk mengecek kembali kondisi ruangan beserta perlengkapannya.
2. Menyajikan makanan dan minuman ringan (snack, kopi/teh dan air mineral) di meja rapat 20 menit sebelum rapat dimulai.
3. Peserta rapat sudah harus hadir di lokasi rapat/pertemuan 30 menit sebelum rapat dimulai untuk menandatangani daftar hadir dan menyerahkan surat perintah tugas dari pimpinannya (apabila ditugaskan untuk mewakili pimpinannya), untuk selanjutnya penerima tamu memandu peserta rapat ke tempat duduk yang telah ditentukan.
4. Tepat pada jam yang telah ditentukan sesuai surat undangan rapat, pembawa acara atau master of ceremony (MC) sudah harus membuka rapat dengan ucapan selamat datang dan sekaligus membacakan tertib acara rapat serta memandu setiap tahapan acara.
5. Untuk meningkatkan rasa kecintaan kepada Bangsa dan Negara, sebaiknya menyanyikan lagu Indonesia Raya adalah suatu kewajiban dalam setiap rapat/pertemuan.
6. Supaya rapat/pertemuan diberkati Tuhan, sebaiknya berdoa terlebih dahulu sebelum rapat dimulai adalah suatu kewajiban dalam dalam setiap rapat/pertemuan.
7. Laporan pimpinan penyelenggara rapat adalah laporan dari pimpinan penyelenggara rapat kepada pimpinan rapat tentang topik pembahasan, dasar pelaksanaan acara, maksud dan tujuan pelaksanaan rapat dan kondisi kehadiran peserta rapat (supaya disebutkan peserta rapat yang telah hadir berdasarkan daftar hadir rapat).
8. Bimbingan/arahan dari pimpinan rapat
9. Pimpinan penyelenggara rapat memberikan presentasi/pemaparan tentang pokok persoalan, fakta, data dan aturan/ketentuan yang terkait dengan permasalahan (Bila perlu ditampilkan foto visual atau video kondisi permasalahan yang dihadapi pada proyektor slide).
10. Selanjutnya pada sesi tanya jawab, moderator memandu sesi ini untuk memberikan kesempatan kepada seluruh peserta rapat yang hadir guna menyampaikan saran, pendapat atau masukan sebagai solusi terkait permasalahan yang dihadapi.
11. Pada saat rapat, notulis harus mencatat semua saran, pendapat atau masukan dari peserta rapat dan notulen rapat dibacakan mana tahu ada yang saran, pendapat atau masukan  yang belum terakomodir dan apabila notulen rapat sudah sempurna maka notulen rapat sudah bisa ditandatangani oleh seluruh peserta rapat dan difotocopy dan untuk selanjutnya disampaikan kepada peserta rapat. Notulen rapat harus memuat peran dan tugas yang harus dilaksanakan oleh peserta rapat/instansi untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi sekaligus sebagai dasar hukum yang mengikat bagi seluruh peserta rapat/instansi untuk ditanggungjawabi.
12. Pimpinan rapat menutup rapat.
13. Pembawa acara atau master of ceremony (MC) menyampaikan ucapan terima kasih dan apabila disediakan makan siang/makan malam supaya diberitahukan kepada peserta rapat dengan dimulai berdoa makan terlebih dahulu.

C. Pasca pelaksanaan rapat

1. Bila peserta rapat adalah orang yang ditugaskan untuk mengikuti rapat maka wajib orang yang bersangkutan melaporkan hasil rapat/notulen rapat pada kesempatan pertama dan mohon petunjuk dari pimpinannya untuk ditindaklanjuti.
2. Bila peserta rapat adalah pimpinan instansi maka hasil rapat/notulen rapat harus diinformasikan kepada bawahannya supaya segera ditindaklanjuti.
3. Penyelenggara rapat melakukan evaluasi secara periodik terhadap tindak lanjut hasil rapat dan berkoordinasi intensif dengan peserta rapat/instansi yang diundang pada saat rapat untuk penyelesaian permasalahan yang dihadapi. Bila perlu, dilakukan monitoring lapangan untuk memastikan hasil rapat telah ditinndaklanjuti.
4. Melaporkan hasil evaluasi tindak lanjut rapat kepada pimpinan secara periodik sampai permasalahan dapat terselesaikan.

Selain sebagaimana disebutkan di atas, untuk mewujudkan rapat/pertemuan berkualitas, peserta rapat juga harus mematuhi aturan dan etika di dalam rapat, antara lain:

a. Pada saat rapat belum dimulai :

• Sebaiknya peserta rapat yang menghadiri rapat adalah orang yang memiliki kapasitas dan kompetensi serta bertanggung jawab secara jabatan untuk memberikan saran, pendapat dan masukan atas solusi untuk suatu permasalahan.
• Setelah mempelajari bahan rapat yang telah disampaikan sebelumnya, buatlah catatan di agenda pribadi terkait saran, pendapat atau masukan yang akan disampaikan pada saat rapat sehingga diharapkan saran, pendapat atau masukan yang akan disampaikan adalah saran, pendapat atau masukan yang terbaik sesuai ketentuan yang berlaku dan dapat dipertanggungjawabkan.
• Berlatih berbicara terlebih dahulu di rumah untuk menyampaikan saran, pendapat dan masukan
• Dilarang masuk ke dalam ruangan rapat tanpa mengisi daftar hadir rapat dan menyerahkan surat perintah tugas dari pimpinannya (apabila ditugaskan untuk mewakili) atau menunjukkan undangan rapat (untuk rapat/pertemuan di luar pemerintahan)
• Dilarang mengenakan pakaian dan atribut yang tidak sesuai dengan ketentuan di dalam surat undangan rapat
• Handphone dinonaktifkan dan ditempatkan untuk sementara waktu di meja penerima tamu dengan diberi label sesuai nomor daftar hadir.
• Dilarang duduk di tempat yang bukan tempat duduknya tapi duduklah pada tempat yang telah ditentukan
• Dilarang mengambil snack/kue, kopi/teh dan air mineral dari meja peserta rapat lain
• Dilarang keluar masuk ruang rapat
• Dilarang merokok
• Dilarang mengoperasionalkan tablet dan laptop kecuali bagi peserta rapat yang diminta untuk melakukan presentasi.

b. Pada saat rapat sedang berlangsung :

• Berdirilah pada saat pimpinan rapat memasuki ruang rapat sebagai pertanda kita menghormati pimpinan rapat
• Dilarang keluar dari ruang rapat tanpa ijin dari pimpinan rapat untuk buang air kecil paling lama 5 menit.
• Dilarang meninggalkan rapat tanpa ijin dari pimpinan rapat tanpa suatu alasan yang dapat diterima.
• Dilarang merokok
• Dilarang berbicara bila tidak diminta oleh pimpinan rapat dan moderator
• Dilarang membuat gerakan tubuh yang mengganggu pelaksanaan rapat (menggoyang-goyangkan kaki, menggerak-gerakkan jari-jari tangan di meja dan lain sebagainya)
• Dilarang memotong pembicaraan peserta rapat lain
• Dilarang mengucapkan kata-kata yang tidak sopan
• Dilarang merendahkan/menghina peserta rapat lain
• Dilarang mengganggu peserta rapat apalagi yang sedang diberi kesempatan untuk berbicara
• Dilarang mengeluarkan suara mengunyah pada saat makan dan minum di ruang rapat
• Dilarang menyajikan makanan dan minuman pada saat rapat
• Pandanglah kepada setiap peserta rapat yang sedang berbicara (sebagai tanda kita menghargai orang sedang berbicara)
• Pada saat memberikan bimbingan dan arahan sebaiknya pimpinan rapat fokus pada konteks permasalahan yang sedang dibahas tidak membahas permasalahan lainnya apalagi yang tidak berhubungan dengan konteks permasalahan guna mempergunakan waktu sebaik-baiknya.
• Pada saat pimpinan rapat sedang berbicara, janganlah kita makan dan minum (hal ini menunjukkan kita tidak menghargai pimpinan rapat)
• Pada saat diberi kesempatan untuk menyampaikan saran, pendapat atau masukan, ucapkanlah terima kasih kepada pimpinan rapat.
• Apabila kita adalah orang yang ditugaskan untuk mengikuti rapat bukan pimpinan kita yang seharusnya mengikuti rapat maka ucapkanlah permohonan maaf pimpinan tidak bisa menghadiri rapat karena ada suatu tugas yang tidak dapat ditinggalkan atau alasan lainnya yang bisa diterima (menunjukkan bukti pimpinan kita menghargai rapat tersebut).
• Pada saat berbicara, pergunakanlah Bahasa Indonesia yang baik dan benar serta mudah dimengerti peserta rapat lainnya.
• Bila perlu, bukalah catatan pada agenda pribadi dan bacakan saran, pendapat atau masukan yang telah dibuat sebelumnya.
• Setelah seluruh peserta rapat memberikan saran, pendapat atau masukan dan pimpinan rapat masih memberikan kesempatan untuk berbicara kepada peserta rapat maka pergunakanlah kesempatan tersebut dengan sebaik-baiknya untuk memperjelas atau menambahkan saran, pendapat atau masukan sebelumnya.
• Dilarang memberikan saran, pendapat atau masukan setelah rapat ditutup oleh pimpinan rapat
• Berdirilah pada saat pimpinan rapat meninggalkan ruang rapat sebagai pertanda kita menghormati pimpinan rapat.

Itulah beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh penyelenggara rapat, pimpinan rapat, peserta rapat, moderator, notulis rapat dan pihak lainnya pemerhati rapat agar terwujud rapat yang berkualitas untuk menghasilkan solusi yang tepat atas permasalahan yang dihadapi. Semoga bermanfaat.