Seberapa sering kita melupakan hal-hal kecil seperti lupa mematikan lampu, meletakkan barang kembali pada tempatnya, meletakkan sepatu di rak yang tersedia, mengembalikan barang yang kita pinjam sesegera mungkin, mengucapkan kata maaf jika kita merasa ada perilaku yang kurang berkenan, mengucapkan kata terima kasih apabila diberikan pertolongan oleh orang lain, dan masih banyak lagi. Terlihat sangat sepele dan perilaku kecil yang tiada artinya, tapi ternyata justru dari hal-hal kecil ini akan menghambat kemajuan dan kesuksesan seseorang di masa yang akan datang, apalagi jika perilaku negatif ini dilakukan secara terus-menerus maka sudah pasti akan memunculkan kebiasaan buruk yang akan merugikan dirinya sendiri dan orang disekitarnya serta perusahaan di tempatnya bekerja.
Setidaknya, itu salah satu poin yang saya tangkap ketika menghadiri acara Coverage Peluncuran Buku "Perubahan Tiada Henti, 25 tahun perjalanan QCC Toyota Indonesia" yang di tulis oleh Joice Tauris Santi, bersama Toyota Indonesia dan Kompasiana, bertempat di Gedung Kompas Gramedia 16 Agustus 2016 lalu. Dalam sesi bincang dengan beberapa narasumber diungkapkan fakta bahwa salah satu poin yang menyumbangkan keberhasilan QCC di lingkungan Toyota Indonesia adalah adanya aspresiasi terhadap perubahan se kecil apapun asalkan bernilai positif dan berpotensi untuk kemajuan baik untuk diri pribadi karyawan itu sendiri maupun untuk perusahaan. Menariknya, dalam penerapan standar QCC di beberapa negara termasuk di Indonesia adalah hasil olahan dari budaya Kaizen yang diperkaya dengan nilai-nilai kearifan lokal yang ada di negara tersebut, termasuk di Indonesia. Dari acara ini setidaknya ada beberapa poin penting yang diketahui, yaitu apa itu budaya Kaizen, bagaimana standar QCC itu sendiri di lingkungan Toyota Indonesia, serta bagaimana Toyota Indonesia menginspirasi bangsa Indonesia untuk memperbaiki kualitas sumber daya manusia untuk mencapai standar kehidupan yang lebih baik lagi di masa depan.
Sekilas Memahami Apa Itu Budaya Kaizen
Masaaki Imai, seorang penulis buku Kaizen yang sangat terkenal mendefinisikan Kaizen sebagai suatu antusiasme atau jiwa untuk terus-menerus membuat lebih baik dari apa yang telah di capai. Adapun perbaikan tersebut bersifat tahapan-tahapan kecil dengan biaya rendah serta merupakan perbaikan berjangka panjang yang berkesinambungan. Dengan kata lain, filosofi Kaizen menekankan kepada perbaikan yang dilakukan secara terus-menerus untuk selalu menciptakan atau memperbaiki apa yang sudah dihasilkan agar menjadi lebih sempurna lagi di masa yang akan datang. Pada perusahaan, Kaizen didefisinikan sebagai sebuah sistem perbaikan terus-menerus pada kualitas, teknologi, proses, budaya perusahaan, produktivitas, keselamatan, dan kepemimpinan. Dalam bahasa praktisnya, Kaizen diterapkan diperusahaan dengan menggunakan perangkat kendali mutu yang di kenal dengan nama Quality Control Circle (QCC) yang menggunakan 8 steps dan tools, dan perangkat kendali mutu inilah yang sejak pertama kali Toyota didirikan hingga akhirnya memiliki anak perusahaan di beberapa negara termasuk di Indonesia dijadikan pedoman atau standar untuk meningkatkan kompetensi sumber daya manusianya.
Seperti yang diungkapkan oleh Warih Andang Tjahjono, Wakil Presiden Direktur PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN), bahwa "ide-ide perbaikan dalam Kaizen mungkin saja bukan ide-ide besar yang dapat mengubah keadaan secara drastis. Banyak ide kecil, ide sederhana yang digulirkan secara terus-menerus akhirnya dapat membawa perubahan besar. Proses dan semangat Kaizen yang terus-menerus ini pada jangka panjang membuahkan banyak sekali perbaikan." Dengan kata lain, Kaizen merupakan sebuah semangat untuk terus melakukan perubahan ke arah perbaikan, meskipun skala kecil namun jika dilakukan secara konsisten dan berkesinambungan, maka sudah pasti akan membawa suatu perubahan yang besar. Bayangkan, jika satu karyawan menerapkan semangat Kaizen ini secara berkesinambungan, dan dalam perusahaan terdapat lebih dari 1000 karyawan, maka satu perbaikan kecil akan tercipta perbaikan yang lebih besar dengan kekuatan yang maha dahsyat. Dalam penerapan Kaizen di perusahaan mencakup beberapa hal seperti :
- Dalam manajemen, Kaizen memiliki dua fungsi utama, yaitu pemeliharaan dan perbaikan.Â
- Kaizen juga sangat berhubungan erat dengan komitmen terhadap kualitas di mana Kaizen menempatkan kualitas pada urutan atau prioritas tertinggi. Adapun kualitas yang dimaksudkan di sini adalah secara keseluruhan, mulai dari perencanaan, produksi, hingga pelayanan setelah produk tersebut sampai di tangan konsumen.
- Kaizen menaruh harapan yang sangat tinggi terhadap proses, di mana budaya Kaizen percaya bahwa proses yang baik akan menghasilkan produk yang baik pula.
- Penerapan Kaizen dalam siklus yang terdiri dari rencana (Plan), lakukan (Do), Periksa (Check), dan Tindak (Act). Adapun penerapan siklus PDCA ini di selingi juga siklus Standarize-Do-Check-Act (SDCA).
Lantas mengapa mengadopsi budaya Kaizen sangat penting dalam perusahaan, apalagi untuk perusahaan sebesar Toyota? Karena hal ini sangat berkaitan dengan komitmen untuk menjaga mutu atau kualitas produk yang dihasilkan dalam jangka panjang, persis seperti yang diungkapkan dalam buku 25 tahun perjalanan QCC Toyota Indonesia, bahwa urusan menjaga mutu tidak hanya merupakan tanggung jawab manajemen atau tanggung jawab sebagian orang saja. Menjaga mutu merupakan tanggung jawab bersama, tanggung jawab semua karyawan Toyota. Upaya menjaga mutu ini di mulai dengan membangun kesadaran dan tanggung jawab bersama (bagian terakhir Bab I).
Standar QCC (Quality Control Circle) Di Lingkungan Toyota Indonesia
Untuk diketahui, Toyota Indonesia saat ini beroperasi di Indonesia melalui dua perusahaan, yaitu PT. Toyota Astra Motor (TAM) dan PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN), yang merupakan Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) terbesar di Indonesia hingga kini. Hingga detik ini, Toyota Indonesia merupakan salah satu produsen kendaraan bermotor yang sangat laris di pasaran dengan berbagai merek dan jenisnya. Konsumen yang antusias setiap kali Toyota mengeluarkan varian terbaru tidak hanya datang dari kalangan menengah ke atas semata, namun juga dari kalangan menengah ke bawah. Kenyataan ini menunjukkan betapa kualitas produksi Toyota Indonesia selama puluhan tahun tetap di minati semua kalangan masyarakat, tidak perduli semakin canggih dan majunya teknologi dari tahun ke tahun. Tidak salah jika berbagai sumber menyebutkan bahwa di Indonesia, Toyota menguasai pangsa pasar ekspor sekitar 90 persen. Bahkan, di semester pertama tahun 2015 lalu Gabungan Industri Kendaraan Bermotor Indonesia (GAIKINDO) merilis data bahwa Toyota Indonesia berkontribusi 85,5% persen terhadap total ekspor Completely Bulid Up (CBU) secara nasional.
Atas pencapaian ini, rasanya tidak berlebihan jika di 25 tahun perjalanan QCC Toyota Indonesia, pihak Toyota Indonesia merayakannya dengan berbagi inspirasi melalui buku "Perubahan Tiada Henti," yang di tulis oleh Joice Tauris Santi, penulis sekaligus jurnalis Kompas.Â
QCC sendiri tidak hanya diterapkan di Indonesia saja, melainkan juga di beberapa negara, berpadu dengan budaya dan kearifan lokal negara tersebut, QCC sukses tidak hanya menjadi value atau nilai baru untuk diterapkan dalam membangun sumber daya manusia di lingkungan perusahaan belaka, namun juga memunculkan energi atau semangat baru untuk selalu melakukan perbaikan kualitas mutu secara berkesinambungan demi menghasilkan produksi terbaik. Dalam pelaksanaannya, QCC tidak hanya dilakukan pihak manajemen untuk memperbaiki mutu sumber daya manusia dan kualitas hasil produksi, tapi semangat QCC ditumbuhkan menjadi value atau standar yang timbul atas kesadaran karyawan itu sendiri. Atau dengan kata lain, semangat QCC tidak hanya menjadi pedoman value perusahaan semata, namun untuk diri pribadi setiap karyawan, karena Toyota Indonesia percaya bahwa untuk menghasilkan produk yang berkualitas terlebih dahulu harus membangun sumber daya manusia yang berkualitas hebat.
Untuk alasan itulah, QCC sangat fokus pada upaya untuk meningkatkan partisipasi karyawan, perbaikan lingkungan kerja, membangun komunikasi yang harmonis antar karyawan, dan masalah-masalah kecil lainnya, yang sebenarnya justru menjadi poin penting untuk meningkatkan kenyamanan bekerja hingga akhirnya karyawan bisa menghasilkan produk yang berkualitas. Dalam pelaksanaannya, QCC sangat fokus pada pengembangan secara detail sehingga dibentuklah kelompok kecil di masing-masing unit kerja dan secara sukarela atas kesadaran sendiri melakukan berbagai macam perbaikan juga aktivitas pengendalian mutu. Adapun kelompok QCC ini memiliki beberapa ciri yang menonjol, yaitu beranggota sangat terbatas, melakukan aktivitas berkesinambungan, seluruh anggota wajib berpartisipasi, menggunakan metode QC (Quality Control), pengembangan secara mandiri, menggali kreativitas setiap anggota, dan merupakan bagian dari aktivitas pengembangan mutu perusahaan atau Total Quality Management (TQM)>
