Bagaimana Cara Membuat Rapat Menjadi Lebih Efektif?

Dalam sebulan terakhir, berapa kali Anda terlibat di dalam rapat? 

Apakah Anda merasa bahwa rapat yang Anda ikuti atau selenggarakan itu ada hasilnya? 

Antara lain, ada informasi penting atau baru  yang disampaikan, ada keputusan bersama yang dicapai, ada masalah yang dipecahkan, atau ada perjanjian yang berhasil ditandatangani? 

Dan, waktu yang digunakan benar-benar efektif?

Ngobrol Ngalor-ngidul?

Jika Anda mengatakan 'ya' terhadap pertanyaan itu, bisa diyakini bahwa rapat (meeting) yang Anda ikuti atau laksanakan memang efektif. 

Rapat yang efektif adalah rapat yang mencapai tujuannya, tidak sekadar menghabiskan waktu percuma.

Pada suatu kesempatan saya pernah mendengar salah seorang sahabat mengeluh bahwa di instansinya sering ada rapat. Akan tetapi, menurutnya, terkadang rapat yang dilakukan itu sama sekali tidak penting, tidak bedanya dengan ngobrol ngalor-ngidul.

"Saya sering kesal, karena rapat yang nggak jelas itu hanya membuang-buang waktu. Ada banyak pekerjaan yang sebenarnya bisa saya selesaikan, tetapi waktu saya akhirnya terbuang sia-sia di dalam rapat yang tiada juntrungnya itu," keluhnya.

Sehubungan dengan hal itu, setiap kali akan menyelenggarakan rapat, hendaknya diperhatikan dan dipersiapkan beberapa hal penting yang berkenaan dengannya.