Pada operasional sebuah perusahaan, tak bisa lepas dari pengadaan barang dan jasa atau procurement. Sayangnya mayoritas perusahaan masih melakukan procurement secara konvensional yang memerlukan prosedur cukup rumit dan memakan banyak waktu. Sebagai gambaran dari proses procurement secara konvensional, ada beberapa prosedur yang harus dijalankan oleh perusahaan.
Pertama, tentunya harus mengidentifikasi kebutuhan apa saja yang diperlukan. Selepas itu barulah menentukan vendor. Dalam menentukan vendor yang akan digunakan, biasanya perusahaan memerlukan dua atau tiga vendor sebagai pembanding. Setelah vendor ditentukan, kemudian membuat purchase order (order pembelian) dan memonitor barang/jasa yang dipesan. Vendor akan mengirimkan invoice kepada pembeli yang harus diverifikasi untuk kemudian dilakukan pembayaran.
Kenyataan yang terjadi di lapangan dalam proses procurement tidaklah semudah membalikkan telapak tangan. Banyak sekali kendala dan masalah yang dihadapi perusahaan dalam proses pengadaan barang dan jasa secara konvensional. Selain itu terdapat celah yang bisa dimanfaatkan pihak yang tidak bertanggung jawab, misalnya saja melakukan mark up harga produk karena kurangnya transparansi dalam procurement.
Kendala yang lain bisa berasal dari pihak vendor yang dinilai kurang kompeten dan tidak berkualitas. Belum lagi perusahaan masih dipusingkan dengan memilih vendor yang tepat dan negosiasi harga yang memakan waktu. Pengadaan barang dan jasa yang dilakukan secara konvensional memiliki tingkat transparansi yang rendah, rawan tehadap potensi ketidakpatuhan dan penyimpangan. Selain itu juga berpeluang besar terjadi korupsi.
Saatnya Beralih ke E-procurement, Pengadaan Barang dan Jasa Secara Online
Perlahan, perusahaan mulai meninggalkan proses pengadaan barang dan jasa secara konvensional. Hal ini dilakukan untuk mengurangi atau menghindari kerugian baik finansial maupun nonfinansial yang terjadi dalam procurement secara manual. E-procurement bisa menjadi solusi yang terbaik. Dengan beralih ke e-procurement, maka pengadaan barang dan jasa bisa lebih efektif dan efisien.
E-procurement merupakan metode pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan menggunakan internet sebagai sarana informasi dan komunikasi. Dengan cara ini, ada beberapa keunggulan yang ditawarkan sekaligus mengatasi kelemahan yang terjadi pada procurement konvensional.
E-procurement dinilai lebih praktis, terintegrasi online, lebih efisien dan efektif. Keuntungan lain berpindah ke e-procurement adalah menekan biaya yang dikeluarkan untuk pembuatan dokumen-dokumen fisik, pengeluaran yang transparan, meningkatkan produktivitas karena dapat menghemat waktu dibanding pengadaan konvensional, meminimalisir dokumen fisik (tak ada lagi kasus dokumen yang hilang, tertumpuk atau terbawa orang lain), mempermudah transaksi mulai dari proses pembelian hingga pengiriman.
Menggunakan e-procurement untuk keperluan pengadaan barang dan jasa dalam sebuah perusahaan merupakan langkah yang cerdas. Bagi perusahaan, hal ini merupakan salah satu faktor yang dapat mendongkrak performa dan mengatasi kendala dan masalah yang seharusnya tidak ada lagi. Kemudian bagi tim procurement, sistem pengadaan dengan cara ini dipastikan lebih mudah dan praktis sehingga beban kerja menjadi lebih sedikit.
Mbizmarket, Solusi Total E-Procurement
Lambat laun e-procurement semakin diminati karena memberikan dampak yang signifikan. Terlebih lagi ditunjang dengan perkembangan internet yang semakin pesat. Salah satu platform digital yang menjadi pelopor dalam bidang e-procurement adalah Mbizmarket. Platform ini akan mempertemukan antara customer dan vendor dalam sebuah sistem.
Mbizmarket merupakan situs b2b marketplace untuk belanja perusahaan yang secara khusus menyediakan solusi total terhadap berbagai hambatan dan permasalahan besar yang terjadi dalam procurement konvensional. Layanan Mbizmarket menghadirkan solusi total e-procurement yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.
Mbizmarket telah dilengkapi dengan sistem persetujuan online, strategi, inisiatif dan kreativitas yang terintegrasi untuk menghadirkan efisiensi tinggi dalam bertransaksi online. Selain itu, juga menawarkan harga yang kompetitif dan transparan melalui sistem pembayaran yang bisa dilakukan dari mana dan kapan saja. Seluruh transaksi akan tercatat secara aman dan siap digunakan untuk keperluan pelaporan perusahaan yang transparan dan akuntabel. Ada pula dukungan tim dengan kapabilitas dan penguasaan yang mumpuni di beragam bidang terkait dalam pengadaan barang dan jasa.
Beragam manfaat yang dihadirkan oleh Mbizmarket antara lain proses transparansi yang menjamin semua data dapat dilacak dan diaudit, tersedianya fasilitas untuk membantu dalam penilaian dan analisa pembelanjaan, proses pengadaan yang lebih sederhana dan tidak kompleks, pengelolaan vendor melalui satu pintu melalui One-gateway Vendor Management, tersedianya akses ke pakar-pakar terkait, efisiensi dan optimalisasi SDM.
Melalui keunggulan ini, Mbizmarket mampu memberikan solusi yang dapat mengurai kompleksitas disetiap proses pengadaan barang dan jasa. Sekaligus berkontribusi dalam menyelenggarakan pengadaan barang dan jasa yang mudah, cepat, memenuhi segala persyaratan dan legalitas dan dapat dipertanggungjawabkan. Sehingga bisnis dapat terus berlangsung, kian produktif, dan dapat terhindar dari kerugian finansial maupun non-finansial yang disebabkan oleh proses pengadaan barang dan jasa yang tidak benar.
Keunggulan Mbizmarket Sebagai Solusi E-procurement
Secara lebih spesifik, berikut ini ada beberapa keunggulan Mbizmarket yang membuatnya layak dinobatkan sebagai solusi total e-procurement:
Pertama, aman dan andal. Keamanan menjadi hal yang sangat vital dalam aktivitas yang melibatkan transaksi keuangan. Mbizmarket menyediakan fitur progress bar dimana pengguna dapat melacak setiap tahapan transaksi dengan jelas dan mudah. Sedangkan bagi pelanggan, platform ini menyediakan jaminan dalam hal pengadaan barang dan jasa . Hal ini dapat dilihat dari status pesanan otomatis dan pelacakan yang terstruktur.
Kedua, transparan. Mbizmarket mampu memberikan transparansi baik bagi pelanggan maupun vendor. Bagi pelanggan, hal ini terwujud dalam kehadiran dokumentasi transaksi yang menyeluruh. Melalui dokumentasi yang transparan, pelanggan dapat mengecek lebih lanjut pengadaan barang dan jasa yang telah dilakukan. Sementara bagi vendor yang tergabung di platform Mbizmarket, siap untuk diaudit kapan saja. Dokumentasi yang lengkap terkait e-procurement yang telah berlangsung bisa dilacak dengan mudah dan cepat. Tidak ada kerumitan karena harus mempersiapkan dokumen yang kadang kala tidak siap setiap saat.
Ketiga, multi login. Dengan kehadiran fitur ini, beberapa orang bisa login ke akun yang sama di mana saja dan kapan saja. Baik bagi finance, tim procurement, maupun pihak yang berwenang menyetujui pengajuan tersebut, semua bisa mengakses akun dengan mudah. Metode ini memangkas prosedur yang rumit yang biasanya memakan waktu dan tenaga ketika memesan barang atau jasa.
Keempat, sederhana dan mudah. Dengan konsep yang sederhana dan mudah diakses, membuat pengguna baik pelanggan maupun vendor dapat melakukan transaksi tanpa harus mengalami kerumitan apa pun dan tanpa proses yang bertele-tele. Pelanggan hanya perlu melewati 5 langkah penting, yaitu pembelian produk, pembuatan RFQ and Quotation, persetujuan PR, pengiriman dan penagihan, serta pembayaran.
Lima, tanpa hambatan. Kehadiran Mbizmarket memungkinan pelanggan dan vendor menikmati layanan tanpa hambatan. Hal ini dimungkinkan dengan adanya fitur integrasi secara online pada Mbizmarket. Selain itu, ada pengingat yang berlangsung secara otomatis.
Dengan mbizmarket, customer dapat memilih produk dan jasa yang telah tersedia dari puluhan ribu Stock Keeping Unit (SKU) melalui sebuah katalog online. Customer juga dimudahkan dalam mengatur dokumen yang berhubungan dengan administrasi keuangan. Mbizmarket juga memastikan barang tiba di lokasi customer dengan aman dan tepat waktu. Semua proses procurement dilakukan dengan cara digitalisasi memiliki dampak terhadap efisiensi dan transparansi.
Mbizmarket Jangkau Perusahaan Berbagai Skala Termasuk UMKM
Mbizmarket bisa dimanfaatkan secara gratis oleh perusahaan-perusahaan dari berbagai skala, mulai dari enterprise hingga UMKM untuk mendigitalisasi proses pengadaan barang dan jasa sehingga menjadi transparan dan akuntabel. Berdasarkan kajian Mbiz, transparansi, akuntabilitas, serta integritas dalam kegiatan total e-procurement menjadi kunci peningkatan efisiensi, produktivitas, kompetensi dan keberlanjutan bisnis.
Namun belum semua perusahaan terutama yang berskala menengah dan kecil dapat menerapkan e-procurement secara total karena terkendala biaya pengembangan sistem digital, sumber daya, dan penguasaan teknologi. Dengan Mbizmarket, penerapan e-procurement diharapkan dapat dirasakan manfaatnya oleh bisnis dari skala usaha yang makin luas, termasuk UMKM.
Sumber referensi:
