Mahasiswa Universitas Negeri Malang (UM) melaksanakan kegiatan pengabdian magang di Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kabupaten Malang. Anggota tim magang terdiri dari enam mahasiswa yang berasal dari Program Studi S1 Ilmu Perpustakaan dan sedang menempuh perkuliahan semester lima. Mahasiswa tersebut diantaranya adalah Nawwaf Faruq Adina Putra, Desilva Rosa Amanda, Dwi Anggita Puspita Rani, Liring Genta Sochayana, Salsabila Zahra Safira, dan Sultan Maulana Zulhaq. Selama kegiatan magang, mereka didampingi oleh Ibu Lidya Amalia R, S.Kom, M.Kom selaku Dosen Pembimbing. Tim ini melaksanakan kegiatan di Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kabupaten Malang pada bidang kearsipan.
Dalam pelaksanaan kegiatan magang masing-masing anggota kelompok dibagi dalam beberapa divisi yaitu seksi penanganan masalah dan pengendalian pertanahan, loket pengelolaan, dan seksi pengukuran dan pemetaan. Masing-masing tempat terdiri dari dua mahasiswa. Dari masing-masing pengerjaan tiap anggota tim memiliki persamaan yaitu mengenai kegiatan sistem pengolahan temu kembali berkas. Dalam pelaksanaan kegiatan tersebut ditemukan beberapa kendala yang dihadapi. “Ada beberapa kendala dalam mengelola arsip yang ada di sini, mulai dari banyaknya arsip yang dipinjam dan tidak kembali hingga hilangnya arsip. ”, jelas Anjala Manta Zaferi, seorang pegawai yang bekerja di bidang kearsipan gudang BPN Kabupaten Malang.
Berdasarkan kendala yang dialami oleh para pegawai dalam temu kembali arsip, maka dapat disimpulkan bahwa berkas sistem input dan output berkas masih kurang efektif. Terlepas dari hal itu, berdasarkan hasil kegiatan pengabdian magang yang dilaksanakan oleh mahasiswa UM ditemukan bahwa Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Malang telah menangani permasalahan tersebut dengan memperbaiki sistem pengelolaan berkas mereka (input dan output). Pengelolaan berkas dapat diakses pada web atau aplikasi komputerisasi kegiatan pertanahan.
“Berkas yang masuk dan keluar akan terdaftar pada web kantor atau aplikasi KKP 2 agar identitas berkas tetap ada semisal berkas hilang. Lalu untuk berkas yang dipinjam akan dibuatkan berita acara yang selanjutnya akan didisposisikan kepada atasan.” Ujar Anjala Manta Zaferi “Penyimpanan berkas selanjutnya akan disesuaikan berdasarkan masing-masing kecamatan dengan jumlah 100 berkas per folder arsip dan diurutkan berdasarkan tahunnya” lanjutnya.
Berdasarkan pernyataan tersebut dapat diketahui bahwa Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Malang telah menemukan solusi yang efektif terkait permasalahan yang mereka hadapi terkait sistem pengelolaan temu Kembali. Untuk kedepannya semoga Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Malang dapat terus mempertahankan sistem pengelolaan arsipnya dengan lebih baik dan dapat mengembangkannya sesuai dengan standard ilmu kearsipan yang ada.
