Konsultan dapat dibutuhkan dan dilibatkan dalam setiap tahap seleksi sistem termasuk tahap penelusuran kebutuhan.
- Pengembangan visi
Pada tahap ini sudah harus bisa direfleksikan visi, misi, tujuan, lingkup pelayanan dari organisasi. Hal-hal ini harus mengidentifikasi bagaimana langkah pengembangan dari organisasi akan dapat meningkatkan pelayanan terhadap konsumen/klien (termasuk misalnya meningkatkan arti dan keakuratan data klien, peningkatan kualitas dan juga peningkatan kenyamanan kerja karyawan).
2) Pemahaman sistem yang ada
Dengan memahami keadaan tentang bagaimana saat ini proses pencatatan data, pemrosesan dan pendayagunaan informasinya bisa menjadi "starting point" dalam penelusuran kebutuhan.
Metode yang dapat digunakan untuk kebutuhan ini meliputi wawancara (dengan atau tanpa kuesioner) dan observasi terhadap kegiatan harian dalam lingkup yang akan dikembangkan.
Tujuan yang ingin dicapai dalam tahap ini adalah untuk mengetahui:
- Jenis informasi apa saja yang dibutuhkan oleh setiap pengguna
- Siapa saja yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh system
- Bagaimana informasi tersebut didayagunakan
- Di tingkat mana saja dan dalam konteks apa saja informasi tersebut dibutuhkan
- Media apa saja yang dibutuhkan dalam penangkapan data dan penyampaian informasinya.
3) Penentuan kebutuhan sistem
Salah satu teknik yang dapat digunakan untuk menentukan kebutuhan sistem adalah dengan interview terhadap staf dari setiap unit atau area kerja yang terkait. Interviewer harus menanyakan informasi apa saja yang dibutuhkan oleh unit tersebut dan apa yang diinginkan tapi tidak bersifat esensial (tidak harus ada). Hal yang "dibutuhkan" selanjutnya akan termasuk dalam kriteria necessary/mustsedangkan hal yang "diinginkan" akan termasuk dalam kriteria desired/wants.
Contoh informasi yang esensial tentang klien misalnya nama pasien, dokter yang merawat, dan informasi tentang asuransinya. Hal yang tidak dibutuhkan saat ini (wants) bisa ditelaah lagi apakah memang akan menjadi penting pada saat yang akan datang, misalnya penerapan teknologi pengenal suara/voice recognation.
Sebagai strategi lain dalam implementasi EHR, yaitu harus diantisipasi adanya kesalahan (error) yang mungkin terjadi, yakni error within dan error without.
The Errors Within (Intrinsic risk factors): Intrinsic risk factors are anticipated sources of errors, which are within the control of the information producer or user, include:
- Design: Proses disain mendefinisikan kebutuhan users, fungsi sistem dan alur kerja system
- Data; perlu adanya standarisasi (alur data)
- Deployment; ujicoba sistem baru
- Development; fase pengembangan konstruksi dan verifikasi disain system
- Detection; Deteksi kesalahan perlu dilakukan
