Pahami Dulu Beberapa Hal Ini, Sebelum Memutuskan Bekerja sebagai Purchasing Officer

Purchaser wajib memberikan kesempatan bagi potensial vendor tersebut, selain dari vendor existing yang selama ini telah men-supply material barang yang sama. Ini dimaksudkan agar semakin banyak pilihan vendor yang ada, akan memudahkan pihak purchaser sendiri, selain itu dengan semakin banyaknya pilihan vendor, akan membuat semakin competitive harga di antara vendor dengan sendirinya. Karena pihak vendor akan tetap menginginkan dan mempertahankan order yang selama ini didapat dari existing customer. 

Ini secara alamiah akan menguntungkan pihak purchaser, karena offerance yang ditawarkan ke pasar seakan "seorang gadis yang diperebutkan oleh banyak pemuda", dengan sendirinya kompetisi harga di antara vendor akan terjadi.

Penulis sedang melakukan pengecekan spesifikasi penawaran serta detil item quotation tahun 2019 di sebuah Perusahaan swasta (Dokumentasi pribadi)

Memastikan bersama pihak terkait, barang/jasa yang akan dibeli sudah sesuai spesifikasi teknis serta sesuai dengan kebutuhan Enduser
Penulis menekankan kepada purchaser, bahwa sebelum dilakukan release PO, sebaiknya pihak terkait seperti enduser sudah dipastikan approved pada spesifikasi penawaran yang diterima pihak purchaser. 

Sering kali seorang purchaser yang tidak berpengalaman menganggap remeh proses ini. Dikarenakan sering menganggap remeh, alhasil cenderung sembrono dan terburu-buru dalam membuat keputusan, sehingga tanpa sadar telah terjebak dalam pekerjaan sia-sia, karena jika ternyata material yang dibeli, memiliki spesifikasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan. 

Dalam hal seperti ini, suka atau tidak suka, warehouse dan user harus melakukan penolakan material barang yang dikirim oleh pihak vendor tersebut, tentu jika hal tersebut terjadi, bukan saja kerugian bagi pihak vendor, akan tetapi kerugian terjadi bagi seluruh pihak. 

Dari pihak vendor, sangat jelas bahwa vendor memiliki kerugian dari penolakan tersebut, karena biaya pengiriman sudah terlanjur dikeluarkan oleh pihak vendor, selain itu ongkos bongkar-muat, biaya-biaya tak terduga yang terjadi selama pengiriman berlangsung.

Selain itu dari sisi pihak enduser, kerugian terjadi dikarenakan terjadinya penundaan pemakaian material barang/parts, yang seharusnya di schedulekan pada waktu tertentu, terpaksa harus delay atau mundur pada waktu yang lebih lama. 

Bagaimana material itu merupakan material bahan baku utama? Tentu perhitungan akan jauh lebih besar lagi, dari mulai terhentinya jadwal produksi, delay pengiriman produk barang jadi akan pasti terjadi, karena terhentinya pasokan bahan baku utama, belum lagi claim yang akan diterima oleh pihak Perusahaan, yang mungkin akan ditempuh pihak customer (sebagai akibat delay pengiriman barang jadi).

Banyak potensi kerugian yang mungkin akan terjadi, sebagai akibat dari kesalahan yang tampak sepele, akan tetapi amat sangat menentukan bagi kelangsungan dan kerjasama pihak perusahaan dengan vendor, pihak perusahaan dengan customer dan banyak pihak lainnya. 

Maka dari pada itu, penulis menekankan penting proses check and recheck sebuah material terutama spesifikasinya, sebelum dilakukan proses lebih lanjut.