Pahami Dulu Beberapa Hal Ini, Sebelum Memutuskan Bekerja sebagai Purchasing Officer

Pada artikel ini, penulis ingin membagikan sedikit pengalaman penulis kepada para pembaca serta siapa pun yang tertarik dalam posisi purchaser dalam sebuah organisasi bisnis/perusahaan, guna membantu mereka untuk mengenali serta membantu pekerjaan seorang purchasing officer menghadapi beberapa kendala yang mungkin akan dihadapi.

Jabatan posisi purchasing officer adalah satu posisi yang bergengsi serta cukup riskan bagi mereka yang mengetahui peran serta tanggung jawab yang mesti mereka emban.

Sebagai contoh dalam sebuah organisasi bisnis perusahaan manufaktur, peran dari purchaser, sangat berperan dalam menurunkan cost perusahaan. Betapa tidak? 

Lumrah dalam organisasi bisnis seluruh pembelian bahan baku atau material, spare parts, material elektrikal, material tools dan seluruh kebutuhan yang harus dipenuhi, dari divisi-divisi yang ada dalam organisasi bisnis perusahaan manufaktur, sehingga perlu dilakukan melalui purchasing.

Penulis sedang berada di lokasi Project tahun 2020 (Dokumentasi pribadi)

Maka tidak mengherankan bahwa, dalam posisi sebagai seorang purchaser, Anda akan menerima beberapa tekanan/pressure, yang mungkin akan Anda hadapi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab tersebut. 

Beberapa ini adalah gambaran secara umum ruang lingkup pekerjaan dan tanggung-jawab seorang purchasing officer yang harus Anda ketahui serta dipahami secara baik, agar dapat menjalankan dengan baik, bertanggung jawab, akuntabel serta transparan antara lain:

Memastikan material request atau purchase request dari pihak enduser sudah disetujui oleh top manajemen
Hal yang utama adalah seorang purchaser adalah memastikan pengajuan material request disetujui terlebih dahulu pihak top manajemen, jika organisasi bisnis yang menggunakan sistem IT SAP, maka tanda sebuah material request telah di-approved atau tidak lain adalah dengan pengecekan inbox dalam personal in charge purchaser. Akan tetapi jika perusahaan tidak menggunakan sistem dalam operasionalnya, sebagai mana lumrahnya, maka seorang purchaser harus terlebih dahulu menerima form material yang sudah di-approved dan juga yang telah ditanda-tangani seluruh top manajemen. 

Manajemen di sini bukanlah seluruh kepala divisi atau departemen, akan tetapi sesuai dengan kebutuhan dan struktur organisasi bisnis yang sedang berjalan dalam sebuah perusahaan, seperti contoh seorang user dari unit maintenance misalnya.

Jka ia ingin mengajukan pembelian material parts atau tools yang menjadi keperluan kerjanya, maka ia harus membuat material request, yang harus ditanda-tangani oleh Kepala Unit Mekanik, Kepala Departemen Maintenance, kemudian Kepala Pabrik/Manajer Pabrik. 

Jadi sebuah material request benar telah di-approved, jika sudah disetujui oleh manajemen berdasarkan struktur garis lurus dari organisasi bisnis yang berlaku.

Negosiasi penawaran harga vendor (quotation vendor) yang telah dikirimkan kepada purchaser
Setelah material request dari pihak enduser diterima oleh pihak purchaser, atau jika sebuah organisasi bisnis menggunakan IT sistem dalam operasionalnya, contoh jika MR atau MRQ sudah di-approved oleh pihak manajemen, maka MR yang disetujui tersebut, akan masuk ke inbox dari purhaser.