Pada tulisan kali ini, penulis akan menyoroti organisasi bisnis atau perusahaan yang menggabungkan antara human resource atau sering disingkat HR dengan unit general affairs atau yang sering disingkat dengan GA. artikel ini sengaja penulis ketengahkan agar dapat menjadi pertimbangan bagi pihak-pihak yang berkepentingan, untuk dapat mempertimbangkan kembali struktur organisasi yang ada di dalam organisasi bisnisnya, agar dapat berjalan secara efektif, efisien serta mudah dalam pengukuran key performance index, dari divisi yang bersangkutan. tulisan ini hasil dari pengalaman penulis yang bekerja sebagai Personalia dan General Affairs Staff selama kurang lebih tiga tahun dan dibandingkan dengan pengalaman penulis yang sebelumnya bekerja di perusahaan yang berbeda. maka penulis mencoba untuk menggali sisi positif dan negatif dari kebijakan penggabungan kedua divisi tersebut di atas, berdasarkan pengalaman penulis.
Maka untuk memulainya penulis, akan membahasa terlebih dahulu apa itu Human Resources atau sering disingkat dengan HR, secara etimologi divisi tersebut berasal dari dua kata, yang kedua-duanya adalah nomina atau kata benda, khusus kata human bisa berbentuk adjektiva, bisa pula nomina, tergantung konteks kalimat yang akan digunakan, yang pertama adalah human yang bermakna manusia (Noun), bersifat manusiawi, insan (Adjective) sedangkan yang kedua adalah kata resource yakni bermakna sumber, kekayaan, kesempatan, cara, akal. Sedangkan secara terminologi human resources adalah  divisi HR ini memiliki fokus kerja untuk mengurus hal-hal yang berkaitan dengan individu yang ada dalam sebuah perusahaan. Di antaranya adalah hal yang berkaitan dengan SDM (Sumber Daya Manusia), mulai dari proses perekrutan, kebutuhan karyawan, administrasi, kewajiban dan hak karyawan serta semua hal yang berkaitan dengan SDM sebuah perusahaan. Adapun job description dari divisi ini terdiri dari :
- Planning & Recruitment/Hiring New Employee
Perencanaam sumber daya manusia (SDM) dan recruitment untuk organisasi bisnis, harus diperhatikan secara cermat dan seksama, selain karena berkaitan dengan struktur organisasi bisnis, akan tetapi berkaitan dengan cost yang akan ditimbulkan. Sebagai contoh misalnya, Departemen Produksi sebuah organisasi bisnis, membutuhkan pekerja baru yang dapat menghandle dan menutupi pekerjaan tertentu, sebagai akibat perkembangan perusahaan yang semakin cepat serta banyaknya order yang diterima oleh Perusahaan. Maka divisi HR perlu mereview dan menganalisa, bukan hanya saat ini akan tetapi jangka panjang bagi organisasi dan struktur organisasi bisnis seperti pertimbangan:
- Apakah perusahaan perlu dan urgent required melakukan recruitment karyawan baru? kenapa tidak dilakukan rotasi di internal divisi produksi, yang mampu melakukan tugas tersebut?
- Jika urgent dilakukan hiring karyawan baru, maka latar-belakang seperti apa yang dibutuhkan untuk tugas dan tanggung jawab tersebut? serta apakah tugas tersebut membutuhkan pengalaman yang sama? jika iya, berapa tahun yang dipersyaratkan dalam jabatan atau posisi tertentu?
- Apakah jika dilakukan recruitment karyawan baru, bagaimana jumlah karyawan yang ada saat ini? dan apakah jabatan atau posisi tersebut, harus tetap ada dalam struktur baru dalam organisasi bisnis? baik saat ini maupun di masa yang akan datang?
- Jika kebutuhan diketahui hanya temporary, itu artinya diperlukan recruitment karyawan contract? harial lepas? atau tetap? karena akan ada potensi order yang diterima perusahaan ini berlangsung cukup panjang. jika diputuskan contract type dalam recruitment karyawan, apa dasar hukum yang diperlukan? tata/aturan yang berlaku di negara organisasi bisnis menjalankan usahanya. maka jangan sampai jika sebuah organisasi bisnis atau perusahaan penanaman modal asing (PMA) memaksakan peraturan yang berlaku di negara pemodalnya, hal tersebut seorang HR Officer diharuskan menjelaskan dan mengkoordinasikan dengan top manajemen perihal peraturan dan perundang-undangan yang berlaku di negara operasi perusahaan.
Hal-hal tersebut di atas, disarankan HR divisi mempertimbangkan pertimbangan yang matang, tentang planning dan recruitment yang akan dijalankan sebuah organisasi bisnis atau perusahaan, guna menghindari miss atau kesalahan yang pada akhirnya merugikan kedua belah pihak, baik itu perusahaan sendiri maupun karyawan.
- Training Development
Tugas ini mutlak dilakukan oleh divisi HR, yakni dalam tugas dan tanggung jawab ini, merupakan bagian dari pengembangan karyawan di internal organisasi bisnis, sebagai usaha perusahaan meningkatkan kapasitas dan kapabilitas personel atau karyawannya. proses ini sebaiknya diatur sedemikian rupa, agar proses training ini dapat dicerna secara baik dan menyenangkan bagi pihak trainee. dan pihak trainer ini sebaiknya menggunakan waktu-waktu khusus di mana seorang karyawan tidak terbebani dengan tugas yang sedang berlangsung atau sedang dalam jam bekerja. sebagai contoh HR Trainer dapat menggunakan hari libur sebagai jadwal melakukan training development, dan sebagai kompensasinya, karyawan yang masuk dan mengikuti kegiatan training dapat dikategorikan dalam overtime, sehingga karyawan dengan senang hati menerima dan mengikuti kegiatan tersebut, selain dapat bermanfaat bagi personil karyawan, perusahaan juga dapat mensyaratkan kenaikan posisi atau jabatan tertentu dapat dilakukan, jika seorang karyawan telah mengikuti training-training yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan. Sebagai contoh jika seorang karyawan dipromosikan untuk posisi jabatan Procurement Manager, maka persyaratan yang berlaku di internal perusahaan antara lain:
- Karyawan harus menduduki posisi Staff Procurement/Staff Purchasing (Pada jabatan sebelum promosi)
- Karyawan harus mengikuti training Supply and Chain, Sourching Vendor & Mapping Vendor, Negotiation & Tender Skill yang diadakan oleh pihak internal Perusahaan, dibuktikan dengan sertifikat pelatihan yang diterbitkan secara resmi oleh HR Development.
- Karyawan tersebut harus bekerja di Perusahaan tersebut minimal empat tahun, pada jabatan yang sama/berkaitan dengan jabatan promosi.
- Karyawa tersebut, memiliki track and record penilaian minimal B (Baik) dalam tiga tahun terakhir, sehingga merit system berlaku dalam proses promosi dan demolisi seorang karyawan serta menghindari like and dislike dalam penentuan promosi dan demolisi jabatan.
Hal-hal tersebut dapat diaplikasikan oleh Team HR dalam menentukan persyaratan promosi yang berlaku di internal, sehingga dengan pertimbangan tersebut di atas, dapat berjalan merit system yang adil serta karyawan yang lain, dapat terus meningkatkan performancenya bagi perusahaan. karena sistem yang ada berjalan dengan sangat baik dan menghindari kecemburuan sosial antar karyawan.
- Evaluation Human Resources
Evaluasi dan penilaian karyawan mutlak sepenuhnya berada pada divisi HR, tentu dengan masukan dan saran dari pimpinan unit-unit terkecil dari organisasi bisnis perusahaan, seperti contoh jika seorang HR Officer melakukan penilaian karyawan unit logistik misalnya, maka divisi HR harus meminta review dan penilaian dari kepada logistik unit tempat karyawan bernaung dalam organisasi bisnis, adapun review yang diminta seperti kecakapan dan skill karyawan bersangkutan, etos kerja, kerjasama karyawan selama ini, performance dan penguasaan pekerjaan dan tanggung jawab karyawan dalam menyelesaikan masalah dan hal-hal teknis lain, yang mungkin divisi HR tidak melihat dan merasakan secara langsung.
Sedangkan penilaian dari divisi HR yang secara general berlaku adalah performa dari absensi karyawan, seperti tingkat dan persentase kehadiran kerja, selama setahun terakhir, jumlah karyawan tersebut jatuh sakit, kecelakaan kerja yang menimpa karyawan dalam satu tahun (jika ada), izin yang diambil selama satu tahun terakhir serta cuti tahunan, training-training serta outbond yang telah dilakukan, karyawan bersangkutan dan lain sebagainya. perpaduan data antara penilaian antara kepala unit atau departemen atau divisi di mana karyawan bernaung dan penilaian general HR tersebut, lebih mencerminkan performance yang mendekati dari sosok seorang Karyawan tersebut dan metode tersebut, sudah umum dipakai di organisasi bisnis baik dalam scoup kecil maupun scoup besar.
Adapun grade penilaian dalam sebuah organisasi bisnis bisa bermacam-macam, ada yang menggunakan skor numerik seperti penilaian angka 1 sampai 5, ada pula yang menggunakan penilaian huruf seperti skor penilaian A sampai D adapula perpaduan di antara keduanya, hal ini tergantung dari kebijakan masing-masing di internal divisi HR yang terpenting data tersebut mudah untuk diterjemahkan baik oleh pihak top manajemen dan karyawan yang bersangkutan.
