Seringkali kita memkasakan diri menjadi orang yang produktif, berusaha mengerjakan semua pekerjaan sekaligus dengan harapan selesai tepat waktu. Menjadi multitasking adalah cara yang dilakukan, namun akhirnya kita akan merasa sangat kewalahan dengan pekerjaan yang kita punya. Bukannya menjadi produktif, tetapi malah sebaliknya pekerjaan akan berantakan dan tidak mendapatkan hasil yang maksimal.
Ada berbagai cara dalam mengelola waktu yang kita punya agar pekerjaan-pekerjaan atau tugas-tugas yang kita punya dapat selesai dengan hasil terbaik, salah satunya dengan Eisenhower Matrix.
Eisenhower Matrix adalah sebuah bagan yang digunakan sebagai metode untuk menciptakan kerja yang produktif. Eisenhower Matrix---juga dikenal sebagai Kotak Eisenhower atau Matriks Penting---adalah kerangka kerja sederhana untuk memprioritaskan tugas-tugas dan mengelola beban kerja. Matriks ini diambil namanya dari Dwight D. Eisenhower, jenderal bintang lima dan presiden Amerika Serikat yang ke-34.
Beliau adalah presiden Amerika yang sukses karena beberapa program unggulannya, seperti penjelajahan angkasa oleh NASA dan pembangunan jalan tol penghubung negara-negara bagian. Eisenhower dikenal sebagai jendral yang sangat disiplin dan menjunjung tinggi integritas dan produktifitas kerja. Eisenhower dikenal karena tingkat produktivitasnya yang luar biasa, sebegitu tingginya sehingga pendekatannya atas penetapan tujuan dan manajemen waktu telah dipelajari secara komprehensif oleh banyak orang, salah satunya adalah Steven Covey. Dalam bukunya "The 7 Habits of Highly Effective People," Covey mengemas ulang ide-ide Eisenhower menjadi alat bantu sederhana untuk memprioritaskan tugas: Eisenhower Matrix.
Eisenhower Matrix juga dianggap bisa membuat pengambilan sebuah keputusan akan suatu pekerjaan menjadi lebih mudah. Matrix ini mempunyai 4 pendekatan, yaitu:
- Penting dan Mendesak, lakukan.
Di bagian ini, Anda dapat memasukkan hal-hal yang penting dan mendesak. Aktivitas yang terletak di kuadran ini harus diselesaikan hari itu juga. - Penting dan tidak mendesak, rencanakan.
Anda dapat memasukkan hal-hal yang penting dan tidak mendesak. Aktivitas yang terletak di kuadran ini tidak perlu diselesaikan hari itu juga, tetapi hasil dari perkerjaan tersebut dapat berdampak besar. Karena aktivitas ini tidak mendesak, Anda dapat menyusun rencana yang terbaik untuk membuat perkerjaan tersebut berhasil. - Tidak penting dan mendesak, delegasikan.
Aktivitas yang terletak pada pendekatan ini bersifat mendesak dan harus diselesaikan saat itu juga, tetapi bersifat tidak terlalu penting. Sehingga aktivitas ini bisa didelegasikan kepada rekan kerja untuk mengerjakan dan Anda kembali ke aktivitas yang bersifat penting. - Tidak penting dan tidak mendesak, tinggalkan.
Pada pendekatan ini berhasil atau tidaknya aktivas yang dilakukan tidak akan memberikan dampak yang besar bagi pekerjaan Anda dan aktivitas ini bersifat tidak mendesak sehingga bisa ditunda atau bahkan diabaikan.
Jika melihat pendekatan Eisenhower Matrix di atas, sepertinya mudah untuk dilakukan. Namun untuk beberapa orang yang baru memulainya akan merasa kesulitan mana yang penting dan mana yang mendesak. Eisenhower memberikan sebuah pernyataan yang bisa menjadi tips memilah sifat pekerjaan yaitu "What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important" (Apa yang penting biasanya tidak mendesak dan apa yang mendesak biasanya tidak penting). Dengan menggunakan Eisenhower Matrix ini akan lebih mudah dan efisien untuk mengerjakan suatu aktivitas.
Salah satu keuntungan dari Matriks Penting dari Eisenhower adalah kemudahan implementasinya. Tidak perlu membeli paket perangkat lunak mahal dan Anda tidak harus mengeluarkan waktu signifikan untuk membuat matriks ini. Secara lebih umum lagi, Matriks Prioritas memungkinkan Anda untuk meningkatkan manajemen waktu Anda dengan menetapkan prioritas yang jelas dan tidak rancu. Ini terutama berguna bagi orang-orang dalam manajemen atau memegang posisi kepemilikan, serta pekerja purna waktu yang mungkin harus berjibaku mengerjakan tugas-tugas dari beberapa pekerjaan berbeda pada satu waktu.
Terdapat beberapa kekurangan yang terkait dengan metode ini. Yang paling signifikan, seringkali sulit menentukan tingkat pentingnya sebuah tugas secara akurat. Ini berarti akhirnya Anda akan mendelegasikan tugas kepada sumber daya yang salah dan mengalami penurunan kualitas. Selanjutnya, Anda harus ingat bahwa bertindak segera tidak selalu mungkin dilakukan saat Anda menangani aktivitas yang mendesak. Kurangnya pengetahuan, kurangnya waktu, dan birokrasi, atau beberapa tugas mendesak/penting dapat membuatnya menjadi tidak mungkin, menjadikan Matriks Prioritas sedikit kurang efektif dalam urusan pengambilan keputusan dan manajemen waktu.
Kotak Eisenhower dapat menjadi alat bantu yang sangat efektif untuk manajemen tugas dan waktu. Dengan mempelajari cara memprioritaskan tugas secara efektif, Anda dapat meningkatkan efisiensi di tempat kerja, menghapus kegiatan yang membuang waktu dan menargetkan tujuan jangka panjang sistem.
