RINGKASAN MATERI MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR KELAS X ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KAWULA INDONESIA NAMA : …………………………….. KELAS : …………………………….. PENYUSUN : MUHAMMAD SHOLIHIN, S.Pd. A. TELEPON 1. Etika bertelepon adalah sopan santun atau tata karma dalam menerima telepon dan bertelepon. 2. Jenis-jenis pesawat telepon a. Pesawat tunggal : pesawat yang digunakan di lingkungan organisasi/instansi yang dilengkapi dengan pesawat ekstensi. b. PMBX (Private Manual Branch Exchage): Pesawat ini digunakan untuk hubungan langsung tanpa operator. c. PABX (Private Automatic Branch Exchange) : Pesawat ini dapat digunakan langsung keluar, walaupun ada petugas operator. 3. Jenis hubungan telepon a. Hubungan antar bagian (intern). b. Hubungan local. c. Hubungan interlokal. d. Hubungan internasional (overseas call). 4. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon a. Angkat segera telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan kanan siap dengan alat tulis. b. Member salam c. Tanyakan identitas pelepon d. Tawarkan apa yang dapat dibantu e. Hubungkan segera penelepon dengan yang dicari f. Ciptakan kesan yang baik g. Salam penutup 5. Langkah dan teknik menelepon a. Buatlah daftar nomor penting dan telepon nomor yang dituju dengan benar. b. Apabila tersambung ucapkan salam. c. Sampaikan maksud Anda menelepon. d. Suara jangan terlalu keras dan jangan terlalu pelan e. Setelah selesai berbicara ucapkan salam. 6. Bahan dan alat dalam menelepon dan menerima telepon a. Pesawat telepon. b. Catatan/lembar pesan. c. Kalender meja. d. Daftar nomor telepon e. Buku daftar telepon masuk. f. Alat tulis 7. Aiphone merupakan alat komunikasi yang digunakan secara internal di dalam kantor yang tidak terdapat tombol angka,redial dan flash. 8. Mobile phone/telepon seluler adalah telepn yang tidak menggunakan kabel (nirkabel) dan dapat dibawa ke mana-mana yang memiliki 2 macam: yaitu GSM dam CDMA. 9. Hal-hal yang harus diperhatikan untuk dapat menggunakan handphone dengan aman. a. Bacalah petunjuk penggunaan b. Patuhi peraturan yang berlaku mengenai penggunaan telepon seluler. c. Jangan menggunakan telepon jika sedang mengemudi. d. Jangan menggunakan telepon seluler ketika berada di SPBU e. Matikan telepon seluler ketika di pesawat terbang. f. Gunakan telepon genggam pada posisi normal. B. Pesawat Faximilie/mesin fax 1. Faximilie adalah alat komunikasi yang pada prinsipnya mempunyai 2 fungsi yaitu sebagai alat komunikasi berfungsi seperti telepon dan sebagai alat untuk mengirim berita atau dokumen dari jarak jauh. 2. Syarat-syarat dokumen yang dapat dikirim a. Panjang kertas 105-600mm b. Lebar kertas 148-218mm c. Tebal kertas 0.05-0.15mm d. Tercetak jelas e. Kertas rata f. Tidak rusak 3. Cara mengirim faksimili dengan telepon set (nomor lengkap) Ambil pesawat telepon,hubungi nomor fax yang dituju dengan telepon biasa, jika memperoleh jawaban dan siap menerima, langsung tekan tomobl start. Jika terdengan nada tinggi berarti mesin fax si alamat dalam keadaan mati. 4. Cara menerima faksimili a. Cara penerimaan secara otomatis, sambungan listrik tetap hidup, mesin dalam keadaan on, mesin menunjukkan posisi fax. Pada saat penerimaan secara otomatis, ada 2 macam bunyi bel, yaitu bunyi bel tunggal menunjukkan ada berita yang masuk. b. Penerimaan secara manual, telepon bordering, angkat telepon,dan apabila terdapat nada setiap 2-3 detik berarti pesawat lawan mengirim berita secara otomatis. C. Mesin Fotokopi 1. Mesin fotokopi: alat penggandaan secara praktis dengan proses pemotretan yang diproseses film negatifnya oleh mesin kemudian dicetak sama seperti aslinya. 2. Sistem pengoperasian mesin foto kopi a. Sistem zoom/enlargement : untuk membuat ukuran hasil kopian lebih besar dari aslinya. b. Sistem reduction : untuk membuat hasil kopian lebih kecil dari aslinya. c. System full size : untuk membuat ukuran hasil kopian sama dengan aslinya d. System automatic document feeder: system fotokopi yang sekaligus dapat menyortir dan mengelompokkan kopian berdasarkan nomor urut halaman. 3. Cara mengoperasikan mesin foto kopi a. Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON. b. Tunggu sejenak sampai mesin panas dan member tanda bahwa mesin siapa digunakan. c. Pasang kertas pada baki kertas secukupnya. d. Siapkan dokumen yang akan diperbanyak. e. Periksalah kepekatan tinta. f. Aturlah posisi system pengkopian apakah akan diperbesar, diperkecil atau sama dengan aslinya. g. Tekan tombol angka 0-9 untuk mengatur jumlah pengkopian/salinan. h. Tekan tombol start. D. Mesin Pemotong kertas (Paper cutter) 1. Kegunaan mesin pemotong kertas untuk memotong kertas dengan ukuran yang kita perlukan. 2. Macam-macam mesin pemotong kertas a. Guillotine : untuk memotong rata bagian tepi buku/ diktat,memotong hingga ketebalan 6 cm,mesin cukup besar biasanya memakai roda kemudi untuk memutar penekan kertas. b. Paper cutter : bentuknya lebih kecil dan dipergunakan lembaran kertas sampai dengan 15 lembar. 3. Ciri-ciri mesin pemotong kertas a. Ada yang digerakkan dengan tangan (manual). b. Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis. c. Memotong kertas dengan pisau yang ditekan. 4. Bagian-bagian mesin pemotong kertas a. Papan kertas dengan garis-garis ukuran kertas dan dilengkapi dengan plat baja disampingnya sebagai alas pemotong. b. Pembatas panjang dan lebar dan lebar kertas. c. Pemegang (penekan) kertas, yang besar dilengkapi roda/ kemudi penekan pisau. d. Pisau pemotong. E. Mesin penjilid (Binding Machine) 1. Menjilid: kegiatan menghimpun atau menyatukan berbagai warkat atau lembaran kertas sejenis dalam bentuk buku sehingga memudahkan penggunaan dan penyimpanannya. 2. Mesin penjilid dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu : a. Mesin penjilid buku : mesin ini bentuknya lebih besar dipergunakan untuk menjild buku-buku dalam jumlah besar, biasa didapat di percetakan. b. Mesin penjilid laporan : bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk menjilid laporan, dengan penjilid plastik atau kawat spiral, biasanya terdapat dikantor-kantor 3. Menurut tenaga penggeraknya dibagi menjadi dua a. Mesin penjilid manual yang digerakkan dengan tangan. b. Mesin penjilid listrik yang digerakkan dengan tenaga listrik. 4. Bagian-bagian mesin penjilid a. Papan kertas : untuk melebarkan kertas yang hendak dilubangi, sehingga dilengkapi dengan pisau pelubang. b. Penuntut kertas : dipergunakan untuk mengatur batas tepi kertas, terletak di papan kertas sebelah kiri. c. Laci sisa kertas : tempat sisa kertas lubang, terletak di bawah papan kertas. d. Pisau pelubang kertas : Tempat ini berupa gigi –gigi tajam untuk melubangi kertas yang akan dijilid. e. Engkol (handle) : dipergunakan untuk menggerakkan gigi pelunak kertas,pembuka, dan penutup plastic penjilid, terletak di samping kanan dengan pengangan yang dapat dilipat. f. Gigi pembuka plastic penjilid : digunakan untuk memegang plastic penjilid, terletak di bagian atas mesin dengan gigi menghadap ke atas. g. Gigi pembuka plastic penjilid : digunakan untuk membuka plastic penjilid, terletak di bawah gigi pemegang plastic penjilid. 5. Cara kerja mesin penjilid a. Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis. b. Gigi plastic penjilid spiril dibuka kemudian ke dalam lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi. c. Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastic penjilid. F. Mesin Penghancur Dokumen/kertas 1. Mesin penghancur kertas berguna untuk menghancurkan arsip-arsip atau dokumen yang sudah tidak ada nilai gunanya (kadaluarsa) 2. Bagian-bagian mesin penghancur kertas a. Kotak (box) : untuk tempat pemotong kertas yang dilengkapi dengan 4 roda dibagian bawah. b. Kerangka mesin c. Lubang pemotong : berfungsi untuk memasukkan kertas yang akan dihancurkan. d. Pisau pemotong : terdiri dari dua batang pisau silinder dengan gigi pisau 102 buah. e. Tombol on/ off f. Kabel listrik dengan steker : untuk memperoleh sambungan dari stop kontak. G. Mesin Pembuka surat (automatic Mail Opener) 1. Mesin ini berguna bagi kantor atau perusahaan yang setiap harinya menerima surat-surat dalam jumlah besar (± 1000 buah). 2. Berdasarkan tenaga penggeraknya ada 2 macam a. Mesin pembuka surat manual (hand envelope opener): pada system ini cara kerja mesin adalah digerakkan oleh tangan dengan cara mendorong pisau pemotong (cutter) kea rah sampul yang dibuka. b. Mesin pembuka surat listrik (automatic Mail Opener) : pada system ini mesin menggunakan tenaga penggerak listrik yang dapat membuka surat berkecepatan tinggi hingga 5000 buah sekaligus. H. Mesin laminating Mesin laminating adalah mesin yang dipergunakan untuk melapisi dokumen atau kartu dengan plastic tipis sehigga dokumen atau kartu tidak rusak terkena air/noda lain EVALUASI 1. Apa yang dimaksud mesin kantor manual ? 2. Apa yang dimaksud mesin stepler remover ? 3. Apa yang dimaksud dengan mesin paper cutter ? 4. Apa yang dimaksud pekerjaan menjilid ? 5. Apa kegunaan mesin laminating? 6. Bagaimana etika bertelepon ? 7. Tuliskan langkah-langkah dan teknik menelepon ! 8. Tuliskan 2 jenis telepon yang tidak menggunakan kabel ! 9. Tuliskan hal-hal yang perlu diperhatikan untuk dapat menggunakan telepon dengan aman. 10. Apa yang dimaksud kegitan menggandakan ? 11. Apa yang dimaksud mesin fotokopi? 12. Tuliskan dan jelaskan 4 sistem pengoperasian mesin fotokopi ! 13. Tuliskan cara mengoperasikan mesin foto kopi ! 14. Tuliskan 2 jenis mesin penjilid yang dibedakan berdasarkan tenaga penggeraknya ! 15. Tuliskan dan jelaskan bagian-bagian mesin penjilid! 16. Tuliskan 3 cara kerja mesin penjilid! 17. Apa kegunaan mesin pembuka surat ? 18. Tuliskan 2 macam mesin pembuka surat berdasarkan tenaga penggeraknya ! 19. Tuliskan 2 macam mesin pemotong kertas yang dipergunakan di kantor ! 20. Tuliskan cirri-ciri mesin pemotong kertas ! info lengkapnya di http://cdsspiritual.com dan www.gurukaya.com