Dibalik Suksesnya Datsun Risers Expedition dan Kompasiana Blog Trip (12)

Penyelenggaran event besar seperti Datsun Risers Expedition dan Kompasiana Blog Trip pasti memerlukan perencanaan dan persiapan yang matang. Lokasi daerah yang dilewati dan disinggahi yang bermacam-macam karakter, adat budaya dan ragam kebiasaan masyarakat yang dikunjungi. Cuaca serta keadaan alam dan medan daerah tujuan. Faktor keamanan disepanjang jalan yang dilewati dan menjadi tujuan. Target serta tujuan diadakan penyelenggaraan pastilah sudah diperhitungkan pula dengan masak-masak. Harapannya hanya satu yaitu sukses dengan kendala yang seminimal mungkin.

Pembagian tugas tiap masing-masing pokja, pembagian kewajiban tiap masing-masing kru pasti sudah dipilih, dipilah demi kesuksesan tersebut.

Kalau saya boleh menilai, penyelenggaraan Datsun Risers Expedition dan Kompasiana Blog Trip etape 1 Kalimantan Timur Luar Biasa Sukses. Panitia yang luar biasa sigap dan cermat dalam memperhitungkan segala kemungkinan yang terjadi. Baik tentang kesiapan kendaraan, perbekalan, penyelenggaraan acara. 

Begitu juga urusan administrasi dan akomodasi luar biasa. Kompasiana dan Kompas.com melakukan gerak cepat, waktu yang mepet dan jadual yang sudah menjadi ketetapan yang sulit diubah. Urusan peserta yang ribet karena jumlahnya yang banyak dengan daerah asal Kompasianer yang berbeda-beda. Panitia berpacu dengan jadual penerbangan. Tidak mudah dan tidak murah mendapatkan tiket penerbangan dalam waktu yang mepet dari pengumuman peserta yang akan mengikuti kegiatan. Panitia harus menyikapi jadual penerbangan yang bis menggangu kegiatan yang sudah matang. Begitu pula panitiya segera mencari solusi bila terjadi perubahan jadual penerbangan atau penundaan.

Urusan penginapan dari semua kru dan peserta juga lumayan ribet. Datangnya peserta yang tidak seragam waktunya, serta terbatasnya hotel tempat penginapan yang harus representatip juga menjadi perhitungan yang matang.

Pernah satu kejadian ketika di Tanjung Redep dimana ketika hotel yang sudah dipesan dan diboking ditempati tamu lain di luar rombongan. Panitia dengan sigap mengakali dengan menambah bed ekstra. Panitia dengan santun menghaturkan permohonan maaf dan menceritakan kronologis peristiwa. Semua tahu ini murni kesalahan pihak hotel namun panitia dengan tulusnya memohon maaf atas kejadian tersebut kepada peserta. 

Urusan Humas harus melakukan survei lokasi, jalanan, destinasi, hotel, dan tempat-tempat sebulan sebelumnya dan memastikan semua berjalan dengan baik. Mas Radja dan mas Yon katanya sudah hampir sebulan sebelumnya mencoba trek dan melakukan kontak dengan pihak-pihak terkait di Kalimantan.

Pagi sebelum para peserta bangun, para kru Datsun (bengkel) sudah mengecek kelayakan kendaraan yang akan dipakai para risers. Bahan bakar kendaraan dipastikan penuh, selain kondisi tangki full juga disediakan BBM di jerigen yang ditaruh di mobil perbekalan. Montir-montir selalu sudah bekerja lebih dahulu sebelum perjalanan dan masih bekerja melakukan pengecekan ketika para peserta sudah lelap beristirahat.

Bagian perbekalan harus memasitikan segala kebutuhan yang diperlukan dijalan, baik perbekalan tentang barang makanan, peralatan, bbm, dan perlengkapan lain. Bumi Kalimantan tak semudah bumi Jawa yang dengan mudah mendapatakan sesuatu dengan waktu yang cepat dan kapan saja. Belantara kalimantan memaksa bagian perbekalan memutar otak. bakaimana agar tidak kehabisan bahan bakar di jalan. Menagatur konsumsi bbm yang aman, kapan ke spbu dan kapan tidak bisa ke spbu. Hutan belantara sangat sulit mendapatkan bbm dengan segera.

Begitu juga urusan konsumsi juga dipersiapkan luar biasa, ketika harus menempuh rute di hutan belantara dan ketik waktu makan istirahat sudah tiba. Luar biasa semua berjalan serasa tanpa ada kendala.

Ada yang luar biasa dan tidak main-main, di bagian keamanan ada 2 orang petugas dari kepolisian. Mereka ditugaskan oleh atasannya untuk mengikuti rute ini. Mereka ditunjuk atasannya setelah pihak penyelenggara mengajukan permintaan pengamanan. Mereka terpilih dari kantornya, dan harus rela meninggalkan anak dan keluraganya.