Di dalam artikel ini, Saya akan berbagi pengalaman mengikuti lelang selama sembilan tahun terakhir, yakni sampai dengan tahun 2018. Untuk lelang tahun 2019 perbedaannya adalah pada pagu lelang yang bisa diikuti berdasarkan klasifikasi perusahaan, sedangkan mekanismenya mirip.
Melalui surat edaran internal Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR), menteri Basuki Hadimuldjono menyampaikan, bahwa tahun 2019 perusahaan kecil bisa mengikuti lelang pengadaan proyek hingga mencapai Rp. 10 miliar, dari sebelumnya Rp. 2,5 miliar.
Perusahaan menengah bisa mengikuti lelang dengan pagu Rp. 10 miliar lebih sampai dengan Rp. 100 miliar. Sedangkan perusahaan besar hanya boleh mengikuti lelang paket proyek di atas Rp. 100 miliar (okezone.com, 14-03-2019).
Kembali ke laptop!
Pertama tebar pandangan ke portal LPSE masing-masing instansi yang dituju. Kemudian pilih paket lelang pengadaan barang/jasa yang sesuai dengan klasifikasi dan kualifikasi perusahaan. Dalam bahasan ini akan  membatasi pada paket pekerjaan konstruksi untuk klasifikasi perusahaan Kecil dan Menengah, sesuai yang pernah saya ikuti.
Setelah memilih paket, klik "setuju ikut lelang" maka akan muncul dokumen-dokumen yang mesti diunduh, seperti: Dokumen Pengadaan Lelang, Bill of Quantity (BQ), Formulir Rencana Keselamatan dan Kesehatan Kerja Kontrak (RK3K), Jadwal Lelang, Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS), Gambar-gambar dan dokumen lain (jika ada).
Baca secara cermat Dokumen Lelang, terutama bab IV tentang Lembar Data Pilihan (LDP) dan bab  V mengenai Lembar Data Kualifikasi (LDK).
Dalam LDP disebutkan mengenai: Tujuan penawaran dan alamat; nama paket; jangka waktu penyelesaian pekerjaan; tata cara menyusun dokumen penawaran dimana di dalamnya terurai daftar personalia yang diperlukan, peralatan yang digunakan dan dukungan dari bank serta  pabrikan atau distributor.Â
LDK memuat persyaratan kualifikasi yang dimiliki perusahaan. Persyaratan termuat di LDP dan LDK mutlak harus diikuti. Jika salah satu syarat tidak dipenuhi, maka dokumen penawaran secara otomatis akan gugur.
Formulir BQ hanya berisi item pekerjaan dan volume/kuantiasnya, harga satuan masih kosong. Harga satuan dihitung berdasarkan gambar-gambar yang telah diunduh. Harga satuan pekerjaan dibuat berdasarkan Analisa Harga Satuan Pekerjaan (AHSP) yang ditentukan oleh Kementerian PUPR.
Di dalam formulir AHSP telah ditetapkan komponen berupa koefisien: upah pekerja, harga material/bahan baku, harga sewa alat, harga alat bantu.
Upah dan harga-harga dimaksud diperoleh dari nilai pasaran sekitar atau harga upah bahan sewa yang ditetapkan berdasar surat keputusan kepala daerah setempat. Tentunya harga-harga tersebut diturunkan untuk melakukan penawaran.
Formulir AHSP yang telah diisi menghasilkan harga satuan masing-masing pekerjaan untuk diisikan ke dalam BQ. Penjumlahan komponen pekerjaan itu ditambahkan Ppn sebesar 10% dan berganti menjadi Daftar Kuantitas dan Harga (DKH). Melekat dengan DKH adakah AHSP, upah, harga sewa alat berat dan harga bahan.
Buatlah Metode Pelaksanaan, sesuai ruang lingkup pekerjaan yang disebut di dalam BQ. Penyusunan BQ berisat sangat teknis menggambarkan prosedur kerja masing-masing pekerjaan. Akan lebih elok apabila dilengkapi dengan ilustrasi.
Perlu diketahui, penilaian kelompok kerja pengadaan diperkirakan bisa subyektif. Gambar ilustrasi akan menguatkan narasi di dalam metode pelaksanaan.
Buat Dokumen RK3K. Biasa disusun oleh mereka yang menguasai ilmu Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3), biasanya melalui pelatihan-pelatihan yang diadakan oleh Kementerian Transmigrasi dan PUPR.
Dokumen yang diunduh hanya mengidentifikasi potensi bahaya pada pekerjaan. Selebihnya, penawar menyusun menjadi sebuah Dokumen RK3K lengkap.
Setelah semua persyaratan dalam LDP dan LDK dipenuhi tanpa kecuali, dokumen-dokumen dan berkas-berkas hasil pemindaian disatu-berkaskan dalam bentuk pdf.
Saya biasa memakai Nitro, tergantung selera. Satu file berbentuk pdf itu dienkripsi terlebih dahulu oleh  Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) melalui aplikasi apendo.
Hasil enkripsi kemudian diunggah ke portal dimaksud. Tehnis enkripsi dan tata cara pengunggahan cukup jelas diterangkan di dalam portal. Bagaimana cara menyusun dokumen penawaran lengkap yang praktis, akan disampaikan dalam artikel lain. Kalau tidak lelah....
