Mampu membuat event atau acara, baik offline maupun online, menjadi sebuah kemampuan yang penting dimiliki oleh seseorang yang aktif di organisasi atau yang suka ikut menjadi volunteer dalam kepanitiaan. Salah-salah mengelola bukannya menghasilkan event yang menarik dan bermanfaat malah lebih banyak menguras emosi karena permasalahan yang tak kunjung mendapat solusi yang tepat.
Apalagi semenjak pandemi merebak, semakin banyak poster event seperti webinar (seminar online) yang memenuhi halaman beranda media sosial, terutama di instagram. Oleh karena itu, kemampuan yang mumpuni untuk mengemas event yang menarik sekaligus berkualitas menjadi sebuah tantangan yang harus dihadapi oleh para pembuat event di tengah banyaknya event serupa.
Berdasarkan pengalaman menjadi anggota di delapan organisasi dan kepanitiaan, saya mencoba untuk berbagi mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat event offline/online. Semoga bisa membantu kamu para kompasianer yang sedang berada di tengah pembuatan proyek event.
- Menyusun Tema dan Konsep Acara
Sebelum mengadakan event, tentu yang paling awal dibahas adalah tema dan konsep. Kedua hal ini akan menentukan seberapa kreatif dan inovatifnya event yang kamu buat. Sayang sekali jika kamu sudah bersusah payah mempersiapkan event, mengorbankan waktu, pikiran dan materi. Tetapi ternyata hasilnya tidak sesuai ekspektasi karena event yang dibuat terlalu mainstream dan tertutupi oleh event sejenis yang lebih menarik.
Oleh karena itu, penentuan tema dan konsep yang matang harus dipikirkan baik-baik. Jika perlu lakukan riset untuk mengetahui apa yang sedang populer di sekitar kita, bisa menggunakan instragram story, twitter, dan media-media yang sering digunakan oleh sasaran audiens kita.
Setelah mendapat tema yang akan digunakan, rangkai tema tersebut menjadi kalimat yang menarik, singkat, namun tetap mudah dipahami. Karena bisa jadi tema yang menarik tidak mendapat jumlah pendaftar yang diharapkan gara-gara penggunaan kata yang terkesan 'biasa saja'. Maka maksimalkan kekuatan kata-kata untuk mengajak orang-orang mendaftar di event yang kamu buat.
Kalimat "Jurus jitu menangkal hoax di tengah serangan pandemi covid-19" akan lebih menarik dibandingkan kalimat "Cara menghindari hoax selama pandemi covid-19".
Selanjutnya sepakati konsep yang akan dipakai untuk event nanti. Semakin kompleks konsep yang dipakai akan semakin banyak hal yang harus dipersiapkan. Misalnya jika konsep yang akan digunakan adalah seminar online (webinar), panitia harus memikirkan siapa saja pengisi acaranya, seperti apa rundown acaranya, dan bagaimana 'menghidupkan' acaranya walau peserta tidak saling bertemu.
Konsep yang menarik dan unik tentunya juga akan memberikan kesan tersendiri bagi orang-orang yang terlibat dalam event yang diselenggarakan.
- Pembagian Tugas yang Jelas
