Setop Budaya Menunggu Anggota Rapat yang Ngaret

Setiap kali saya mengikuti rapat baik daring maupun luring dimana rapat tersebut harus mengumpulkan anggota atau peserta yang diundang untuk rapat yang terdiri dari berbagai divisi, sering kali saya berujung jengkel. Saya selalu bertanya-tanya mengapa kita yang tepat waktu harus repot-repot menunggu mereka-mereka yang tak menghargai waktu alias mereka yang terlambat rapat. 

Sebuah rapat dijadwalkan dimulai pada pukul 3 sore namun tepat di jam tersebut hanya dua orang anggota yang datang dari total delapan anggota yang seharusnya datang. Sang pimpinan rapat yang melihat partisipan rapat yang masih begitu sepi, akhirnya memutuskan untuk mengundur mulainya rapat hingga dimana seluruh anggota rapat terkumpul. Kita yang telah datang tepat waktu akhirnya harus membuang waktu kita untuk menunggu mereka yang tak memahami betapa pentingnya waktu. 

Saya ingat sekali bulan lalu saat saya menghadiri rapat daring bersama orang-orang luar negeri, mereka selalu mulai rapat tepat teng di jam yang dijadwalkan alias tak sempat menyentuh menit selanjutnya dan meninggalkan saja para anggota rapat yang belum bergabung di dalam rapat. Saya pikir memang seharusnya begitu. Tak membiarkan mereka-mereka yang tak melakukan manajemen waktu dengan baik atau tak berkomitmen dengan janji yang telah disepakati kiranya adalah tindakan yang paling tepat yang mana kiranya dapat memberikan pemahaman secara tidak langsung bahwa terlambat datang rapat adalah suatu hal yang salah dan tentu saja seharusnya tidak dibudayakan.

Beberapa pimpinan rapat pernah berkata kepada saya bahwa rasanya susah menerapkan hal tersebut di rapat yang dihadiri anggota-anggota yang tak memiliki budaya tepat waktu. Para pimpinan rapat takut kiranya dengan memulai rapat terlebih dahulu dan meninggalkan anggota-anggota yang belum bergabung rapat justru membuat pemahaman anggota terkait keseluruhan isi rapat menjadi rendah dan berdampak pada partisipasi anggota selanjutnya yang turut lambat laun berkurang. Padahal seharusnya pimpinan rapat tak perlu takut akan hal-hal demikian. 

Saya kira kita semua memahami bahwa terlambat adalah budaya yang salah. Toh, anggota rapat seluruhnya adalah orang dewasa yang seharusnya dapat membedakan mana hal yang benar dan mana hal yang salah. Seorang pimpinan rapat seharusnya mampu untuk menegaskan hak dan kewajiban seorang anggota. 

Kewajiban apa yang seorang anggota harus penuhi dan kemudian hak-hak apa saja yang mereka dapatkan termasuk kewajiban untuk datang tepat waktu di setiap rapat. Pimpinan rapat berhak untuk memberi peringatan kepada anggota-anggota yang terlambat.  Namun, setiap orang yang terlambat tentu saja memiliki alasan masing-masing yang juga perlu kita dengarkan. 

Apakah ia memang datang terlambat tanpa alasan atau semisal memiliki aral. Kemudian, pimpinan rapat perlu mengatur mekanisme bagaimana anggota yang datang terlambat baik dengan alasan atau tanpa alasan tetap dapat memahami seluruh rapat, misal dengan merekam isi rapat atau membuat notulensi rapat secara efektif dan efisien. 

Kiranya sekali lagi, dengan menunggu si anggota ngaret bergabung ke dalam rapat dan kemudian baru memulai rapat adalah suatu keputusan yang salah dan hanya akan membentuk lingkaran setan. Lingkaran setan terbentuk dimana anggota rapat yang memang sering datang terlambat akan terus datang terlambat karena mereka memahami bahwa rapat akan dimulai setelah seluruh anggota terkumpul dan jam mulai rapat yang terjadwal hanya dianggap sebagai tulisan di atas kertas belaka dan yang paling disayangkan adalah para anggota rapat yang sebelumnya telah disiplin datang tepat waktu di setiap rapat pada akhirnya ikut-ikutan memilih datang terlambat karena merasa rugi jika harus menunggu dan berdiam hingga merasa tak produktif dengan waktu yang telah banyak terbuang.

Stop budaya menunggu anggota rapat yang terlambat. Mari berkomitmen menghargai waktu. Mari wujudkan budaya tepat waktu.