Membangun Komunikasi yang Efektif

Dalam sebuah organisasi terdapat beberapa fungsi manajemen organisasi dan elemen organisasi itu sendiri. Namun semua itu tak dapat berjalan jika tidak memiliki komunikasi.  Komunikasi itu sendiri merupakan usaha dalam menyampaikan pendapat dan informasi serta mengetahui bagaimana tanggapan dari orang lain. Umam (2012) menyampaikan terdapat unsur komunikasi yaitu:

• Komunikator, sebagai yang menyampaikan dapat berupa individu, kelompok, atau organisasi yang memiliki tanggung jawab untuk mengirimkan pesan, memilih media yang sesuai, dan mendapatkan kejelasan pesan;
• Komunikan, sebagai rekan dalam komunikasi yang bertanggung jawab untuk berusaha mengerti apa yang disampaikan dan memberikan umpan balik dari pesan yang diterima;
• Saluran/media, sebagai saluran yang dilalui kepada komunikan dan umpan balik.

Dalam sebuah komunikasi, komunikasi memiliki 2 bentuk yaitu:

1) Komunikasi verbal, merupakan proses penyampaian langsung secara lisan dan dalam keseharian seperti tatap muka dan diskusi;

2) Komunikasi non verbal, merupakan informasi yang disampaikan dengan isyarat, gerakan, barang. Berikut contohnya:

• Cara berpakaian, yaitu komunikasi yang dijalankan dengan penampilan;
• Waktu, yaitu komunikasi yang dijalankan dengan penggunaan waktu;
• Tempat, yaitu komunikasi yang dijalankan melalui media tempat atau lokasi

Dalam sebuah komunikasi, diperlukan komunikasi yang efektif agar pesan yang diterima  dapat memberikan tanggapan positif dan sesuai dengan harapan. Terdapat aspek dalam komunikasi yang efektif meliputi:

• Kejelasan, yaitu penyampaian dilakukan dengan jelas dan tidak bias;
• Ketepatan, yaitu informasi dan Bahasa disampaikan dengan akurat dan berdasarkan dengan data dan informasi yang jelas;
• Konteks, yaitu informasi yang disampaikan sesuai dengan keadaan lingkungan, atau menyesuaikan dengan lingkungan sekitar;
• Alur, yaitu keruntutan alur dan informasi yang berarti dalam menjalin komunikasi efektif;
• Budaya, yaitu berkaitan dengan etika dan tata karma.

Selanjutnya, terdapat strategi dalam membangun komunikasi efektif yaitu:

• Mengetahui secara jelas mitra bicara karena dengan mengetahui secara pasti kita dapat menggunakan informasi yang sesuai dengan keinginan dan Bahasa yang mudah dimengerti;
• Dipahami oleh audiensi, yaitu pengetahuan mitra bicara harus diperhatikan agar informasi yang disampaikan dapat dipahami secara jelas;
• Mengetahui tujuan. Hal ini penting karena akan berkaitan dengan cara kita dalam menyampaikan informasi misalkan memberikan informasi, pengumuman, dll;
• Memperhatikan konteks, yang kaitannya adalah keadaan dan lingkungan saat komunikasi sehingga dalam pemilihan kata akan menyesuaikan dengan lingkungan sekitar;
• Mempelajari budaya dan bahasa, budaya dan bahasa dalam komunikasi adalah hal yang penting agar mitra bicara dapat mengerti dan lancar dalam komunikasi;

Dalam kaitannya dengan komunikasi non verbal, terdapat hal yang harus diperhatikan meliputi:

• Repetition (pengulangan), merupakan pesan yang diulangi dari individu secara verbal;
• Contradiction (pertentangan), merupakan kondisi yang kurang sesuai sehingga memicu penyampaian komunikasi untuk menyampaikan pendapat secara non verbal, misalkan dengan mengangkat bahu arti tidak tahu,dll;
• Substitution, contohnya dengan mengepalkan tangan berarti isyarat mengganti pesan;
• Complementing (melengkapi pesan verbal), contohnya mengatakan bagus dengan ibu jari,dll;
• Accenting (penekanan), yaitu dengan berbicara sangat pelan, dll.

Dalam komunikasi verbal dan non verbal, bahasa dan budaya menjadi hal yang penting karena dapat menguraikan nilai dasar, asumsi, dan aspirasi. Perbedaan bahasa dan budaya dapa menjadi hambatan dalam berkomunikasi bahkan dapat memicu konflik sehingga harus diperhatikan. Selain faktor budaya dan bahasa, ada beberapa faktor yang mempengaruhi komunikasi efektif meliputi:

• Faktor pengetahuan, semakin banyak ilmu maka akan semakin memperlancar komunikasi;
• Faktor pengalaman, dengan banyaknya pengalaman akan lebih banyak hal yang dapat diceritakan kepada mitra bicara;
• Faktor inteligensi, yaitu akan semakin lancar berkomunikasi khususnya dalam perbendaharaan kata;
• Faktor kepribadian, misalkan sifat pemalu akan mengurangi efektivitas komunikasi;
• Faktor biologis, misalkan keadaan biologis tertentu sehingga perlu dilatih untuk komunikasi non verbal.
• Faktor penampilan, misalkan percaya diri, bicara dengan wajar, dan bersikap tenang.

Pada akhirnya, komunikasi efektif menjadi faktor penting dalam organisasi untuk menyampaikan informasi baik internal atau eksternal yang dapat mempengaruhi ekstistensi organisasi.

 

Daftar Pustaka