Dalam organisasi kerap sekali terdapat orang yang ahli dalam bekerja dan seperti sangat diandalkan. Namun sayangnya keahliannya tersebut tidaklah mudah untuk diteruskan generasi berikutnya. Akhirnya ketika orang tersebut pergi dari organisasi tersebut maka berkuranglah kinerja salah satu bagian organisasi dimana orang tersebut bekerja. Sebab orang yang ahli tersebut tidaklah bekerja secara rata-rata melainkan melebihi kinerja kawan-kawannya. Orang tersebut biasa disebut dengan istilah “master performer”.
Keahlian yang ada dalam sang master performer tersebut tidak hanya didapat dari pembelajaran seperti pelatihan melainkan hasil dari pengalaman selama bertahun-tahun yang akhirnya membentuk pengetahuan yang kompleks di dalam otaknya. Pengetahuan yang demikian dapat disebut “tacit knowledge” atau pengetahuan yang tersembunyi. Pengetahuan seperti ini jika hanya dibiarkan terpendam dalam pikirian sang master performer maka akan sangat merugikan organisasi.
Coba anda bayangkan betapa sulitnya bagi organisasi untuk mencari kembali pengganti master performer yang sudah sangat menguntungkan organisasi dan memiliki segudang pengetahuan yang sangat membantu kinerja organisasi. Butuh waktu yang lama untuk dapat membentuk diri seorang anggota organisasi untuk menjadi seorang master performer.
Pandangan ini pertama kali dicetuskan oleh Ikujiro Nonaka dan Hirotaka Takeuchi yang telah mengamati bahwa akan sangat berbahaya bagi sebuah organisasi (perusahaan) jika tidak mampu mengelola pengetahuan yang tersembunyi itu. Oleh karena itu tacit knowledge tadi harus dikelola dengan baik sehingga menjadi explicit knowledge yaitu pengetahuan yang nyata dan dapat dipelajari orang lain.
Proses mengelola tacit knowledge sehingga menjadi explicit knowledge inilah yang dikenal dengan “Knowledge Management” atau Manajemen Pengetahuan. Jadi melalui manajemen pengetahuan sebuah pengetahuan yang dimiliki oleh seorang master performer diserap dan didokumentasikan sehingga dapat ditransfer ke seluruh anggota organisasi.
Dengan demikian melalui manajemen pengetahuan sebuah organisasi akan mampu meneruskan seluruh pengetahuan anggotanya pada masa mendatang ketika generasi yang baru masuk ke dalam tubuh organisasi. Pada akhirnya organisasi akan terus bertahan dan berkembang. Nonaka dan Takeuchi telah membuat model untuk proses konversi pengetahuan tersembunyi menjadi pengetahuan nyata. Model tersebut bernama SECI yaitu singkatan dari Socialization-Externalization-Combination-Internalization.
Pada proses Socialization (sosialisasi) master performer melakukan pekerjaan bersama-sama (seperti on-the-job training) dengan anggota pemula dengan tujuan agar pengetahuannya dapat disampaikan. Pada kegiatan ini terjadi pengamatan, peniruan, dan latihan yang dilakukan anggota pemula.
Lalu pada tahap Externalization (eksternalisasi) terjadi diskusi mendalam antar anggota organisasi mengenai pengetahuan yang telah master performer bagikan. Pada tahap inilah mulai dibentuknya konsep explicit knowledge dari pengetahuan sang master performer. Kemudian dipilah-pilah juga berbagai informasi yang ada dalam pengetahuan tersebut sehingga mudah dimengerti anggota organisasi yang lainnya.
Kemudian pada tahap Combination (kombinasi) pengetahuan tersembunyi (tacit knowledge) master performer yang sudah dikonversi dalam bentuk explicit knowledge yang mudah dipahami akan ditransfer ke seluruh orang dalam organisasi. Baik dengan cara membuat buku panduan kerja, modul, atau bahkan e-learning. Dan juga bisa ditransfer melalui program pelatihan.
Pada tahap kombinasi inilah diperlukan manajemen sistem informasi yang baik. Sebab pengetahuan master performer sudah dikonversi menjadi informasi-informasi yang mudah dipahami. Organisasi harus mengambil banyak sekali data-data yang dapat menentukan ke dalam bentuk apakah sebaiknya explicit knowledge diwujudkan. Misalnya saja mungkin kebanyakan anggota organisasi enggan membaca buku cetak dan lebih suka memainkan gadget maka sebaiknya organisasi membuatkan sejenis e-book yang berisi explicit knowledge tadi.
