Tidak dapat dipungkiri bahwa penggunaan surat telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam kehidupan manusia sejak dulu hingga zaman modern ini. Kebutuhan akan surat memang tidak terelakan lagi mulai dari surat lamaran, surat izin tidak masuk sekolah, surat dinas, surat penawaran dan berbagai jenis surat lainnya yang sering kita gunakan di dalam kehidupan sehari-hari.
Surat pada dasarnya merupakan sebuah alat komunikasi tertulis yang di dalamnya terdapat informasi yang ingin disampaikan oleh pembuat surat kepada penerima surat. Informasi tersebut dapat bermacam-macam mulai dari pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, laporan dan sebagainya. Sedangkan dari segi fungsinya surat mempunyai berbagai fungsi, berikut adalah diantaranya.
Fungsi Surat
1. Alat Komunikasi dan Informasi
Ini merupakan fungsi dasar dari surat. Tujuan utama dibuatnya surat tidak lain adalah untuk menyampaikan suatu informasi. Sedangkan isi dari informasi tersebut dapat bermacam-macam, tergantung dari tujuan si penulis surat itu sendiri.
2. Bukti Tertulis
Surat sering kali dijadikan sebagai bukti hitam di atas putih yang tidak jarang memiliki ketetapan hukum yang kuat di mata negara seperti surat perjanjian, kuitansi, faktur, tanda terima dan lain sebagainya.
3. Referensi
Surat-surat penting biasanya akan diarsipkan di suatu tempat oleh suatu lembaga, organisasi atau perusahaan. Surat-surat tersebut akan digunakan kembali dikemudian hari sebagai referensi atau pun pertimbangan dalam mengambil sebuah keputusan.
4. Alat Promosi
Lebih jauh lagi surat dapat berfungsi sebagai suatu sarana promosi. Hal ini biasanya dilakukan oleh suatu perusahaan untuk menawarkan bisnisnya kepada perusahaan lain atau pun calon client yang profitable bagi perusahaan mereka.
Itulah beberapa fungsi utama dari surat yang telah berkontribusi dalam kehidupan manusia. Meskipun penggunaan surat individu sudah jarang sekali digunakan, tetapi penggunaan surat dalam aspek lainnya masih banyak digunakan dan dibutuhkan.