Sebelum kita dapat merencanakan kinerja, kita perlu mengetahui bagaimana kinerja itu akan diukur. Jac Fitz-enz (1984) menyarankan beberapa prinsip untuk pengukuran kinerja.
- Produktivitas dan efektivitas fungsi apapun dapat diukur dengan beberapa kombinasi indeks biaya, waktu, kuantitas atau kualitas. Meskipun beberapa pekerjaan diukur jauh lebih mudah daripada yang lain, semua pekerjaan dapat memberikan beberapa indikator yang mampu diukur.
- Sebuah sistem pengukuran meningkatkan produktivitas dengan memusatkan perhatian pada isu-isu penting, tugas dan tujuan. Jika karyawan tidak yakin tentang prioritas pekerjaan mereka, mereka akan mengisi waktu mereka untuk melakukan sesuatu, tetapi sibuk dengan cara ini mungkin tidak memenuhi kebutuhan bisnis yang sebenarnya. Pengukuran membantu orang memahami apa yang harus dilakukan, dan mengapa melakukannya.
- Pekerja profesional dan berpengetahuan paling baik diukur sebagai sebuah kelompok. Pekerjaan profesional dan berbasis pengetahuan membutuhkan pembelajaran dan kerja sama yang berkelanjutan. Bekerja sebagai tim menciptakan hasil yang lebih menguntungkan daripada aktivitas individualistis yang mengarah pada persaingan dalam kelompok. Hasil yang lebih baik dicapai dengan mengukur kinerja seluruh kelompok, berdasarkan tujuan yang dipahami dengan jelas. Anggota kelompok yang sangat kohesif akan melakukan pemolisian mereka sendiri: mereka tahu siapa yang berkontribusi dan siapa yang tidak.
- Manajer dapat diukur dari efisiensi dan efektivitas unit yang dikelolanya. Sifat pekerjaan seorang manajer melibatkan menyelesaikan sesuatu melalui orang lain. Ketika menilai kualitas output seorang manajer, lebih baik menilai keberhasilan unit daripada kinerja pribadi manajer.
- Pengukuran terakhir adalah efektivitas, bukan efisiensi. Efektivitas berkaitan dengan mendapatkan hasil, melakukan hal yang benar pada waktu terbaik. Ini adalah konsep holistik dalam arti bahwa kesuksesan tidak boleh dinilai secara sempit, tetapi dilihat mengalir dari berbagai aspek fungsi organisasi.
Tapi apa manfaat dari pengukuran kinerja? Banyak kritikus mengutip deskripsi Deming tentang penilaian kinerja sebagai salah satu dari tujuh dosa manajemen yang mematikan, label yang dia berikan karena dugaan fokus penilaian kinerja pada hasil yang terukur dengan mengesampingkan konsentrasi yang lebih diinginkan pada sistem dan proses organisasi. Dengan rasa hormat, pria hebat itu melewatkan intinya. Target dan ukuran kinerja tidak perlu dibangun secara kuantitatif, juga tidak boleh hanya memperhatikan hasil yang dapat diukur secara numerik. Namun apa pun yang berharga untuk dilakukan harus mampu diukur dalam beberapa cara.
Dengan kata lain, target harus dirumuskan di area yang memiliki signifikansi atau kepentingan untuk tujuan dan rencana organisasi pada waktu tertentu. Target tersebut mungkin tentang peningkatan jumlah produksi; mereka mungkin juga, atau sebaliknya, tentang meningkatkan kepuasan pelanggan, atau mencapai standar kualitas baru, atau mengangkat moral karyawan, atau apa pun yang diputuskan organisasi penting dan relevan dengan tujuannya saat ini.
Pengukuran kinerja memiliki tiga manfaat utama.
- Orang menjadi terfokus pada faktor penentu keberhasilan. Ketika ada sistem pengukuran kinerja yang efektif, fokus perhatian karyawan adalah apa pun yang diukur dan dilaporkan.
- Sistem pengukuran membantu memperjelas tujuan dan sasaran. Sistem pengukuran juga merupakan sistem komunikasi. Ini memberitahu karyawan apa yang diharapkan dari mereka. Ini menjelaskan standar kinerja yang diharapkan dan menetapkan variasi apa yang dapat diterima. Hal ini memungkinkan karyawan untuk melihat, menerima, dan memahami tujuan organisasi.
- Sistem pengukuran memberikan tantangan kepada karyawan. Sistem pengukuran yang efektif dapat membantu staf untuk mencapai dan kemudian melampaui target kinerja mereka. Setiap karyawan memiliki potensi perspektif unik tentang pekerjaan yang harus dilakukan, dan bagaimana hal itu dapat dilakukan dengan paling efektif. Pengukuran yang berfokus pada hasil dan hasil dapat membuka kreativitas karyawan, sementara orang-orang dalam tim yang kuat dan kohesif akan menikmati tantangan dalam menemukan cara baru dan lebih baik untuk menyelesaikan pekerjaan.
