Mbiz Keren Abis! Solusi Tuntas Produktivitas dan Efisiensi

Persaingan didunia industri terus meningkat setiap tahunnya dan berlangsung semakin ketat dari waktu ke waktu. Perusahaan-perusahaan lama semakin mendapatkan tantangan berat dari perusahaan-perusahaan baru yang terus mengupayakan eksistensinya. Data survei ekonomi Badan Pusat Statistik (BPS) tahun 2016 mencatat bahwa dari rentang tahun 2006 sampai dengan tahun 2016 terdapat sekitar 3,98 juta perusahaan baru yang lahir di Indonesia [1]. BPS juga melansir sampai dengan tahun 2016 tersebut ada sebanyak 26,71 juta unit bisnis dengan 26,26 juta diantaranya  merupakan sektor UMKM (Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah) dan 0,45 juta sisanya adalah Usaha Menengah Besar (UMB) [2]. Hal ini pada satu sisi merupakan kabar baik karena perekonomian kita terus bertumbuh seiring dengan bertambahnya unit usaha baru tersebut. 

Namun disisi lain, kemunculan perusahaan baru juga berarti kehadiran kompetitor baru bagi perusahaan-perusahaan dengan segmentasi bisnis serupa. Terlebih melihat tren pertumbuhan perusahaan start up teknologi yang terus bermunculan. Hal ini akan membuat persaingan bisnis berlangsung semakin ketat. Sehingga mau tidak mau setiap perusahaan harus berlomba-lomba untuk memperbaiki segala aspek yang ada, terutama terkait dengan produktivitas dan efisiensi perusahaan. Semakin produktif dan efisien sebuah perusahaan maka kesempatan untuk menjaga eksistensi menjadi lebih besar. Mereka yang mampu bersaing dalam persaingan bisnis ini akan terus bertahan, sedangkan bagi mereka yang tidak mampu bersaing akan gulung tikar dan punah.

Setiap jenis perusahaan atau unit bisnis pada prinsipnya selalu berpegang terhadap tiga faktor utama, yaitu quality, cost, dan delivery. Ketiga hal ini memiliki konsekuensi langsung terhadap aspek produktivitas dan  efisiensi perusahaan. Quality adalah sebuah keharusan bagi segala jenis perusahaan. Dengan produk-produk berkualitas maka tujuan melayani pelanggan atau customer akan terwujud. Apabila kepercayaan pelanggan sudah diperoleh maka keberlangsungan bisnis adalah keniscayaan. Sebaliknya, hilangnya kepercayaan pelanggan adalah pertanda tamatnya sebuah usaha.

Cost adalah tentang bagaimana sebuah unit bisnis beroperasi secara efektif dan efisien. Hal ini berperan penting terhadap besaran nilai keuntungan sebuah perusahaan, karena cara untuk menggaet keuntungan hanyalah melalui dua cara. Pertama, meningkatkan harga jual produk. Kedua, menurunkan biaya produksi. Cara pertama berisiko membuat customer beralih ke kompetitor yang bersedia menawarkan harga lebih murah, dan itu artinya adalah kabar buruk. Hanya cara kedualah yang paling feasible untuk dipergunakan. Harga jual barang masih tetap bersaing dengan kondisi pasar, namun dengan ongkos produksi yang lebih murah tentunya angka keuntungan akan melejit. Semakin murah ongkos produksi maka semakin baik bagi perusahaan.

Delivery adalah satu faktor terakhir yang menjadikan sebuah perusahaan atau unit bisnis mampu bersaing. Seperti istilah "Siapa cepat dia dapat", maka siapapun yang mampu memberikan supply tepat waktu atau ontime delivery maka dialah yang akan mendapatkan keuntungan lebih. Bisnis adalah tentang bagaimana mendapatkan keuntungan, dan keuntungan adalah harga untuk membayar sebuah eksistensi bisnis.

Alat untuk Menjadi Produktif dan Efisien

Dalam rangka menggapai produktivitas serta efisiensi dari pengoperasian sebuah perusahaan tentunya semua lini kerja perlu diperhatikan. Proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan mulai dari tahap awal hingga akhir harus dikaji secara jeli agar ditemukan titik-titik masalah yang bisa menyebabkan penurunan kinerja perusahaan. Segala jenis pemborosan (waste) yang berpotensi terjadi mulai dari tahap pra-produksi, tahap produksi, hingga pasca-produksi mesti diperhatikan dengan seksama sehingga kerugian di masa yang akan datang dapat dihindari. 

Satu hal yang sedari awal perlu diberikan perhatian lebih oleh pelaku bisnis adalah terkait dengan proses pengadaan. Karena melalui proses inilah operasional sebuah bisnis dimulai. Pengadaan bahan baku, pengadaan sarana dan prasarana produksi, atau pengadaan jasa pendukung produksi. Permasalahan pada bagian ini dapat berbuntut panjang terhadap jalannya produksi mulai dari keterlambatan produksi hingga kegagalan produksi.

Memilih supplier yang tepat bagi perusahaan adalah suatu keharusan. Sehingga akan cukup banyak kriteria yang perlu diajukan untuk memastikan hal ini. Mutu barang atau jasa yang disediakan supplier mesti sesuai dengan standar yang dimiliki perusahaan. Ketepatan waktu supply adalah syarat lain yang tidak bisa ditawar mengingat kaitannya terhadap schedule produksi perusahaan. 

Sedangkan satu syarat yang melengkapi semuanya adalah terkait dengan kesesuaian harga. Pada intinya, setiap perusahaan akan selalu mencari titik optimal antara kualitas, ketepatan waktu pengiriman, serta harga yang terjangkau. Hanya  yang patut diingat bahwa pengadaan (procurement) ini sering dilabeli sebagai "lahan basah" atau lebih tepatnya rawan terjadi kecurangan. Dengan kata lain potensi terjadinya korupsi cukup besar disini. Bahkan apabila mengacu pada pernyataan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), bahwa 80% dari kasus korupsi yang terjadi berkaitan dengan proses pengadaan barang dan jasa [3]. Artinya, perlu adanya transparansi serta pengawasan yang ketat terhadap proses ini sehingga risiko kerugian korporasi bisa dicegah.

Segala jenis persoalan didalam proses procurement ini memang harus segera diantisipasi. Kompleksitas yang ada didalam proses barangkali menjadi tantangan lain yang tidak bisa diabaikan begitu saja dalam rangka mendesain sistem pengadaan yang efektif dan efisien. Patut untuk disyukuri bahwa kita sekarang hidup di era teknologi informasi yang tumbuh begitu pesat.