Dalam dunia usaha perlu diterapkannya sistem pengendalian manajemen. Dengan menerapkan sistem pengendalian manajemen dapat menyadarkan individu dalam organisasi untuk mewujudkan tujuan yang direncanakan. Sistem pengendalian manajemen diperlukan karena memegang peranan penting dalam perkembangan bisnis. Semakin baik tingkat manajemen, maka semakin besar pula dampaknya terhadap bisnis yang dikelola. Sebaliknya, beberapa usaha yang tidak terlalu memikirkan sistem pengendalian bisa mengalami kegagalan atau bangkrut.
Sistem pengendalian manajemen juga merupakan proses untuk memastikan apakah sumber daya yang diperoleh dan digunakan sudah efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Sitem manajemen merupakan metode manajemen akuntansi untuk mengupulkan dan melaporkan serta mengendalikan kinerja suatu perusahaan/organisasi. Suatu sistem pengendalian manajemen berusaha untuk mengarahkan berbagai upaya yang dilakukan oleh semua bagian perusahaan/organisasi untuk mengarah pada tujuan perusahaan/organisasi. Dasar dari suatu pengendalian adalah proses perencanaan. Hasil dari suatu rencana adalah misi, tujuan, atau anggaran operasional yang secara keseluruhan akan disertai dengan sistem pengendalian. Sistem pengendalian manajemen yang baik harus dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan dan memotivasi setiap individu dalam suatu perusahaan/organisasi untuk melaksanakan keseluruhan konsep yang telah ditentukan.
Di Indonesia terdapat beberapa jenis perusahaan yang beroprasi diantaranya merupakan perusahaan manufaktur. Merujuk dari sisi ekonomi, perusahaan manufaktur memang menyerap banyak sekali tenaga kerja sehingga secara tidak langsung meningkatkan pendapatan per kapita dan taraf hidup masyarakat Indonesia. Secara teknis, manufaktur merupakan pengolahan bahan mentah yang diproses dengan metode kimia dan fisika. Tujuannya adalah untuk mengubah bentuk, sifat, hingga tampilan produk. Jadi, kegiatan manufacturing ini akan mencakup keseluruhan proses perakitan sampai menjadi produk yang utuh. Sedangkan, menurut sisi ekonomisnya, manufacturing adalah sebuah proses transformasi bahan mentah ke bentuk yang sudah mempunyai nilai tambah melalui suatu proses perakitan. Jadi, diharapkan hasil akhir tersebut bisa mempunyai nilai jual. Kesimpulannya, perusahaan manufaktur adalah badan usaha yang bekerja untuk mengubah barang mentah menjadi barang setengah jadi maupun barang jadi yang mempunyai nilai jual.
Perusahaan manufaktur memang berbeda dari jenis perusahaan lainnya. Beberapa karakteristik yang dimiliki oleh perusahaan manufaktur :
- Proses Produksi Kompleks
- Perusahaan manufaktur mempunyai proses produksi yang sangat kompleks untuk membantu agar perusahaan bisa menghasilkan produk sesuai dan mampu berkerja sama antar bagian yang berbeda.
- Proses Pengelolaan Produk
Aktivitas dari perusahaan manufaktur adalah untuk mengelola bahan mentah menjadi produk yang bernilai. Umumnya, terdapat dua proses yang biasa digunakan, yakni proses terus menerus dan juga proses terputus-putus.
Proses terus menerus maksudnya adalah pembuatannya membutuhkan waktu yang sangat lama karena terdiri dari berbagai komponen yang harus dibuat. Sedangkan proses terputus-putus maksudnya adalah pembuatan produk yang menyesuaikan dengan kebutuhan dan juga keinginan konsumen.
- Biaya Produksi Besar
Biaya produksi yang besar karena dalam proses nya perusahaan manufaktur membutuhkan mesin dan peralatan. Selain itu bahan baku yang digunakan dan juga biaya tenaga kerja yang dibutuhkan membuat biaya produksi besar.
- Pemasaran dan Penjualan
Setiap perusahaan manufaktur pasti mempunyai divisi pemasaran yang bertugas untuk memperlancar proses pemasaran produk dan memperoleh penjualan yang maksimal dan meningkat setiap bulannya.
Sebagai contoh yang saya bawakan kali ini adalah Perusahaan Manufaktur Pembuat Panel Listrik di daerah Tangerang. Kegiatan perencanaan dan pengendalian diberlakukan khususnya untuk penyediaan bahan baku. Perencanaan dan pengendalian dilakukan sedemikian rupa agar dapat melayani kebutuhan bahan baku dengan tepat dan dengan biaya yang minimal.
Perusahaan yang saya akan bahas kali ini adalah sebuah perusahaan terkemuka sebagai produsen switchboard listrik berkualitas tinggi untuk operasi tegangan rendah dan menengah. Perusahaan ini telah bekerja sama dengan perusahaan tenaga listrik terkemuka dunia, seperti Schneider, ABB, dan Badan Sertifikasi ISO. Kolaborasi ini juga diperlukan untuk memenuhi permintaan yang terus meningkat akan solusi switchgear canggih di Indonesia. Akan tetapi ada beberapa masalah dalam system pengendalian manajemen baik pada proses pengolahan produk maupun dengan target pekerjaan yang akan dicapai.
Proses pengolahan produk dimulai dari pengadaan bahan baku. Suatu persediaan adalah penyimpanan material bahan baku yang akan digunakan untuk memfasilitasi kegiatan produksi atau memenuhi permintaan pelanggan. Persediaan secara khusus meliputi bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi. Terkadang bahan baku yang dibutuhkan tidak tersedia tepat waktu yang mengakibatkan proses produk mengalami keterlambatan. Ini juga terjadi karena Target produksi yang kadang berubah-ubah yang mengakibatkan kesulitannya memperediksi beberapa lama jangka waktu yang harus di kerjakan untuk memenuhi bahan baku tersebut dan berapa lama waktu yang harus dilakukan untuk menyelesaikan target produksi tersebut.
Dalam membatu dalam masalah perencanaan material bahan baku telah dikembangkan sistem material requirement planning (MRP). Dengan menerapkan sistem MRP tersebut diharapkan pemenuhan kebutuhan material bahan baku dapat dilakuan secara tepat dan penentuan biaya persediaannya dapat ditetapkan seoptimal mungkin.
Material Requirement Planning (MRP) adalah suatu sistem perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material untuk produksi yang memerlukan beberapa tahapan proses atau fase. MRP merupakan suatu rencana produksi untuk sejumlah produk jadi yang diterjemahkan ke dalam masing-masing komponen yang dibutuhkan dengan waktu tenggang, sehingga ditentukan kapan dan berapa banyak bahan yang dipesan untuk masing-masing komponen produk yang dibuat (Rangkuti, 2004:144)
Pada proses ini dilakukan untuk setiap komponen pada setiap periode waktu perencanaan. Menurut Hendra (2009:177-180) ada empat langkah dasar sistem MRP, yaitu:
- Proses Netting
Netting adalah proses perhitungan untuk menetapkan jumlah kebutuhan bersih yang besarnya merupakan selisih antara kebutuhan kotor dengan keadaan persediaan (yang ada dalam persediaan dan yang sedang dipesan). Masukan yang diperlukan dalam proses perhitungan kebutuhan bersih ini adalah:
- kebutuhan kotor (yaitu jumlah produk akhir yang akan dikonsumsi) untuk tiap periode selama periode perencanaan.
- rencana penerimaan dari subkontraktor selama periode perencanaan.
- tingkat persediaan yang dimilki pada awal periode perencanaan.
- Proses Lotting
Lotting ialah proses untuk menentukan besarnya pesanan yang optimal untuk masing-masing item produk berdasarkan hasil perhitungan kebutuhan bersih. Proses lotting erat kaitannya dengan penentuan jumlah komponen/item yang harus dipesan/disediakan. Proses lotting sendiri amat penting dalam rencana kebutuhan bahan. Penggunaan dan pemilihan teknik yang tepat sangat mempengaruhi keefektifan rencana kebutuhan bahan. Ukuran lot dikaitkan dengan besarnya ongkos-ongkos persediaan, seperti ongkos pengadaan barang (ongkos setup), ongkos simpan, biaya modal, serta harga barang itu sendiri.
- Proses Offsetting
Proses ini ditujukan untuk menentukan saat yang tepat guna melakukan rencana pemesanan dalam upaya memenuhi tingkat kebutuhan bersih.Rencana pemesanan dilakukan pada saat material yang dibutuhkan dikurangi dengan waktu ancang.
- Proses Explosion
Proses explosion adalah proses perhitungan kebutuhan kotor item yang berada pada tingkat yang lebih bawah, didasarkan atas rencana pemesanan yang telah disusun pada proses offsetting. Dalam proses explosion ini data struktur produk dan Bill of Materials memegang peranan penting karena menetukan arah explosion item komponen. Heizer dan Render (2005:176-179) menyatakan bahwa sistem MRP adalah cara yang sangat baik untuk menentukan jadwal produksi dan kebutuhan bersih. Bagaimana pun, ketika terdapat kebutuhan bersih, maka keputusan berapa banyak yang perlu dipesan harus dibuat. Keputusan ini disebut keputusan penentuan ukuran lot (lot-sizing decision).
Perusahaan ini perlu menerapkan sistem perencanaan dan pengendalian persediaan bahan baku yang dimulai dengan adanya system pengadaan bahan baku yang melibatkan departemen Marketing, Product Plan and Inventory Control (PPIC), dan purchasing. Departemen marketing menerima pesanan berupa P.O dari konsumen, lalu P.O diimport oleh departemen PPIC yang kemudian di buatan Bill Of Material (BOM), departemen purchasing membuat P.O untuk pemesanan bahan baku kepada supplier. Penerapan sistem perencanaan dan pengendalian persediaan bahan baku juga dapat digunakan untuk mengontrol persediaan bahan baku agar tidak terjadi penumpukan maupun kekurangan material. Perusahaan tersebut juga perlu membuat sebuah perencanaan produksi yang menghasilkan jadwal induk produksi sehinga perusahaan memiliki jadwal dan jumlah pemesanan produk untuk mengendalikan persediaan bahan baku.
