Hari ini saya sedang galau karena mencari dokumen kegiatan sekolah yang sudah lama dilakukan dan saat ini saya membutuhkan laporannya. Wah, rasanya pikiran saya seperti kapal pecah karena mengobrak-abrik tumpukan laporan yang ada di lemari. Tetap saja tidak ditemukan. Kemudian dicoba meminta kepada rekan sejawat untuk mencari di galeri barangkali ada sisa kenangan berupa foto  yang terselip. Alhasil mereka pun belum menemukannya. Mungkin saja foto-foto sudah terhapus.
Akhirnya saya bertanya ke guru senior tentang pelaksanaan kegiatan melalui wawancara dan bertanya langsung agar beliau bercerita. Dari jawaban yang disampaikan saya jadikan sebuah laporan kegiatan yang belum utuh tetapi setidaknya mewakili kebutuhan saya saat ini.Â
Berkaca dari serangkaian peristiwa tersebut saya berkesimpulan bahwa membuat dokumentasi sebuah kegiatan perlu dilakukan. Setiap pihak bisa membuat dan menyusunnya dengan cara:
1. Menyegerakan menyusun laporan setelah kegiatan selesai dilaksanakan. Hal ini memudahkan panitia untuk mendapatkan fakta dan data kegiatan. Tidak menjamin besok atau lusa tersedia waktu luang yang memadai. Biasanya setiap selesai suatu kegiatan maka akan disusul dengan kegiatan lainnya. Kalau ditunda-tunda otomatis akan semakin menumpuk dan bisa jadi lama kelamaan akan terlupakan. Untuk memudahkan kalaupun tidak langsung dibuatkan dalam bentuk laporan, tetapi bukti dokumen kegiatan disiapkan dalam sebuah file atau binder tersendiri dengan diberi label untuk memudahkan pencarian.
2. Lakukan pemberdayaan, pembinaan, pengembangan dan pendelegasian SDM yang ada di sekolah. Pemberdayaan dan pendelegasian tugas kerja menjadi hal yang harus sudah dibiasakan. Seluruh guru dan tenaga kependidikan didorong mengambil peran sesuai dengan kapasitas dan kapabilitas dirinya. Inilah kunci dari menggerakan ekosistem sekolah sehingga meminimalisir penumpukan tugas hanya pada seseorang saja. Berbagi peran dan tanggung jawab salah satu proses regenerasi kepemimpinan dalam pembelajaran. Dalam pelaksanaannya fungsi pengawasan juga perlu dioptimalkan.
3. Berikan sosialisasi yang memadai kepada semua pihak yang terlibat. Sosialisasi terkait perencanaan dan pelaksanaan, untuk mendapatkan kesamaan pemahaman. Terkadang jika tidak disosialisasikan terlebih dahulu maka proses pelaksanaan terkesan asal-asalan. Bisa saja muncul informasi yang simpang siur bahkan terkesan membingungkan. Sehingga akan muncul miskomunikasi dan mispersepsi dari pihak yang akan diikutsertakan. Dengan sosialisasi akan memberikan ruang sinergitas. Yang menumbuhkan semakin kuatnya jalinan kordinasi, komunikasi dan kolaborasi.
4. Biasakan membuat umpan balik sebagai refleksi dan evaluasi untuk perbaikan berkelanjutan. Tentu saja umpan balik memerlukan refleksi dan diskusi dari berbagai pihak yang terlibat. Tahap ini suka terlupakan karena menganggap kegiatan itu sebuah rutinitas dimana tahun depan pun akan bertemu lagi dengan kegiatan yang sama. Sehingga dirasakan sudah hafal yang harus dilakukan. Kegiatan berulang tanpa persiapan dan mepet waktu terkesan dilakukan apa adanya. Tetapi kalau menginginkan adanya perbaikan dan peningkatan hasil diperlukan evaluasi, refleksi dan umpan balik sehingga bisa ditelaah bagian mana yang sudah memadai, yang bisa ditingkatkan bahkan dilakukan inovasi untuk pengembangan.
5. Simpan laporan kegiatan bisa berbentuk hard copy dan soft copy. Penyimpanan di drive atau email memudahkan saat diperlukan kapan saja dan dimana saja asalkan ada akses internet.
Semoga hilangnya dokumen kegiatan sekolah tidak terulang lagi.
KBB, 05-08-2023
