Dalam menyelesaikan tugas, seringkali kita mendapatkan output hasil kerja yang kita terima dari subordinate, tidak seperti yang diharapkan. Kadang kala kita mengharapkan output kerja “A” tetapi kenyataannya kita mendapatkan output hasil kerja “B”. Sering juga terjadi, output hasil kerja yang kita terima sudah sesuai dengan yang kita inginkan namun waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut ternyata lebih lama dari target waktu yang kita berikan.
Permasalahan lain dalam penyelesaian tugas adalah adanya kebijakan yang sudah dibuat oleh manajemen ternyata terputus di tengah jalan. Orang yang menjadi kunci keberhasilan perusahaan yaitu front liner ternyata belum memahami kebijakan ini.
Goal setting yang sudah disusunpun ternyata tidak tercapai sesuai target. Hal ini disebabkan oleh strategi dalam pencapaian goal tidak dapat diterjemahkan dengan baik oleh front liner. Mereka kurang mendapat informasi yang jelas dari superior-nya tentang segala hal menyangkut goal dan strategi pencapaiannya.
Yang lebih buruk adalah pada saat seorang pelaksana tugas mengalami jalan buntu dalam menghadapi permasalahan tekhnis. Entah karena rasa sungkan yang tinggi atau karena hal lainnya, dia merasa malas untuk berkonsultasi dengan superior-nya, dia berpikir lebih baik diam dan menunggu sang pemberi tugas untuk menanyakannya terlebih dulu tentang progress kerja.
Dalam kasus ini, bukanlah management yang kurang mensosialisasikan kebijakan kepada seluruh karyawannya namun lebih karena kurangnya jalur komunikasi dalam bentuk proses pelaporan, pemberian informasi dan proses diskusi atau konsultasi yang tidak berjalan di lingkungan kerja.
Di lingkungan kerja, terutama yang memiliki budaya Process Oriented, sangat diperlukan proses pelaporan kepada superior mengenai segala sesuatu yang dianggap penting untuk dilaporkan, disamping itu pula diperlukan proses pemberian informasi kepada subordinate kita tentang segala sesuatu yang telah digariskan oleh superior, hal ini menyangkut kebijakan – kebijakan management, perkembangan perusahaan atau hal-hal lainnya agar alur informasi dan komunikasi antara top management dan pekerja di front liner tidak terputus.
Hal penting lainnya adalah proses konsultasi atau diskusi yang menjadi bagian penting dalam pelaksanaan tugas karena secara real di lapangan, banyak sekali permasalahan yang dihadapi dan tidak dapat dipecahkan melalui interpretasi sendiri. Dalam hal ini perlu adanya masukan – masukan dari orang lain terutama superiornya.
Horenso merupakan budaya kerja di lingkungan perusahaan Jepang. Horenso merupakan kependekan dari kata Houkoku yang berarti laporan, Renlaku yang berarti Informasi dan Soudan yang berarti konsultasi / diskusi. Horenso sendiri dalam bahasa Jepang memiliki arti BAYAM yaitu sayur – sayuran yang biasa dikonsumsi oleh Popeye seorang pelaut yang menjadi jagoan di serial TV dan komik.
Houkoku adalah proses pemberian laporan kepada superior tentang segala sesuatu yang seharusnya dilaporkan. Di lingkungan perusahaan Jepang, sangat ditabukan terjadinya permasalahan yang disebabkan oleh ketiadaan laporan dari subordinate kepada superiornya. Melalui houkoku seorang superior dapat memberikan masukan-masukan kepada subordinatenya sehingga dapat meyelesaikan tugas seperti yang diharapkan. Melalui houkoku pula seorang superior dapat menilai kinerja subordinatenya.
Tentunya tidak semua permasalahan harus dilaporkan kepada superior. Hanya permasalahan yang penting saja yang harus dilaporkan.
Abila hal yang kecilpun dilaporkan maka justru akan menghambat pekerjaan.
Seberapa besar ukuran permasalahan yang harus dilaporkan, tentunya harus sudah melalui kesepakatan bersama sebelumnya.
Renlaku adalah proses pemberian informasi kepada yang lain terutama kepada subordinate kita. Banyak terjadi dimana subordinate kita tidak dapat melakukan tugas yang bukan disebabkan oleh ketidak mampuannya dalam menjalankan tanggung jawabnya. Bisa juga terjadi, seorang subordinate tidak dapat melaksanakan tugas justeru karena sedikitnya informasi yang dia terima dari superior.
Kurangnya informasi yang mereka terima dari superiornya juga dapat menyebabkan berkurangnya syarat-syarat batas lingkup kerjanya, hal inilah yang menyebabkan hasil kerja seorang pelaksana tugas menjadi tidak lengkap.
Soudan adalah proses konsultasi atau diskusi antara pemberi tugas dan pelaksana tugas. Ada kalanya situasi di lapangan ternyata jauh berbeda dengan kondisi yang diperkirakan. Dalam hal ini pelaksana tugas menghadapi problem yang tidak dapat dia selesaikan sendiri. Pada saat itulah dia memerlukan proses soudan. Proses berkonsultasi yang intens antara dirinya dan pemberi tugas
Soudan merupakan salah satu proses penting dalam menyelasikan tugas.
Artikel ini pernah dipublikasikan di HRD Newsletter Japan–Indonesia HRD Alumni Association, 6 Edition, October 2003.