Di antara kondisi sosial utamanya era industri 4.0 maupun society 5.0 yang dinamis, perubahan di berbagai bidang diperlukan mengingat meningkatknya tuntutan terhadap kualitas SDM yang berkualitas dan adaptif. Tidak berhenti di situ, pandemi yang terjadi beberapa waktu lalu seakan menjadi ultimatum atas desakan disrupsi di berbagai bidang.
Salah satu segmen yang tidak luput dari pengaruh fenomena tersebut adalah Pendidikan. Sebelum pandemi pun bidang Pendidikan telah menghadapi berbagai tantangan, pada masa pandemi kegiatan belajar mengajar bergantung pada kecakapan dan kesiapan teknologi sekolah dan wali murid karena ditetapkan aturan Pembelajaran Jarak Jauh (PJJ). Hal tersebut memengaruhi sistem belajar siswa dan kinerja guru, yang mulanya dapat bertemu secara langsung bergeser menjadi pembelajaran melalui berbagai media daring baik sinkronus maupun asinkronus. Bahkan pasca pandemi seruan perubahan seakan tidak berhenti berdengung di wajah Pendidikan kita. Oleh karenanya, diperlukan perbantuan dan pendampingan dari pemerintah untuk mencapai kebutuhan tersebut.
Kampus Mengajar merupakan bagian dari Program Merdeka Belajar Kampus Merdeka (MBKM) yang diluncurkan kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yang bertujuan untuk memberikan solusi bagi sekolah terdampak pandemi dengan memberdayakan mahasiswa yang berdomisili di sekitar wilayah sekolah dalam membantu pelaksanaan kegiatan pembelajaran. Program ini mengajak mahasiswa untuk melakukan aksi kolaborasi di sekolah sasaran.
Salah satu yang menjadi sekolah sasaran Kampus Mengajar Angkatan 3 (KM 3) Tahun 2022 ini adalah SD Daruttawwabin yang berlokasi di Jalan. Raya Menganti Karangturi RT 24 RW 08, Gresik, Jawa Timur. Berdasarkan hasil wawancara dengan Ibu Hosnul Lailiyah, S.Pd. selaku guru pamong, serta observasi secara langsung di instansi mitra yaitu SD Daruttawwabin, pembuatan beberapa dokumen administratif seperti; kartu peserta ujian, kuitansi/slip gaji, dan undangan masih diproses satu per satu. Mengingat jumlah guru yang sedikit serta tenaga administrasi hanya satu orang dan proses pembuatan dokumen dengan metode yang saat ini digunakan memakan waktu dan tenaga, ditemukan bahwa terdapat kebutuhan peningkatan efisiensi dalam pembuatan dokumen administratif pada instansi mitra. Sesuai dengan ruang lingkup program Kampus Mengajar 3 poin ke-8 yang terdapat pada buku panduan peserta yaitu; dukungan kepada kepala sekolah dalam bidang administrasi dan manajerial sekolah.
Selain memberikan bantuan administrasi selama penugasan Tim KM 3 SD Daruttawabin telah memberikan pengenalan dan pelatihan terkait pengerjaan dokumen administrasi dan pengarsipan memanfaatkan Fitur Mail Merge dari Microsoft Office dan Google Drive untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan administrasif bagi guru dan perangkat sekolah.
Secara sederhana, Fitur Mail Merge menghubungkan Naskah Utama dan File Sumber Data. Fitur inilah yang menginput secara otomatis data yang dibutuhkan pada dokumen Naskah Utama yang telah dibuat. Berapapun jumlah data yang ada, Fitur Mail Merge mampu menginputnya dalam sekejap. Fitur Mail Merge pada Microsoft Word menawarkan efisiensi, yang membuat proses pembuatan file dengan isi sama menjadi lebih cepat dan mudah. Meskipun demikian, proses persiapan penggunaan fitur ini perlu pembiasaan dan ketelitian guna kelancaran dan minimasi kesalahan input data. Sedangkan Google Drive dipilih untuk menyimpan berbagai data yang sering digunakan, sehingga data tersebut dapat diakses kapan pun dan di manapun jika diperlukan.
Kegiatan ini dilaksanakan pada 10 Juni 2022 dengan metode sharing session dengan modul pendamping yang telah dibuat sebelumnya oleh TIM KM 3, di mana baik fasilitator maupun Bapak/Ibu Guru dan tenaga administrasi sekolah melakukan praktik mulai dari penyusunan dokumen, integrasi berbagai data melalui fitur Mail Merge Microsoft, hingga menyimpan berkas di Google Drive agar aksesibel untuk siapa pun yang membutuhkannya. Metode Sharing Session dan pembuatan modul pendamping dipilih agar penyampaian materi dan penyerapannya dapat lebih mudah terlaksana sehingga output kegiatan dapat dimanfaatkan seterusnya.
