Kiat Menulis Surat Dinas

Keempat, kolom hal yang dikursifkan dan diakhiri titik. Kolom simpul informasi seperti nomor, sifat, lampiran, dan hal tidak perlu dikursifkan atau dimiringkan. Tidak usah juga digarisbawahi. Itu gunanya kolom tersebut ditempatkan di area khusus. Selain itu, tidak diikuti tanda titik (.) atau tanda baca yang lain.

Kelima, penulisan tujuan surat. Apabila sudah menggunakan Yth., sebenarnya tidak perlu mencantumkan kepada. Perhatikan pula penggunaan Bapak/Ibu/Saudara pada kolom tertuju. Mestinya pengirim surat mencari tahu siapa yang akan dikirimi surat, apakah Bapak atau Ibu, jadi cukup memakai salah satunya.

Bagaimana jika surat resmi ditujukan kepada banyak pihak yang memungkinkan adanya Bapak dan Ibu? Cukup pakai Saudara, sebab kata ini pada hakikatnya dapat digunakan untuk laki-laki dan perempuan. Perkara kejamakan tertuju surat, toh surat akan tiba satu-satu di alamat tujuan. Artinya, surat tetap tunggal ketika tiba di tujuan.

Satu lagi, penulisan alamat tujuan yang lengkap hingga ke nomor gedung. Khusus di kolom alamat tujuan dalam kepala surat cukup menerakan nama kota. Misalnya: Jakarta, Medan, atau Makassar. Adapun alamat lengkap nanti dicantumkan di amplop surat.

Sekarang mari kita ulas batang tubuh surat. Sebelumnya, tilik dulu informasi berikut.

Dokumentasi Pribadi

Pertama, dengan hormat. Penulisan yang tepat: Dengan hormat (kata hormat tidak memakai huruf kapital). Banyak pihak yang menggunakan tanda koma (,) setelah kata hormat. Hal serupa sering terjadi pada sapaan yang bernapas keagamaan. Padahal kata tersebut lazimnya langsung diikuti alinea pembuka yang otomatis memakai huruf kapital.

Secara pribadi, saya menyarankan penggunaan tanda titik setelah kata hormat. Bagaimana dengan salam penutup di alinea penutup? Itu hal berbeda. Hormat kami pasti diikuti oleh jabatan dan atau nama penanda tangan surat jadi tetap memakai tanda koma. Akan tetapi, ini saran saja.

Kedua, bersama ini dan dengan ini. Penganggit surat mesti memperhatikan esensi pesan. Apabila pokok surat mengulas sesuatu dalam bentuk benda yang dilampirkan bersama surat, barulah pembuka surat memakai bersama ini. Contoh: Bersama ini kami lampirkan. Jikalau pokok surat berbentuk pesan, hindari penggunaan bersama ini karena tidak ada yang sesuatu yang menyertai surat.

Ketiga, menjawab surat Saudara. Kata menjawab tidak tepat digunakan dalam ragam resmi. Gunakan kata yang tepat. Contoh: Sesuai dengan surat Saudara. Perlu dicamkan bahwa kata Saudara dipakai ketika pengirim dan penerima surat berada dalam posisi sederajat atau setara. Jika tidak, gunakan Bapak atau Ibu.

Kiat Menulis Surat Dinas | Dokumentasi Pribadi

Keempat, menunjuk hal pada pokok surat di atas. Kata menunjuk kurang pas dipakai dalam surat resmi. Kebiasaan ini tiada berbeda dengan jemari kita menunjuk-nunjuk saat berbicara di telepon. Gunakan: Melalui surat ini kami beri tahukan. Ingat, beri tahukan ditulis terpisah karena hanya mendapat akhiran. Beda soal jika dibubuhi awalan dan akhiran, memberitahukan, maka ditulis tanpa spasi.