Kiat Menulis Surat Dinas

Keempat, penggunaan dua maklumat secara bersamaan. Inti imbauan dalam paragraf di atas adalah memutarkan dan menyanyikan. Pada mulanya, target utama imbauan adalah pemilik bioskop memutar lagu dan generasi muda ikut menyanyikan. Fakta berbeda dalam isi surat karena para pengelola bioskop diimbau supaya memutarkan sekaligus menyanyikan. Makna kalimatnya jelas: pihak yang diimbau menyanyi adalah para pengelola bioskop. Aneh, kan? 

Selanjutnya, saya coba mengulik-ulik alinea di atas menjadi seperti paragraf di bawah ini.

Dalam rangka meningkatkan nasionalisme dan mewujudkan generasi muda yang cinta tanah air, dengan ini kami mengimbau para pengelola bioskop di seluruh Indonesia agar memutarkan lagu kebangsaan Indonesia Raya sebelum menayangkan film, supaya penonton di bioskop--terutama generasi muda--turut menyanyikannya.

Selain itu, kalimat yang digunakan mestinya sejajar dan sederajat. Perhatikan runtun kata meningkatkan-mewujudkan-mengimbau-memutarkan-menayangkan- dan menyanyikan. Kata pemutaran saya sunting menjadi menayangkan supaya tercipta kesejajaran dan kesederajatan kata.

Rangkaian alinea di atas sebenarnya hanya pembuka tulisan ini. Tidak dapat dimungkiri, masih banyak surat resmi yang, sengaja atau tidak, mengabaikan penggunaan bahasa Indonesia secara baik dan benar.

Saya berharap, moga-moga pembaca tidak menggolongkan pembuka tulisan ini sebagai tindakan mengumbar kesalahan sebuah lembaga. Niat saya sebatas menyuguhkan contoh dan saya berharap mudah-mudahan niat tersebut berterima di hati pembaca.

Apakah Surat Dinas Itu?

Tak kenal maka tak sayang. Tentu kita semua sudah akrab dengan kalimat tersebut. Namun, adakah semua penganggit surat dinas sudah mengenal, memahami, dan menyelami arti dan faedah surat dinas? Sebaiknya kita berbaik sangka saja. Kita anggap saja mereka sudah khatam terkait tetek bengek surat dinas atau surat resmi lainnya.

Meski begitu, saya ingin menyajikan makna surat dinas menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. Dalam peraturan tersebut disebutkan bahwa surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain.

Hal serupa tertuang pada Pasal 89 Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia No. 7 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.

Sekarang silakan tilik informasi visual berikut.