Kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam penyelenggaraan kearsipan. Selain itu juga pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi akan meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan.
Berkaitan dengan hal tersebut, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga meluncurkan sebuah aplikasi berbasis web yang dapat memudahkan warga Salatiga untuk mengakses data pribadi. Pada tanggal 24 Juli 2017, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga meluncurkan aplikasi bernama SIAP ONLINE. SIAP ONLINE merupakan sebuah sistem informasi yang akan memudahkan masyarakat dalam mengakses serta mendapatkan imformasi seputar data pribadi yang disimpan dalam aplikasi penyimpanan online. Aplikasi ini mempunyai fitur tambahan utuk membuat curriculum vitaeatau daftar riwayat hidup sehingga user di mana pun berada dapat mengunduh data pribadi untuk beberapa kepentingan dan dapat secara otomatis membuat curriculum vitaedari data yang telah disimpan sebelumnya. Aplikasi ini hanya dikhususkan bagi warga Salatiga, jadi hanya warga yang memiliki KTP Salatiga yang dapat mendaftar dalam aplikasi ini.
Adapun tujuan dibangunnya SIAP ONLINE ini adalah:
- Menjembatani masyarakat dalam menyimpan data pribadi secara digital;
- Menyiapkan data untuk kepentingan tertentu secara online;
- Memudahkan masyarakat dalam mengakses data pribadi kapan saja dan di mana saja;
- Otomasi pembuatan curriculum vitae/daftar riwayat hidup;
- Menyiapkan database lowongan pekerjaan.
Konsep SIAP ONLINE ini yaitu, user masuk ke dalam web dan pilih menu login bagi yang sudah terdaftar atau pilih menu register bagi yang belum terdaftar ke dalam aplikasi ini. Setelah mengisi formulir pendaftaran dan dikonfirmaai melalui email, maka secara otomatis akun sudah aktif dan bisa digunakan. Setelah login berhasil, akan ditampilkan navigasi menu yaitu data diri, data arsip, info lowongan pekerjaan dan grup chat. Untuk menyimpan data pribadi, kita hanya perlu mengisi form yang tersedia kemudian disimpan. User juga bisa langsung mengunggah data dari komputer sehingga data akan tersimpan ke dalam sistem secara otomatis. Data pribadi yang dapat disimpan dalam aplikasi SIAP antara lain KTP, kartu keluarga, ijazah pendidikan, sertifikat keahlian, dan penghargaan. Setelah mengisi data pribasi dan mengunggah file, user dapat mengunduh atau mencetak CV dalam format word atau pdf.
Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat memudahkan masyarakat dalam menyimpan dan mengakses data pribadi. Dengan aplikasi ini pula diharapkan maayarakat akan lebih sadar tentang pentingnya arsip, sehingga akan lebih tertib dalam mengelola arsip dimulai dari arsip pribadi.
Arsip... Melestarikan masa lalu, mempersiapkan masa depan, melindungi saat ini.
