AUDIT QHSE - Management System

Standarisasi dari sistem kualifikasi sub-contractor menjadi penting untUk mencegah permainan (nepotisme) dalam suatu tender proyek. Oleh karena perusahaan PT CSK INSULATION ENGINEERING (tempat saya bekerja) akan di audit kembali oleh salah satu klien kami yang bergerak dalam bidang proyek-proyek oil dan gas untuk memastikan standarisasi dari sistem management mutu dan sistem management keselamatan ter-prosedur dan berjalan sesuai dengan klausul-klausul yang telah di tentukan

Audit vendor pertama kali yang di adakan di tahun 2016, saat itu sistem dari perusahaan belum mengadopsi QMS ISO 9001 dan OHSAS 18001 sehingga menjadi temuan (NCR -Non conformance Report). Namun 2 tahun setelah nya, perusahaan berbenah dengan mengadopsi sistem QMS ISO 9001:2015  dan OHSAS 180001:2007 dari badan sertifikasi Tuv Nord, perbaikan-perbaikan mendasar disemua lini departement tercatat dan terecord dengan baik.

 
QHSE-MANAGEMENT SYSTEM
QHSE management system, terbagi dalam 2 kategori, yang pertama adalah quality management (management mutu). Sistem management mutu adalah kumpulan proses bisnis yang berfokus pada secara konsisten memenuhi persyaratan pelanggan dan meningkatkan kepuasan mereka. Ini selaras dengan tujuan organisasi dan arah strategis (iso 9001:2015). Ini dinyatakan sebagai tujuan organisasi dan aspirasi, kebijakan, proses, informasi yang terdokumentasi dan sumber daya yang diperlukan untuk menerapkan dan mempertahankannya.

Yang kedua HSE (health safety and environment) management system atau di kenal dengan sistem managemen keselamatan yaitu sistem manajemen komprehensif yang dirancang untuk mengelola elemen keselamatan di tempat kerja. Ini termasuk kebijakan, tujuan, rencana, prosedur, organisasi, tanggung jawab dan tindakan lainnya.
Dari 2 sistem tersebut di atas, perusahaan CSK, meng-integrasi kan ke dalam satu manual yang berjudul Integrated Management System (IMS) . Kata kunci dari IMS tersebut adalah PDCA - Continiuing development. Setiap proses tergambar seperti bagan di bawah ini:

PDCA - CD LIFE CYCLE

Vendor Re-audit
Audit ke dua kali, di laksanakan tgl 5 Oktober 2018, bertempat di headquarter PT. CSK di batam center. Tepat pukul 9.30am para auditor dri klien yg berjumlah 5 orang terdiri dari construction manager (Prakash), divisi procurement (Eng Tong),  manager qa-qc (Murrugappan) dan  Manager HSE  manager (Abdi Utomo). Sedangkan dari perusahaan PT CSK INSULATION ENGINEERING di wakili oleh saya yg merupakan MR (management representative), HSE officer (Sinai), HRD staff (Novi),  procurement manager (Susanti), Production Manager (Tomo) dan  qa/qc manager (Hari). 

Acara di mulai dari pengenalan mengenai perusahaan. Penyajian slide company profile CSK yg telah di lengkapi dgn latar belakang, core business, prestasi, serta pengalaman.
Beberapa informasi terbaru di sarankan di tambah oleh klien agar penyajian dari slide kian menarik. 

perwakilan dari klien

perwakilan dari perusahaan

Audit session
Di karenakan waktu yg terbatas, audit di laksanakan parallel oleh semua auditor.
Pertanyaaan-pertanyaan  kritis di ajukan oleh auditor untuk mengetahui dan menggali dari mulai P (plan/di rencanakan) - D (Do/di laksanakan) - C (check/pengechekan yang telah di laksanakan) - A (Act / melaksanakan hasil dri pengechekan tsb) - continuing development (lesson learn dri PDCA untuk di perbaiki di kemudian hari). Pada umumnya dokumen yg di siapkan serta aknowledge dri masing departemen telah mencapai tingkatan dari PDCA. Akan tetapi di stage berikutnya yaitu continuing development, perlu improvement dri masing-masing departemen utk mengadopsi nya.
Di akhir session, rangkuman dari temuan para auditor di serahkan ke MR (Management Representative) dan kami mempunyai waktu 1 minggu utk melengkapi dari kekurangan/ temuan. 

Lesson learn
Dari audit hari ini, dapat disimpulkan lesson learn sbb :
1. Setiap departement harus memiliki prosedur yg ter-controlled dri master document
2. Dokument tertata rapi dari mulai master dokument, transmittal dokument, application dokument dan record docukment.
3. Agar standarisasi ke dalam bidang oil&gas lebih baik. Disarankan dokument dual bahasa yaitu bahasa indonesia dan inggris.